Chuẩn bị Business Plan visa kinh doanh Nhật

Nếu bạn đang lên kế hoạch xin hoặc gia hạn visa Kinh doanh/Quản lý (経営・管理ビザ) tại Nhật, có một mốc thời gian bạn không thể bỏ qua: ngày 16/10/2025, Cục Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản (出入国在留管理庁) đã chính thức siết lại toàn bộ tiêu chuẩn cấp phép — và phần bị ảnh hưởng trực tiếp nhất chính là bản Business Plan (事業計画書) bạn phải nộp kèm hồ sơ.

Không còn chuyện viết vài trang kế hoạch kinh doanh chung chung rồi nộp là xong. Vốn tối thiểu tăng gấp 6 lần, bắt buộc có nhân viên thường trực, yêu cầu tiếng Nhật rõ ràng, và quan trọng nhất — Business Plan phải được một trong ba loại chuyên gia tài chính xác nhận trước khi Cục xem xét. Bài viết này đi thẳng vào những gì bạn cần chuẩn bị, số liệu cụ thể, và cả một cảnh báo về dự luật lệ phí đang chờ Thượng viện thông qua mà nhiều người đang hiểu nhầm là đã có hiệu lực.

Tóm tắt nhanh

• Từ 16/10/2025, vốn điều lệ tối thiểu cho visa Kinh doanh/Quản lý tăng từ 5 triệu lên 30 triệu yên, kèm yêu cầu bắt buộc có 1 nhân viên thường trực đúng diện
• Business Plan (事業計画書) giờ phải được 中小企業診断士, 公認会計士, hoặc 税理士 xác nhận tính cụ thể, hợp lý và khả thi trước khi nộp
• Có biện pháp chuyển tiếp 3 năm (đến 15/10/2028) cho người đang cư trú diện này xin gia hạn, nhưng sau mốc đó tiêu chuẩn mới áp dụng đầy đủ
• Văn phòng ảo gần như bị loại bỏ; hợp đồng thuê phải từ 2 năm, không gian độc lập, ghi rõ tên pháp nhân và mục đích kinh doanh
• Lệ phí hiện hành vẫn là 6.000 yên (5.500 yên online); mức tăng lên tới 33.000 yên mới là dự luật, chưa có hiệu lực tính đến 06/07/2026

Vì sao đợt sửa đổi 16/10/2025 khiến Business Plan trở thành hồ sơ sống còn

• Thông tin xác minh: 06/07/2026
• Ngày sửa đổi tiêu chuẩn: 16/10/2025
• Vốn tối thiểu mới: 30.000.000 yên (trước đây 5.000.000 yên)
• Cơ quan ban hành: 出入国在留管理庁 — Cục Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản
• Thời hạn chuyển tiếp: Đến 15/10/2028

Trước 16/10/2025, không ít người Việt mở công ty tại Nhật với vốn điều lệ đúng mức sàn 5.000.000 yên, thuê một văn phòng nhỏ (thậm chí virtual office), và nộp một bản Business Plan tự viết, không cần ai xác nhận. Cách làm đó từ nay không còn khả thi. Bộ Tư pháp Nhật Bản, thông qua Cục Xuất nhập cảnh và Lưu trú (出入国在留管理庁), đã ban hành đợt sửa đổi toàn diện nhất trong nhiều năm đối với tư cách lưu trú 'Kinh doanh/Quản lý' (経営・管理ビザ).

Điểm mấu chốt liên quan trực tiếp đến tiêu đề bài viết này: Business Plan không còn là văn bản nội bộ do đương đơn tự soạn và tự chịu trách nhiệm. Từ 16/10/2025, bản kế hoạch kinh doanh nộp kèm hồ sơ — dù là xin cấp mới hay gia hạn — bắt buộc phải được một chuyên gia có trình độ chuyên môn về đánh giá doanh nghiệp xác nhận về ba yếu tố: tính cụ thể, tính hợp lý, và tính khả thi. Nói cách khác, Cục Xuất nhập cảnh không còn chỉ đọc kế hoạch của bạn — họ đọc kế hoạch đã qua một lớp thẩm định độc lập.

Ba nhóm chuyên gia đủ điều kiện xác nhận, tính đến thời điểm bài viết này: Chuyên gia tư vấn doanh nghiệp vừa và nhỏ (中小企業診断士), Kế toán công chứng (公認会計士), và Kế toán thuế (税理士). Nếu bạn đang làm việc với một văn phòng hành chính thư sĩ (gyoseishoshi) chuyên visa kinh doanh, họ thường có mạng lưới liên kết với các chuyên gia này — nhưng bản thân gyoseishoshi không nằm trong danh sách được phép xác nhận Business Plan.

