Kinh nghiệm vượt qua khó khăn năm đầu định cư Nhật

Năm đầu tiên ở Nhật là quãng thời gian dễ hoang mang nhất: vừa phải làm quen công việc hoặc trường học mới, vừa phải tự xoay xở hàng loạt thủ tục hành chính mà không ai giải thích cặn kẽ — từ khai báo địa chỉ, đóng bảo hiểm, đến gia hạn tư cách lưu trú.

Nhiều người Việt mới sang mất tiền oan chỉ vì trễ hạn khai báo chuyển nhà, hoặc đóng đủ 100% phí bảo hiểm trong khi đáng lẽ được giảm tới 70% nếu chịu khó ra phường khai báo thu nhập.

Bài này tổng hợp lại đúng những thủ tục, mức phí và mốc thời gian đang có hiệu lực tại Nhật tính đến 06/07/2026, kèm các bước cụ thể để bạn không bị động trong 12 tháng đầu.

Tóm tắt nhanh

• Phí gia hạn/thay đổi tư cách lưu trú hiện là 6.000 yên (nộp giấy) hoặc 5.500 yên (nộp online), nhưng sẽ tăng mạnh (có thể lên tới khoảng 70.000-100.000 yên) chậm nhất từ 31/3/2027 theo luật sửa đổi thông qua 29/5/2026
• Chuyển nhà phải khai tenkyo todoke tại yakusho trong 14 ngày, trễ hạn phạt tới 200.000 yên — đây là lỗi phổ biến nhất của người mới sang
• Người thu nhập thấp hoặc bằng 0 có thể xin giảm tới 70% phí kokumin kenko hoken và xin miễn/hoãn kokumin nenkin (chuẩn 17.920 yên/tháng từ 4/2026) nhưng bắt buộc phải chủ động khai báo, không tự động được xét
• Từ 14/6/2026 có thẻ lưu trú đặc định tích hợp My Number, bảo hiểm y tế và bằng lái — hoàn toàn tự nguyện, không bắt buộc đổi
• Thực tập sinh kỹ năng sẽ chuyển sang chế độ Ikusei Shuro từ 1/4/2027, cho phép tự ý chuyển nơi làm việc — khác hẳn cơ chế cũ

Vì sao năm đầu ở Nhật lại nhiều thủ tục đến vậy

Khác với du lịch, khi cư trú trung-dài hạn tại Nhật (visa từ 3 tháng trở lên), bạn tự động bước vào ba hệ thống hành chính song song: hệ thống quản lý lưu trú của Cục Xuất nhập cảnh, hệ thống đăng ký cư dân của tòa thị chính (yakusho/kuyakusho), và hệ thống bảo hiểm xã hội (kokumin nenkin, kokumin kenko hoken). Ba hệ thống này không tự động đồng bộ với nhau — bạn phải chủ động khai báo ở từng nơi, đúng thời hạn quy định, nếu không sẽ bị phạt hoặc mất quyền lợi.

• Thông tin xác minh: 06/07/2026
• Phí gia hạn tư cách lưu trú (nộp giấy): 6.000 yên
• Phí gia hạn tư cách lưu trú (nộp online): 5.500 yên
• Chuẩn phí kokumin nenkin (từ 4/2026): 17.920 yên/tháng
• Hạn khai báo chuyển nhà (tenkyo todoke): 14 ngày

Phần lớn người Việt mới sang gặp khó không phải vì thủ tục quá phức tạp, mà vì không biết thủ tục nào cần làm trước, thủ tục nào có thể xin miễn giảm, và deadline cụ thể là ngày nào. Bài viết này đi thẳng vào từng nhóm việc, kèm số liệu và tên biểu mẫu cụ thể.

Khai báo cư trú: thủ tục đầu tiên và dễ bị phạt nhất

Ngay khi có chỗ ở cố định — dù là ký túc xá công ty, nhà thuê riêng, hay ở ghép — bạn phải mang zairyu card (thẻ lưu trú) đến quầy đăng ký cư dân (jumin-ka) tại tòa thị chính nơi mình sinh sống để làm tenkyo todoke (đăng ký chuyển đến). Đây là thủ tục bắt buộc với TẤT CẢ người nước ngoài cư trú trung-dài hạn, kể cả người vừa nhập cảnh Nhật lần đầu.

