Viết Rirekisho (CV) chuẩn Nhật cho người mới sang

Rirekisho là cửa ải đầu tiên và bắt buộc khi xin việc tại Nhật, nhưng nhiều người Việt mới sang vẫn tải nhầm mẫu đã lỗi thời từ nhiều năm trước.

Từ tháng 7/2020, mẫu Rirekisho theo chuẩn JIS Y 9008 đã chính thức bị bãi bỏ, và mẫu thay thế do Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi (MHLW) công bố mới là mẫu nên dùng ở thời điểm 2026.

Bài viết này hướng dẫn cụ thể cách viết từng mục, kích thước ảnh đúng chuẩn, chi phí liên quan đến thủ tục lưu trú đi kèm, và nơi có thể nhờ hỗ trợ miễn phí bằng tiếng Việt.

Tóm tắt nhanh

• Mẫu Rirekisho theo chuẩn JIS Y 9008 đã bị JSA bãi bỏ từ tháng 7/2020, không nên tìm 'mẫu JIS' để dùng nữa
• Mẫu chuẩn hiện hành (2026) là mẫu MHLW công bố 16/4/2021, tải miễn phí PDF (~94KB) hoặc Excel (~45KB)
• Mục giới tính là tự nguyện khai báo, có thể để trống; mẫu mới đã bỏ hẳn 4 mục: hôn nhân, người phụ thuộc, nghĩa vụ nuôi dưỡng vợ/chồng, thời gian đi lại
• Ảnh dán CV chuẩn 4,0cm x 3,0cm (khác ảnh bằng lái và hộ chiếu); nộp online thì dùng ảnh tỷ lệ 4:3, khoảng 560x420px hoặc 600x450px
• Hello Work có dịch vụ hỗ trợ viết Rirekisho và luyện phỏng vấn hoàn toàn miễn phí, một số trung tâm có phiên dịch tiếng Việt

Rirekisho là gì và vì sao mẫu JIS cũ đã biến mất

• Thông tin xác minh: 06/07/2026
• Mẫu chuẩn hiện hành: Mẫu MHLW công bố 16/4/2021
• Mẫu JIS Y 9008: Đã bị JSA bãi bỏ từ 7/2020
• Định dạng tải miễn phí: PDF ~94KB, Excel ~45KB

Rirekisho (履歴書) là bản sơ yếu lý lịch/CV theo đúng khuôn mẫu Nhật, gần như bắt buộc phải nộp khi xin việc tại Nhật — dù bạn là thực tập sinh kỹ năng, du học sinh làm thêm (arubaito), kỹ sư diện Kỹ năng đặc định, hay lao động tri thức xin vào công ty Nhật. Khác với CV tự do kiểu phương Tây, Rirekisho có bố cục cố định theo từng ô: thông tin cá nhân, quá trình học tập — làm việc, chứng chỉ, nguyện vọng, lý do ứng tuyển.

Điều nhiều người Việt mới sang hay nhầm: tìm 'mẫu Rirekisho chuẩn JIS' để tải về dùng. Thực tế, từ tháng 7/2020, Hiệp hội Tiêu chuẩn Nhật Bản (JSA) đã chính thức bãi bỏ mẫu Rirekisho theo tiêu chuẩn JIS Y 9008. Nguyên nhân trực tiếp là các tổ chức hỗ trợ cộng đồng LGBT đã lên tiếng phản đối mục giới tính bắt buộc (chỉ có 2 lựa chọn Nam/Nữ) trên mẫu đơn xin việc chuẩn quốc gia, cho rằng điều này vi phạm quyền riêng tư và tạo rào cản phân biệt đối xử trong tuyển dụng.

Vì mẫu JIS không còn là tiêu chuẩn chính thức, Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản (Kōsei Rōdō Shō — MHLW) đã công bố mẫu Rirekisho mới (履歴書様式例) ngày 16/4/2021 để thay thế, và đây vẫn là mẫu chuẩn được khuyến nghị sử dụng tính đến thời điểm 06/07/2026. Mẫu này có thể tải hoàn toàn miễn phí dưới hai định dạng: PDF (dung lượng khoảng 94KB) và Excel (khoảng 45KB), lấy trực tiếp từ trang mhlw.go.jp hoặc tại quầy của Cục Lao động địa phương (労働局) nơi bạn cư trú.

Điểm khác biệt quan trọng giữa mẫu mới và mẫu cũ

So với mẫu JIS trước đây, mẫu MHLW mới có một số thay đổi mà người mới sang Nhật cần nắm rõ để không bị bỡ ngỡ khi điền, và cũng để biết quyền lợi của mình khi nhà tuyển dụng vẫn cố tình dùng mẫu cũ.