Điều kiện áp dụng: những gì đã thay đổi so với trước 16/10/2025

✅ Tiêu chuẩn trước 16/10/2025

• Vốn điều lệ tối thiểu 5.000.000 yên
• Không bắt buộc tuyển nhân viên thường trực
• Không có yêu cầu tiếng Nhật rõ ràng cho người quản lý
• Không yêu cầu học vấn/kinh nghiệm cụ thể
• Business Plan tự soạn, không cần xác nhận bên ngoài
• Văn phòng ảo (virtual office) được chấp nhận phổ biến
• Hợp đồng thuê văn phòng không quy định thời hạn tối thiểu rõ ràng

❌ Tiêu chuẩn từ 16/10/2025

• Vốn điều lệ hoặc tổng vốn đầu tư tối thiểu 30.000.000 yên
• Bắt buộc có tối thiểu 1 nhân viên thường trực đúng diện cư trú
• Người quản lý hoặc nhân viên thường trực phải đạt tiếng Nhật B2 (JLPT N2+ hoặc BJT 400+)
• Người quản lý cần bằng Thạc sĩ/Tiến sĩ liên quan hoặc tối thiểu 3 năm kinh nghiệm thực tế
• Business Plan bắt buộc được 中小企業診断士/公認会計士/税理士 xác nhận
• Virtual office hầu như không còn được chấp nhận
• Hợp đồng thuê nguyên tắc phải từ 2 năm trở lên, không gian độc lập

Về nhân viên thường trực (常勤職員): đây là điểm nhiều người Việt đang có kế hoạch mở công ty dễ hiểu nhầm nhất. Nhân viên này bắt buộc phải là người Nhật, người có tư cách vĩnh trú đặc biệt, hoặc người có tư cách lưu trú thuộc Bảng 2 của Luật Xuất nhập cảnh — ví dụ vợ/chồng người Nhật, người có vĩnh trú. Lao động nước ngoài đang giữ visa lao động thông thường (kỹ thuật, kỹ năng đặc định...) KHÔNG được tính vào điều kiện này. Nếu công ty của bạn chỉ có nhân viên là du học sinh làm thêm hoặc thực tập sinh, điều kiện này chưa được đáp ứng.

Về yêu cầu tiếng Nhật: chỉ cần một trong hai người — người quản lý (đương đơn) HOẶC nhân viên thường trực — đạt trình độ B2 trở lên là đủ, không bắt buộc cả hai. Cách chứng minh được chấp nhận là JLPT N2 trở lên hoặc BJT (Business Japanese Proficiency Test) từ 400 điểm trở lên. Nếu bản thân bạn chưa đạt N2, một lựa chọn thực tế là tuyển một nhân viên thường trực đã có N2 hoặc N1 — vừa giải quyết điều kiện nhân sự, vừa giải quyết điều kiện ngôn ngữ cùng lúc.

Về học vấn/kinh nghiệm của người quản lý: trước đây quy định khá mơ hồ, nhiều hồ sơ được duyệt chỉ với lý lịch kinh doanh sơ sài. Từ nay, cần một trong hai: bằng Thạc sĩ, Tiến sĩ, hoặc bằng chuyên môn liên quan trực tiếp đến kinh doanh-quản lý; hoặc tối thiểu 3 năm kinh nghiệm thực tế đã được ghi nhận (hợp đồng lao động, giấy xác nhận công tác, hồ sơ thuế thu nhập cá nhân của giai đoạn đó...).