1. Chuẩn bị giấy tờ (trước ngày chuyển đến hoặc ngay sau đó): Mang zairyu card bản gốc, hộ chiếu, và nếu có thì giấy tờ chứng minh chỗ ở (hợp đồng thuê nhà, giấy xác nhận ký túc xá công ty).
2. Đến quầy jumin-ka tại yakusho (trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến): Nộp đơn tenkyo todoke (chuyển đến) tại tòa thị chính/phường nơi ở mới. Nếu chuyển từ khu vực khác trong Nhật, một số nơi yêu cầu thêm giấy chuyển đi (tenshutsu todoke) từ nơi ở cũ.
3. Nhận lại zairyu card đã đóng dấu địa chỉ mới (ngay trong buổi làm thủ tục): Cán bộ sẽ ghi địa chỉ mới lên mặt sau thẻ lưu trú. Việc xuất trình thẻ này kèm tenkyo todoke được luật xuất nhập cảnh công nhận là đã hoàn tất nghĩa vụ khai báo — không cần báo thêm cho Cục Xuất nhập cảnh.
4. Đăng ký luôn bảo hiểm và các thủ tục liên quan (cùng buổi, nếu yakusho đó gộp quầy): Cùng lúc đó nên đăng ký kokumin kenko hoken (nếu công ty không có shakai hoken), kokumin nenkin, và đăng ký con dấu cá nhân (inkan) nếu cần dùng cho hợp đồng.

Gia hạn và thay đổi tư cách lưu trú: mức phí hiện hành và đợt tăng sắp tới

Tư cách lưu trú (zairyu shikaku) luôn có thời hạn — 3 tháng, 6 tháng, 1 năm, 3 năm hoặc 5 năm tùy loại visa. Bạn cần nộp đơn gia hạn (koushin) hoặc thay đổi (henkou) tư cách lưu trú tại Cục Xuất nhập cảnh trước khi hết hạn, thường được khuyến nghị nộp trước 3 tháng.

Ngày 29/5/2026, Thượng viện Nhật đã thông qua luật xuất nhập cảnh sửa đổi cho phép tăng mạnh các loại phí này, với mức trần luật định lên tới 100.000 yên cho gia hạn/thay đổi tư cách lưu trú và khoảng 300.000 yên cho xin vĩnh trú. Tuy nhiên mức phí thực tế sẽ do nghị định (seirei) quy định cụ thể sau, và có thời hạn áp dụng chậm nhất là 31/3/2027 — nhiều khả năng sẽ có hiệu lực ngay trong năm 2026 này. Một điểm đáng chú ý là luật mới cũng bổ sung cơ chế giảm/miễn phí cho người gặp khó khăn kinh tế đặc biệt, nên nếu thu nhập thấp, bạn nên hỏi rõ tại quầy tiếp nhận của Cục Xuất nhập cảnh khi mức phí mới chính thức áp dụng.

Bảo hiểm hưu trí và bảo hiểm y tế: đóng bao nhiêu, xin giảm thế nào

Nếu công ty không đóng shakai hoken (bảo hiểm xã hội doanh nghiệp, thường áp dụng với nhân viên chính thức làm việc trên một mức giờ nhất định), bạn thuộc diện phải tự đóng kokumin nenkin (hưu trí quốc dân) và kokumin kenko hoken (bảo hiểm y tế quốc dân) — đăng ký ngay tại yakusho khi làm thủ tục cư trú.

Đơn xin miễn/hoãn nộp phí kokumin nenkin cho năm tài chính 2026 (áp dụng từ 7/2026 đến 6/2027) có thể nộp ngay từ tháng 7/2026 này — đúng thời điểm hiện tại. Ba nơi nộp đơn: tòa thị chính nơi cư trú, cơ quan hưu trí (nenkin jimusho) gần nhất, hoặc qua Mynaportal nếu đã có tài khoản liên kết My Number. Nên nộp càng sớm càng tốt vì thời gian xét duyệt có thể mất vài tuần, và nếu chưa được duyệt mà đã quá hạn đóng, bạn vẫn có thể bị tính nợ bảo hiểm.

Với kokumin kenko hoken, mức giảm được tính riêng theo thu nhập khai báo tại phường. Nếu năm trước bạn không có thu nhập tại Nhật (ví dụ vừa mới sang), hoặc thu nhập làm thêm (arubaito) từ 108 vạn yên trở xuống — đây là mốc mới, trước đây ngưỡng này là 98 vạn yên — bạn có thể được xét giảm tới 70% phí bảo hiểm y tế quốc dân. Điều kiện bắt buộc: phải khai báo thu nhập tại quầy thuế của phường (kể cả khai báo thu nhập bằng 0 đồng), nếu không khai thì hệ thống sẽ mặc định tính bạn ở mức đóng đầy đủ.