✅ Mẫu JIS cũ (đã bãi bỏ 7/2020)

• Mục Giới tính (性別) bắt buộc chọn Nam hoặc Nữ
• Có mục Tình trạng hôn nhân (配偶者)
• Có mục Số người phụ thuộc (扶養家族数)
• Có mục Nghĩa vụ nuôi dưỡng vợ/chồng (配偶者の扶養義務)
• Có mục Thời gian đi lại đến nơi làm (通勤時間)

❌ Mẫu MHLW mới (dùng từ 2021, hiện hành 2026)

• Mục Giới tính là TỰ NGUYỆN khai báo, có thể để trống
• Đã bỏ hẳn mục tình trạng hôn nhân
• Đã bỏ hẳn mục số người phụ thuộc
• Đã bỏ hẳn mục nghĩa vụ nuôi dưỡng vợ/chồng
• Đã bỏ hẳn mục thời gian đi lại

Mục đích của việc lược bỏ này, theo giải thích của MHLW, là để đảm bảo công bằng trong tuyển dụng (không để nhà tuyển dụng dùng các thông tin này làm căn cứ loại hồ sơ một cách gián tiếp) và bảo vệ quyền riêng tư của ứng viên. Với người Việt mới sang, đây là tin tốt: bạn không bắt buộc phải khai tình trạng hôn nhân hay số con trên CV xin việc, những thông tin vốn có thể khiến nhà tuyển dụng Nhật có định kiến (đặc biệt với lao động nữ).

Quy trình viết Rirekisho từng bước

1. Bước 1: Tải đúng mẫu MHLW: Vào trang mhlw.go.jp tìm mục '履歴書様式例' hoặc hỏi trực tiếp tại quầy Cục Lao động địa phương (労働局)/Hello Work gần nhà để lấy bản PDF hoặc Excel. Nếu nộp qua email/hệ thống tuyển dụng online, dùng bản Excel để gõ trực tiếp, tránh viết tay rồi scan (trừ khi công ty yêu cầu bản viết tay — 手書き — vì một số ngành như dịch vụ, nhà hàng vẫn thích chữ viết tay để đánh giá sự nghiêm túc).
2. Bước 2: Chuẩn bị ảnh đúng chuẩn: Chụp ảnh thẻ mới trong vòng 3 tháng, mặc áo sơ mi/vest lịch sự, nền trơn sáng màu. Kích thước dán lên bản giấy là 4,0cm (cao) x 3,0cm (rộng) — lưu ý đây KHÔNG giống ảnh bằng lái xe (3,0x2,4cm) hay ảnh hộ chiếu (4,5x3,5cm), đừng dùng nhầm ảnh cũ. Nếu nộp bản điện tử, chỉnh ảnh theo tỷ lệ khung hình 4:3, độ phân giải khoảng 560x420px hoặc 600x450px.
3. Bước 3: Điền thông tin cá nhân: Ghi họ tên bằng cả chữ Kanji/Katakana (nếu có tên phiên âm) và furigana phía trên, ngày sinh theo lịch Nhật (năm Reiwa) hoặc dương lịch tùy mẫu, địa chỉ hiện tại tại Nhật kèm mã bưu điện (〒), số điện thoại liên lạc và email. Đối chiếu chính xác thông tin trên thẻ lưu trú (在留カード) khi điền tư cách lưu trú (zairyu shikaku) — từ 14/6/2026 mẫu thẻ mới lưu nhiều thông tin (thời hạn lưu trú, loại tư cách, ngày cấp phép) trong chip IC thay vì in trên mặt thẻ, nên cần đọc kỹ qua đầu đọc thẻ tại quầy hoặc ứng dụng đọc NFC nếu không chắc thông tin hiển thị bên ngoài còn đúng.
4. Bước 4: Viết quá trình học tập và làm việc (学歴・職歴): Liệt kê theo thứ tự thời gian, mỗi dòng ghi rõ tháng/năm nhập học — tốt nghiệp, tên trường đầy đủ (không viết tắt), tương tự với quá trình làm việc ghi rõ tên công ty, bộ phận, chức vụ, lý do nghỉ việc (nếu tự nguyện ghi '一身上の都合により退職' — nghỉ việc vì lý do cá nhân). Dòng cuối cùng luôn kết thúc bằng '以上' (hết) để xác nhận không còn thông tin phía dưới.
5. Bước 5: Viết mục nguyện vọng và lý do ứng tuyển (志望動機): Đây là phần nhà tuyển dụng Nhật đọc kỹ nhất. Tránh viết chung chung kiểu 'tôi muốn phát triển bản thân' — nên nêu cụ thể: bạn biết đến công ty qua đâu, điểm nào của công việc/công ty phù hợp với kinh nghiệm bạn đã liệt kê ở mục học tập/làm việc, và bạn có thể đóng góp gì. Với người mới sang chưa có kinh nghiệm tại Nhật, có thể nhấn vào chứng chỉ tiếng Nhật (JLPT, NAT-TEST), tinh thần cầu tiến, khả năng thích nghi.
6. Bước 6: Kiểm tra lại và mang bản gốc kèm giấy tờ liên quan: Đọc lại toàn bộ, kiểm tra lỗi chính tả Kanji, đối chiếu ngày tháng logic (không có khoảng trống bất thường giữa các mốc thời gian mà không giải thích). Khi đi phỏng vấn, mang thêm bản photo thẻ lưu trú, bằng cấp/chứng chỉ liên quan để đối chiếu nếu nhà tuyển dụng yêu cầu.