Quy trình chuẩn bị Business Plan từng bước

1. Xác định mô hình kinh doanh và tính toán vốn 30 triệu yên (2-4 tuần): Trước khi viết bất kỳ trang nào, cần xác định rõ nguồn vốn: vốn tự có, vốn vay từ người thân/đối tác, hay hợp tác góp vốn. Toàn bộ 30.000.000 yên phải chứng minh được đường đi dòng tiền — không chấp nhận số dư tài khoản xuất hiện đột ngột không rõ nguồn gốc. Chuẩn bị sao kê ngân hàng ít nhất 3-6 tháng gần nhất và hợp đồng góp vốn/vay có công chứng nếu vay từ cá nhân.
2. Tuyển hoặc bố trí nhân viên thường trực đúng diện (2-6 tuần): Xác định người sẽ đứng tên nhân viên thường trực — ưu tiên người Nhật hoặc người có vĩnh trú/kết hôn với người Nhật. Ký hợp đồng lao động chính thức, đăng ký bảo hiểm xã hội (社会保険) cho người này ngay từ đầu vì hồ sơ bảo hiểm cũng là bằng chứng cho tính 'thường trực' của vị trí.
3. Thuê văn phòng độc lập, hợp đồng từ 2 năm (1-3 tuần): Tránh virtual office tuyệt đối. Nếu ngân sách hạn chế, chọn share office có phòng riêng khóa cửa, không chọn gói free-desk. Hợp đồng thuê phải ghi rõ: tên pháp nhân sử dụng, mục đích sử dụng là văn phòng/kinh doanh/cửa hàng, và thời hạn tối thiểu 2 năm.
4. Soạn thảo Business Plan (事業計画書) chi tiết (3-6 tuần): Bao gồm đầy đủ: mô tả mô hình kinh doanh và sản phẩm/dịch vụ, kế hoạch nhân sự (bao gồm nhân viên thường trực), kế hoạch tài chính giải trình nguồn vốn 30 triệu yên, dự báo thu chi 3-5 năm (doanh thu, giá vốn, chi phí vận hành, lợi nhuận), phân tích thị trường và đối thủ cạnh tranh tại khu vực dự định kinh doanh, và giấy phép ngành nghề liên quan nếu có (ví dụ giấy phép kinh doanh nhà hàng 飲食店営業許可, giấy phép lữ hành...).
5. Gửi chuyên gia xác nhận Business Plan (2-4 tuần): Liên hệ 中小企業診断士, 公認会計士, hoặc 税理士 để họ rà soát và xác nhận tính cụ thể, hợp lý, khả thi của kế hoạch. Đây là bước bắt buộc mới từ 16/10/2025 — hồ sơ thiếu xác nhận này gần như chắc chắn bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối. Nên chọn chuyên gia có kinh nghiệm làm việc với hồ sơ visa kinh doanh của người nước ngoài để tránh mất thời gian giải thích lại bối cảnh.
6. Tổng hợp hồ sơ và nộp tại Cục Xuất nhập cảnh (1 ngày nộp, 1-3 tháng chờ xét duyệt): Nộp trọn bộ: Business Plan đã xác nhận, hồ sơ chứng minh vốn, hợp đồng lao động nhân viên thường trực, bằng cấp/chứng chỉ tiếng Nhật, hợp đồng thuê văn phòng, giấy phép ngành nghề (nếu có), và đơn xin theo mẫu tương ứng (在留資格認定証明書交付申請 nếu mời từ nước ngoài, hoặc 在留期間更新許可申請/在留資格変更許可申請 nếu đang ở Nhật).

Bảng lệ phí hiện hành và cảnh báo về dự luật tăng phí

Với những ai đang tính toán ngân sách dài hạn cho công ty tại Nhật — đặc biệt nếu dự định duy trì visa Kinh doanh/Quản lý trong 5-10 năm tới — nên dự trù thêm khoản chênh lệch lệ phí này vào kế hoạch tài chính trong Business Plan, dù chưa cần đóng ngay. Một Business Plan có tầm nhìn dài hạn, tính đến cả yếu tố chi phí hành chính sắp thay đổi, thường tạo ấn tượng tốt hơn với chuyên gia xác nhận và cả Cục Xuất nhập cảnh.

Lỗi thường gặp khiến Business Plan bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung

• Viết Business Plan quá chung chung, không có số liệu doanh thu/chi phí cụ thể theo từng năm — chuyên gia xác nhận sẽ không thể ký xác nhận tính khả thi nếu thiếu dữ liệu định lượng
• Chọn văn phòng ảo hoặc share office kiểu free-desk rồi mới phát hiện không hợp lệ khi chuẩn bị hồ sơ — nên xác nhận loại hình văn phòng trước khi ký hợp đồng thuê
• Bỏ qua điều kiện nhân viên thường trực, tưởng rằng thuê bất kỳ nhân viên nước ngoài nào cũng được tính — cần kiểm tra kỹ tư cách lưu trú của người được tuyển trước khi ký hợp đồng lao động
• Không chuẩn bị bằng chứng tiếng Nhật hợp lệ, hoặc dùng chứng chỉ tiếng Nhật không được công nhận (một số trung tâm cấp chứng chỉ nội bộ không có giá trị pháp lý ngang JLPT/BJT)
• Nộp hồ sơ sát ngày hết hạn visa hiện tại, không còn thời gian xử lý nếu bị yêu cầu bổ sung — nên bắt đầu chuẩn bị Business Plan tối thiểu 3-4 tháng trước ngày hết hạn
• Nhầm lẫn giữa biện pháp chuyển tiếp và miễn trừ hoàn toàn — biện pháp chuyển tiếp chỉ tránh bị từ chối ngay lập tức, không có nghĩa là không cần chuẩn bị lộ trình đáp ứng tiêu chuẩn mới trước 15/10/2028

Mẹo thực tế cho người Việt đang chuẩn bị hồ sơ

• Nếu vốn 30 triệu yên vượt khả năng cá nhân, cân nhắc hình thức góp vốn cùng đối tác (co-founder) — miễn là có hợp đồng góp vốn rõ ràng và tỷ lệ sở hữu minh bạch trong Business Plan
• Ưu tiên tuyển nhân viên thường trực là người có vĩnh trú hoặc kết hôn với người Nhật đã có kinh nghiệm ngành liên quan — vừa đáp ứng điều kiện nhân sự, vừa có người am hiểu thị trường địa phương hỗ trợ vận hành thực tế
• Nếu bản thân người quản lý chưa đạt N2, nên đầu tư học tiếng Nhật song song với quá trình chuẩn bị hồ sơ — kỳ thi JLPT tổ chức 2 lần/năm (tháng 7 và tháng 12), cần tính toán thời gian để có chứng chỉh kịp nộp hồ sơ
• Khi làm việc với 税理士 hoặc 中小企業診断士 để xin xác nhận Business Plan, nên hỏi trước về mức phí và thời gian xử lý — một số chuyên gia có kinh nghiệm với hồ sơ nước ngoài xử lý nhanh hơn nhưng phí cao hơn, cần cân đối theo thời hạn visa hiện tại
• Giữ lại toàn bộ giấy tờ gốc của quá trình chuẩn bị (hợp đồng thuê, hợp đồng lao động, sao kê ngân hàng, xác nhận của chuyên gia) — vì khi gia hạn visa các năm sau, Cục có thể yêu cầu đối chiếu với hồ sơ ban đầu để đánh giá tính nhất quán trong triển khai kinh doanh thực tế
• Nếu công ty đang trong giai đoạn chuyển tiếp (chưa đạt 30 triệu yên), nên chủ động trình bày trong Business Plan lộ trình tăng vốn hoặc tuyển nhân viên thường trực trong 1-2 năm tới, thay vì im lặng hy vọng được duyệt theo tiêu chuẩn cũ

Checklist chuẩn bị Business Plan visa Kinh doanh/Quản lý (sau mốc 16/10/2025)

1. Xác nhận vốn điều lệ/tổng vốn đầu tư đạt tối thiểu 30.000.000 yên, có sao kê ngân hàng chứng minh dòng tiền thực đóng
2. Chuẩn bị hợp đồng lao động cho ít nhất 1 nhân viên thường trực đúng diện (Nhật, vĩnh trú đặc biệt, hoặc Bảng 2 — vợ/chồng người Nhật, vĩnh trú...)
3. Chứng minh trình độ tiếng Nhật B2 trở lên của người quản lý hoặc nhân viên thường trực (bằng JLPT N2+ hoặc BJT 400+ điểm)
4. Chuẩn bị hồ sơ học vấn (bằng Thạc sĩ/Tiến sĩ liên quan kinh doanh) hoặc bằng chứng 3 năm kinh nghiệm thực tế của người quản lý
5. Soạn Business Plan (事業計画書) đầy đủ: kế hoạch nhân sự, tài chính, thu chi 3-5 năm, phân tích thị trường/đối thủ
6. Liên hệ chuyên gia đủ điều kiện (中小企業診断士, 公認会計士, hoặc 税理士) để xin xác nhận Business Plan trước khi nộp
7. Ký hợp đồng thuê văn phòng độc lập, tối thiểu 2 năm, ghi rõ mục đích kinh doanh và tên pháp nhân — tránh virtual office
8. Chuẩn bị giấy phép ngành nghề liên quan nếu lĩnh vực kinh doanh yêu cầu (nhà hàng, lữ hành, nhân lực...)
9. Chuẩn bị lệ phí: 6.000 yên nộp trực tiếp hoặc 5.500 yên nộp online cho gia hạn/thay đổi tư cách lưu trú
10. Theo dõi tiến độ dự luật tăng lệ phí (dự kiến thi hành trước 31/03/2027) để chủ động kế hoạch tài chính
11. Nếu đang trong diện chuyển tiếp (đến 15/10/2028), chuẩn bị giải trình lộ trình đáp ứng tiêu chuẩn mới khi gia hạn

Câu hỏi thường gặp

Vốn 30 triệu yên có bắt buộc phải là tiền mặt trong tài khoản công ty không, hay có thể vay?

Cục Xuất nhập cảnh chấp nhận cả vốn góp thực đóng và các khoản đã đầu tư cho việc kinh doanh, nhưng bắt buộc phải giải trình rõ nguồn gốc dòng tiền bằng sao kê ngân hàng và hợp đồng góp vốn hoặc vay. Nếu vay từ người thân hoặc đối tác, cần có hợp đồng vay rõ ràng kèm kế hoạch trả nợ trong Business Plan, vì bộ phận xét duyệt sẽ kiểm tra tính hợp lý của nguồn vốn, không chỉ số dư tài khoản tại một thời điểm.

Tôi đang có visa Kinh doanh/Quản lý theo tiêu chuẩn cũ (vốn 5 triệu yên), có bị thu hồi ngay không?

Không. Biện pháp chuyển tiếp áp dụng từ 16/10/2025 đến 15/10/2028 cho phép người đang cư trú diện này xin gia hạn mà không bị từ chối ngay chỉ vì chưa đạt 30 triệu yên. Cục Xuất nhập cảnh sẽ xét trên tình hình kinh doanh thực tế và triển vọng đáp ứng tiêu chuẩn mới. Tuy nhiên sau 15/10/2028, tiêu chuẩn mới áp dụng đầy đủ, không còn khoan nhượng, nên nên có lộ trình tăng vốn hoặc tuyển nhân viên thường trực sớm.

Ai được phép xác nhận Business Plan của tôi, và chi phí xác nhận có quy định cụ thể không?

Theo quy định từ 16/10/2025, chỉ ba nhóm chuyên gia được công nhận: Chuyên gia tư vấn doanh nghiệp vừa và nhỏ (中小企業診断士), Kế toán công chứng (公認会計士), và Kế toán thuế (税理士). Cục Xuất nhập cảnh không công bố mức phí cố định cho dịch vụ xác nhận này — mức phí do từng chuyên gia hoặc văn phòng quy định, nên cần liên hệ trực tiếp để hỏi báo giá và thời gian xử lý trước khi lên kế hoạch nộp hồ sơ.

Văn phòng chia sẻ (share office) tôi đang thuê có còn hợp lệ không?

Chỉ hợp lệ nếu có không gian riêng biệt về mặt vật lý — ví dụ phòng riêng có khóa, tách biệt với khu vực chung — chứ không chấp nhận kiểu free-desk (ngồi chỗ trống bất kỳ). Virtual office gần như không còn được chấp nhận sau đợt cải cách 16/10/2025. Nếu đang thuê free-desk, cần chuyển sang gói phòng riêng hoặc văn phòng độc lập có hợp đồng từ 2 năm trở lên trước khi nộp hồ sơ gia hạn hoặc xin mới.

Lệ phí gia hạn visa sắp tăng lên 33.000 yên, tôi có cần đóng thêm ngay bây giờ không?

Chưa. Tính đến 06/07/2026, đây mới là dự luật đã được Nội các thông qua ngày 10/03/2026 và đang chờ Thượng viện thẩm định, chưa có Nghị định quy định mức phí và ngày thi hành cụ thể. Mức phí hiện hành vẫn là 6.000 yên (nộp trực tiếp) hoặc 5.500 yên (nộp online). Người đọc nên theo dõi thông báo chính thức, dự kiến thi hành muộn nhất trước 31/03/2027, và không cần chuẩn bị mức phí mới ở thời điểm hiện tại.

Bài viết dựa trên thông tin xác minh đến 06/07/2026 từ Cục Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản. Vì đây là lĩnh vực có nhiều thay đổi (đặc biệt dự luật lệ phí), độc giả nên xác nhận lại quy định mới nhất tại Cục Xuất nhập cảnh địa phương hoặc qua gyoseishoshi trước khi nộp hồ sơ.