Từ tháng 10 năm Reiwa 8 (tức 10/2026), sẽ có thêm chế độ miễn phí bảo hiểm hưu trí quốc dân mới dành cho người đang nuôi con nhỏ (ikuji menjo), mở rộng cho cả những người không thuộc diện đóng shakai hoken của công ty. Nếu gia đình bạn có kế hoạch sinh con trong năm nay, nên hỏi trước tại nenkin jimusho để chuẩn bị hồ sơ kịp thời điểm áp dụng.

Thẻ lưu trú đặc định: tích hợp zairyu card với My Number

Từ 14/6/2026, Nhật Bản chính thức triển khai 'Thẻ lưu trú đặc định' (特定在留カード) — gộp chức năng của zairyu card và thẻ My Number vào một thẻ vật lý duy nhất. Thẻ này có thể dùng luôn làm thẻ bảo hiểm y tế điện tử (mynahokensho) và bằng lái xe điện tử, giúp giảm số thẻ phải mang theo người.

• Đối tượng áp dụng: người cư trú trung-dài hạn hoặc vĩnh trú đặc biệt đã đăng ký trong Sổ cư dân cơ bản (juminhyo)
• Hoàn toàn tự nguyện — không ai bắt buộc bạn phải đổi sang thẻ tích hợp
• Nếu không đổi, bạn vẫn tiếp tục dùng song song zairyu card và My Number card như hiện tại, không ảnh hưởng quyền lợi
• Lợi ích chính: gọn một thẻ khi đi khám bệnh (dùng làm mynahokensho) và khi lái xe (dùng làm bằng lái điện tử), giảm nguy cơ quên mang thẻ

Nếu bạn thấy việc quản lý nhiều thẻ (zairyu card, My Number, thẻ bảo hiểm y tế giấy cũ) rắc rối, có thể cân nhắc đổi sang thẻ tích hợp tại đợt cấp mới hoặc khi gia hạn/đổi thẻ định kỳ. Nên hỏi trực tiếp tại Cục Xuất nhập cảnh địa phương hoặc quầy My Number của yakusho về quy trình và giấy tờ cần mang theo, vì đây là chế độ mới và thủ tục cụ thể có thể khác nhau giữa các địa phương trong giai đoạn đầu triển khai.

Với thực tập sinh kỹ năng: chuẩn bị cho chế độ Ikusei Shuro

Nếu bạn đang ở Nhật theo diện thực tập sinh kỹ năng (technical intern training), cần biết rằng chế độ này sẽ bị bãi bỏ hoàn toàn và thay bằng chế độ Ikusei Shuro (đào tạo — việc làm), áp dụng chính thức từ 1/4/2027. Đây là thay đổi lớn nhất về chính sách lao động nước ngoài trong nhiều năm qua.

✅ Chế độ thực tập sinh kỹ năng (cũ)

• Không được tự ý chuyển nơi làm việc trong thời gian thực tập
• Mục tiêu chính thức là 'chuyển giao kỹ năng', không phải lao động dài hạn
• Lộ trình chuyển tiếp sang tư cách khác thường phức tạp hơn

❌ Chế độ Ikusei Shuro (mới, từ 1/4/2027)

• Cho phép người lao động tự ý chuyển nơi làm việc theo nguyện vọng cá nhân
• Thời hạn nguyên tắc 3 năm, sau đó chuyển sang Tokutei Ginou 1 (tối đa thêm 5 năm)
• Từ Tokutei Ginou 1 có thể lên Tokutei Ginou 2, không giới hạn số lần gia hạn
• Phạm vi áp dụng 17 ngành nghề theo quyết định nội các 23/1/2026

1. Theo dõi thông báo từ nghiệp đoàn quản lý (kanri dantai) (từ 15/4/2026): Đơn xin phép cơ quan giám sát hỗ trợ (được lập ra để thay thế nghiệp đoàn quản lý cũ) có thể nộp từ 15/4/2026 — nếu công ty hoặc nghiệp đoàn của bạn đã bắt đầu quy trình này, nên hỏi rõ lộ trình chuyển đổi.
2. Chờ kế hoạch Ikusei Shuro được công nhận (từ 1/9/2026): Đơn xin công nhận kế hoạch đào tạo-việc làm (ikusei shuro keikaku) nộp tại Tổ chức Thực tập kỹ năng nước ngoài (OTIT) từ 1/9/2026. Doanh nghiệp tiếp nhận thường là bên đứng ra nộp, nhưng bạn nên chủ động hỏi tiến độ.
3. Chuẩn bị tinh thần chuyển đổi tư cách lưu trú (từ 1/4/2027): Khi chế độ mới có hiệu lực từ 1/4/2027, tư cách lưu trú của bạn sẽ được chuyển đổi tương ứng. Giữ đầy đủ hồ sơ thực tập, hợp đồng lao động, và các đánh giá kỹ năng đã có để quá trình chuyển đổi thuận lợi hơn.

Mẹo thực tế cho người Việt trong năm đầu

• Lập một file hoặc sổ tay ghi rõ 4 ngày quan trọng nhất: hạn hết tư cách lưu trú, hạn nộp đơn miễn giảm nenkin, hạn khai thuế thu nhập hàng năm (thường tháng 2-3), và hạn tenkyo todoke nếu có kế hoạch chuyển nhà
• Khi đến yakusho làm thủ tục, mang theo cả từ điển hoặc app dịch — nhiều quầy ở vùng ít người nước ngoài chưa quen giải thích bằng tiếng Anh, càng ít tiếng Việt
• Hỏi thẳng nhân viên yakusho câu 'Genzai no shotoku wa zero desu, hoken-ryou no gensen wa dekimasu ka' (thu nhập hiện tại của tôi là 0, tôi có thể xin giảm phí bảo hiểm không) — nói rõ tình trạng thu nhập luôn là bước đầu để được xét giảm
• Với gia hạn tư cách lưu trú, nộp online qua hệ thống của Cục Xuất nhập cảnh nếu đủ điều kiện — vừa tiết kiệm 500 yên vừa đỡ phải xếp hàng chờ tại văn phòng
• Nếu ở chung nhà với người Việt khác, đừng ỷ lại việc 'ai đó đã khai báo hộ' — tenkyo todoke và các khai báo bảo hiểm là theo cá nhân, không tự động áp dụng cho người ở cùng địa chỉ
• Giữ lại biên lai đóng kokumin nenkin và kokumin kenko hoken hàng tháng — cần dùng khi làm hồ sơ xin vĩnh trú hoặc nhập quốc tịch sau này, vì lịch sử đóng bảo hiểm đầy đủ là một tiêu chí xét duyệt quan trọng

Việc cần làm trong năm đầu định cư tại Nhật

1. Trong vòng 14 ngày kể từ khi chuyển đến nhà mới, mang zairyu card ra tòa thị chính (yakusho) làm tenkyo todoke — trễ hạn có thể bị phạt tới 200.000 yên
2. Kiểm tra ngày hết hạn tư cách lưu trú trên zairyu card ngay khi vừa nhập cảnh, đặt nhắc lịch trước 3 tháng để chuẩn bị gia hạn
3. Khi đi gia hạn/thay đổi tư cách lưu trú, chuẩn bị đúng lệ phí: 6.000 yên nếu nộp giấy, 5.500 yên nếu nộp online — mang đúng mệnh giá tem thu nhập (shunyu inshi)
4. Theo dõi tin tức về mốc áp dụng phí mới (có thể lên tới khoảng 70.000 yên cho gia hạn 5 năm) trước 31/3/2027 để không bị động về tài chính
5. Đăng ký tham gia kokumin nenkin và kokumin kenko hoken ngay tại yakusho khi làm thủ tục chuyển đến, kể cả khi chưa có thu nhập
6. Nếu thu nhập arubaito năm trước dưới 108 vạn yên hoặc bằng 0, nộp đơn khai báo thu nhập (kể cả thu nhập 0 đồng) tại phường để được xét giảm tới 70% phí kokumin kenko hoken
7. Từ tháng 7/2026, nộp đơn xin miễn/hoãn phí kokumin nenkin cho năm tài chính 2026-2027 nếu thu nhập thấp, qua yakusho, nenkin jimusho hoặc Mynaportal
8. Cân nhắc làm thẻ lưu trú đặc định (tích hợp My Number) từ 14/6/2026 nếu muốn gộp thẻ bảo hiểm y tế và bằng lái điện tử vào một thẻ duy nhất
9. Lưu giữ bản photo hộ chiếu, zairyu card, hợp đồng thuê nhà và các biên lai đóng bảo hiểm — cần dùng lại nhiều lần trong năm đầu
10. Nếu đang ở diện thực tập sinh kỹ năng, tìm hiểu sớm về lộ trình chuyển sang Ikusei Shuro từ 1/4/2027 để không bị động khi đổi tư cách lưu trú

Câu hỏi thường gặp

Phí gia hạn tư cách lưu trú hiện tại là bao nhiêu, có đúng là sắp tăng lên 100.000 yên không?