Chi phí liên quan cần biết khi chuẩn bị hồ sơ xin việc

Bản thân việc viết và nộp Rirekisho không mất phí (trừ tiền in ấn, chụp ảnh thẻ khoảng vài trăm đến 1.000 yên tại máy chụp ảnh tự động). Nhưng người lao động nước ngoài thường phải xử lý song song hồ sơ xin việc và thủ tục tư cách lưu trú, nên cần nắm chi phí hành chính liên quan.

Lỗi thường gặp của người Việt khi viết Rirekisho

• Dùng ảnh thẻ cũ chụp từ hồi xin visa hoặc ảnh hộ chiếu 4,5x3,5cm dán trực tiếp vào ô ảnh — sai kích thước chuẩn 4,0x3,0cm, tạo ấn tượng không chỉn chu ngay từ đầu.
• Tìm và in mẫu 'Rirekisho chuẩn JIS' trôi nổi trên mạng — đây là mẫu đã bị bãi bỏ từ 2020, một số nhà tuyển dụng kỹ tính có thể đánh giá bạn chưa cập nhật thông tin.
• Để trống hoặc viết sai mục tư cách lưu trú (zairyu shikaku) do đọc nhầm thông tin trên thẻ lưu trú, đặc biệt sau khi mẫu thẻ mới từ 14/6/2026 chuyển một phần dữ liệu vào chip IC — cần đối chiếu kỹ thay vì đoán theo trí nhớ.
• Viết mục lý do ứng tuyển quá chung chung, dịch nguyên văn từ CV tiếng Việt/tiếng Anh sang tiếng Nhật mà không điều chỉnh theo văn hóa doanh nghiệp Nhật (khiêm tốn, nhấn mạnh tinh thần cầu tiến hơn là 'tự tin thể hiện bản thân').
• Ghi khoảng trống thời gian (gap) trong quá trình học tập/làm việc mà không giải thích, khiến nhà tuyển dụng nghi ngờ tính trung thực của hồ sơ.
• Nộp Rirekisho viết tay nhưng tẩy xóa bằng bút xóa (修正液) — theo thông lệ Nhật, nếu viết sai phải viết lại từ đầu trên tờ mới, không được tẩy xóa.

Nơi hỗ trợ viết Rirekisho miễn phí cho người Việt

Người nước ngoài mới sang Nhật, kể cả chưa có kinh nghiệm làm việc tại Nhật, có thể nhận hỗ trợ hoàn toàn miễn phí tại Hello Work (ハローワーク) — cơ quan giới thiệu việc làm công lập trực thuộc MHLW. Dịch vụ bao gồm: xem và sửa trực tiếp bản Rirekisho, tư vấn cách viết lý do ứng tuyển phù hợp với thị trường lao động Nhật, và luyện tập phỏng vấn thử.

• Trung tâm dịch vụ việc làm cho người nước ngoài (外国人雇用サービスセンター) tại Tokyo và Nagoya có nhân viên tư vấn chuyên biệt cho lao động nước ngoài.
• Một số Hello Work tại các tỉnh như Chiba có phiên dịch hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, bao gồm tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Tây Ban Nha — nên gọi điện hoặc kiểm tra lịch phiên dịch trước khi đến để tránh phải chờ hoặc quay lại.
• Ngoài Hello Work, các trung tâm hỗ trợ việc làm của địa phương (thường gắn với tòa thị chính — shiyakusho) và một số hội đoàn người Việt tại Nhật cũng thường tổ chức buổi hướng dẫn viết CV miễn phí, đặc biệt vào mùa tuyển dụng đầu năm tài chính (tháng 3-4).

Việc cần làm trước khi nộp Rirekisho

1. Tải mẫu Rirekisho MHLW mới nhất (PDF hoặc Excel) từ mhlw.go.jp hoặc xin tại Cục Lao động địa phương, không dùng mẫu JIS cũ
2. Chụp ảnh thẻ mới trong 3 tháng, đúng kích thước 4,0x3,0cm (bản giấy) hoặc tỷ lệ 4:3 khoảng 560x420px (bản online)
3. Đối chiếu chính xác tư cách lưu trú (zairyu shikaku) và thời hạn trên thẻ lưu trú, đặc biệt nếu đang dùng mