Để mời bố mẹ sang Nhật thăm thân, bạn cần chuẩn bị thư mời, giấy bảo lãnh và chứng minh tài chính tại Nhật Bản. Bố mẹ bạn ở Việt Nam sẽ nộp hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản, bao gồm các giấy tờ cá nhân và các giấy tờ bạn gửi từ Nhật.
Ai có thể mời và điều kiện chung?
Visa thăm thân Nhật Bản là loại thị thực ngắn hạn, cho phép người thân (thường là bố mẹ, vợ/chồng, con cái) của người đang cư trú hợp pháp tại Nhật Bản nhập cảnh với mục đích thăm viếng, du lịch hoặc tham dự các sự kiện gia đình. Thời gian lưu trú tối đa cho loại visa này thường là 15, 30 hoặc 90 ngày. Người mời (người bảo lãnh) tại Nhật Bản đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong quá trình xin visa, bởi họ phải chứng minh khả năng tài chính và trách nhiệm đối với người được mời trong suốt thời gian lưu trú tại Nhật. Người bảo lãnh cần có tư cách lưu trú hợp pháp và ổn định tại Nhật Bản. Các loại visa phổ biến của người bảo lãnh thường bao gồm:
- Visa lao động (ví dụ: Kỹ sư, Chuyên gia về nhân văn/dịch vụ quốc tế, Kỹ năng đặc định...)
- Visa du học (đối với sinh viên có khả năng tài chính vững vàng và lịch sử học tập tốt)
- Visa vĩnh trú (Permanent Resident)
- Visa vợ/chồng người Nhật hoặc vợ/chồng người vĩnh trú
- Visa định cư dài hạn (Long-Term Resident)
Hồ sơ cần chuẩn bị từ phía người bảo lãnh tại Nhật Bản
Đây là phần quan trọng nhất, quyết định phần lớn khả năng thành công của hồ sơ xin visa. Người bảo lãnh cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ sau, sau đó gửi bản gốc về Việt Nam cho người được mời.
- Thư mời (招へい理由書 - Shohei Riyusho): Nêu rõ mục đích mời, mối quan hệ với người được mời, thời gian dự kiến lưu trú, và cam kết chịu trách nhiệm về mọi chi phí trong thời gian người được mời ở Nhật Bản. Có thể viết bằng tiếng Nhật hoặc tiếng Anh theo mẫu của Đại sứ quán.
- Giấy bảo lãnh (身元保証書 - Mimoto Hoshohsho): Cam kết chịu trách nhiệm về chi phí ăn ở, đi lại và các chi phí khác của người được mời. Giấy này cũng theo mẫu chuẩn của Đại sứ quán.
- Lịch trình dự kiến (滞在予定表 - Taizai Yoteihyo): Chi tiết ngày đến, ngày đi, các địa điểm dự định thăm quan, nơi lưu trú (địa chỉ nhà bạn hoặc khách sạn nếu có). Lịch trình càng cụ thể càng tốt.
- Giấy chứng nhận cư trú (住民票 - Juminhyo): Bản gốc, được cấp trong vòng 3 tháng gần nhất. Nếu trên Juminhyo có thể hiện mối quan hệ với người được mời (ví dụ: vợ/chồng, con cái), điều này sẽ rất có lợi. Bạn có thể xin tại Shi-yakusho (tòa thị chính) hoặc Ku-yakusho (văn phòng quận).
- Giấy chứng nhận công việc (在職証明書 - Zaishoku Shomeisho): Do công ty cấp, xác nhận bạn đang làm việc tại đó. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, cần có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Giấy chứng nhận thu nhập/tài chính: Đây là bằng chứng quan trọng nhất về khả năng bảo lãnh. Bạn có thể nộp một trong các loại sau, được cấp trong vòng 3 tháng gần nhất: Giấy chứng nhận thu nhập (所得証明書 - Shotoku Shomeisho), Giấy chứng nhận thuế (課税証明書 - Kazei Shomeisho), hoặc Giấy chứng nhận nộp thuế (納税証明書 - Nozei Shomeisho). Ngoài ra, bản sao sổ ngân hàng (通帳コピー - Tsūchō kopī) có thể hiện số dư tài khoản và các giao dịch gần đây cũng rất hữu ích để chứng minh khả năng tài chính.
- Bản sao Thẻ cư trú (在留カード - Zairyu Card): Sao chụp hai mặt, rõ ràng.
- Bản sao Hộ chiếu: Trang có ảnh và các trang có đóng dấu xuất nhập cảnh Nhật Bản, các trang có visa hiện tại.
Hồ sơ cần chuẩn bị từ phía người được mời tại Việt Nam
Người được mời (bố mẹ bạn) cần chuẩn bị các giấy tờ cá nhân và các giấy tờ bạn gửi từ Nhật Bản để nộp tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam.
- Hộ chiếu gốc: Còn hạn ít nhất 6 tháng kể từ ngày dự kiến nhập cảnh Nhật Bản và còn ít nhất 2 trang trống.
- Đơn xin visa: Điền đầy đủ thông tin, ký tên. Có dán ảnh 4.5x4.5cm, nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.
- Giấy khai sinh: Bản sao công chứng để chứng minh quan hệ huyết thống với người bảo lãnh.
- Sổ hộ khẩu: Bản sao công chứng tất cả các trang, được cấp trong vòng 3 tháng gần nhất.
- Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân: Bản sao công chứng hai mặt.
- Giấy tờ chứng minh công việc (nếu có): Hợp đồng lao động, giấy xác nhận chức vụ, giấy phép kinh doanh (nếu tự kinh doanh), hoặc quyết định nghỉ hưu/sổ hưu (nếu đã nghỉ hưu).
- Giấy tờ chứng minh tài chính (nếu có): Sổ tiết kiệm (bản sao và xác nhận số dư của ngân hàng), giấy tờ nhà đất, giấy tờ sở hữu tài sản khác. Mặc dù người bảo lãnh đã cam kết tài chính, việc người được mời cũng có tài chính ổn định sẽ tăng thêm độ tin cậy cho hồ sơ.
- Toàn bộ các giấy tờ gốc do người bảo lãnh gửi từ Nhật Bản sang.
Quy trình nộp hồ sơ và những lưu ý quan trọng
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ từ cả hai phía, quy trình nộp và xét duyệt visa sẽ diễn ra như sau:
- Bước 1: Người bảo lãnh tại Nhật Bản chuẩn bị và tập hợp đầy đủ hồ sơ theo danh mục ở Mục 2. Đảm bảo tất cả giấy tờ đều là bản gốc và còn hạn sử dụng.
- Bước 2: Gửi toàn bộ hồ sơ gốc từ Nhật Bản về Việt Nam cho người được mời. Nên sử dụng các dịch vụ chuyển phát nhanh uy tín như EMS, DHL để đảm bảo an toàn và thời gian.
- Bước 3: Người được mời tại Việt Nam tập hợp hồ sơ cá nhân (Mục 3) và các giấy tờ nhận được từ Nhật Bản. Sau đó, nộp hồ sơ tại Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM (tùy thuộc vào hộ khẩu thường trú của người được mời).
- Thời gian xét duyệt: Thông thường, thời gian xét duyệt visa là khoảng 5-7 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt hoặc cần bổ sung giấy tờ, thời gian này có thể kéo dài hơn.
- Phí visa: Mức phí có thể thay đổi, bạn nên kiểm tra thông tin cập nhật trên trang web chính thức của Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam. Phí này thường được thanh toán bằng tiền Việt Nam đồng tại thời điểm nộp hồ sơ và không hoàn lại dù visa có được cấp hay không.
- Lưu ý về dịch thuật: Tất cả giấy tờ tiếng Việt (giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, CMND/CCCD...) cần được dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Nhật và có công chứng tư pháp. Các giấy tờ từ Nhật Bản thường không cần dịch.
- Tính trung thực của hồ sơ: Luôn đảm bảo mọi thông tin và giấy tờ cung cấp là hoàn toàn trung thực. Bất kỳ thông tin sai lệch nào cũng có thể dẫn đến việc từ chối visa vĩnh viễn.
- Phỏng vấn: Trong một số trường hợp, cán bộ lãnh sự có thể yêu cầu phỏng vấn người xin visa để làm rõ thông tin hoặc mục đích chuyến đi.
Câu hỏi thường gặp
Bố mẹ tôi không có sổ tiết kiệm hoặc tài sản riêng thì có xin visa được không?
Có. Nếu người bảo lãnh tại Nhật Bản có khả năng tài chính vững mạnh và chứng minh được đủ khả năng chi trả toàn bộ chi phí cho người được mời trong suốt thời gian lưu trú, thì việc bố mẹ không có sổ tiết kiệm vẫn có thể được chấp thuận. Tuy nhiên, việc có thêm bằng chứng tài chính từ phía người được mời sẽ làm hồ sơ mạnh hơn.
Có cần mua vé máy bay và đặt khách sạn trước khi xin visa không?
Không nên mua vé máy bay hoặc đặt khách sạn trước khi có kết quả visa để tránh rủi ro tài chính. Bạn chỉ cần cung cấp lịch trình dự kiến và thông tin về nơi lưu trú (ví dụ: địa chỉ nhà bạn) trong hồ sơ. Sau khi có visa, bạn mới tiến hành đặt vé và các dịch vụ khác.
Thời gian xét duyệt visa thăm thân mất bao lâu và tôi có thể theo dõi tình trạng hồ sơ ở đâu?
Thời gian xét duyệt visa thăm thân thường là khoảng 5-7 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, thời gian này có thể thay đổi tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể hoặc số lượng hồ sơ đang được xử lý. Hiện tại, không có hệ thống theo dõi tình trạng hồ sơ trực tuyến. Bạn sẽ được thông báo kết quả qua điện thoại hoặc email nếu có yêu cầu bổ sung giấy tờ, hoặc nhận kết quả trực tiếp tại nơi nộp hồ sơ.