Hiện tại (từ 1/4/2025) phí là 6.000 yên nếu nộp giấy, 5.500 yên nếu nộp online. Luật sửa đổi đã được Thượng viện thông qua 29/5/2026 quy định mức trần có thể lên tới 100.000 yên, nhưng con số thực tế dự kiến khoảng 70.000 yên cho gia hạn 5 năm và khoảng 10.000 yên cho lưu trú ngắn dưới 3 tháng. Mức phí mới chưa áp dụng ngay — chậm nhất là 31/3/2027, nhiều khả năng có hiệu lực trong năm 2026, tùy nghị định hướng dẫn.

Tôi vừa chuyển nhà, có bắt buộc phải khai báo với tòa thị chính không, thời hạn bao lâu?

Có, bắt buộc. Người cư trú trung-dài hạn phải làm tenkyo todoke tại yakusho trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến, kể cả khi mới nhập cảnh Nhật lần đầu. Việc này đồng thời được xem là hoàn tất nghĩa vụ khai báo theo luật xuất nhập cảnh. Quá hạn có thể bị phạt tới 200.000 yên.

Không có thu nhập hoặc lương làm thêm thấp thì có được giảm phí bảo hiểm không?

Có hai loại bảo hiểm được xét giảm riêng. Với kokumin kenko hoken (bảo hiểm y tế quốc dân), nếu thu nhập năm trước bằng 0 hoặc lương arubaito từ 108 vạn yên trở xuống, có thể được giảm tới 70% — điều kiện là phải khai báo thu nhập (kể cả 0 đồng) tại phường. Với kokumin nenkin (hưu trí quốc dân), có 4 mức miễn/giảm (toàn phần, 3/4, 1/2, 1/4) tùy thu nhập, đơn xin cho năm tài chính 2026-2027 nộp được từ tháng 7/2026 tại yakusho, nenkin jimusho hoặc Mynaportal.

Thẻ lưu trú đặc định (tích hợp My Number) từ 14/6/2026 có bắt buộc đổi không?

Không bắt buộc. Đây là lựa chọn tự nguyện dành cho người cư trú trung-dài hạn hoặc vĩnh trú đặc biệt đã đăng ký trong Sổ cư dân cơ bản. Nếu làm thẻ tích hợp, bạn có thể dùng luôn làm thẻ bảo hiểm y tế (mynahokensho) và bằng lái xe điện tử, nhưng vẫn có quyền giữ hai thẻ riêng (zairyu card và My Number) như trước nếu muốn.

Thực tập sinh kỹ năng có còn tồn tại không, chuyển sang chế độ mới thế nào?

Chế độ thực tập sinh kỹ năng sẽ bị bãi bỏ, thay bằng chế độ Ikusei Shuro áp dụng chính thức từ 1/4/2027, thời hạn nguyên tắc 3 năm rồi có thể chuyển sang Tokutei Ginou 1 (thêm tối đa 5 năm) và Tokutei Ginou 2 (không giới hạn số lần gia hạn). Điểm khác biệt lớn nhất là được tự ý chuyển nơi làm việc theo nguyện vọng cá nhân. Đơn xin công nhận kế hoạch Ikusei Shuro nộp tại OTIT từ 1/9/2026.

Bài viết dựa trên các số liệu và mốc chính sách do Cục Xuất nhập cảnh và Quản lý lưu trú Nhật Bản (moj.go.jp/isa), Cơ quan Hưu trí Nhật Bản (nenkin.go.jp), Bộ Nội vụ và Truyền thông (soumu.go.jp) công bố, xác minh tại thời điểm 06/07/2026. Vì phí gia hạn tư cách lưu trú và phí vĩnh trú sẽ tăng mạnh theo luật sửa đổi (chậm nhất 31/3/2027), bạn đọc nên theo dõi thông báo chính thức từ Cục Xuất nhập cảnh trước khi làm thủ tục để tránh bất ngờ về chi phí.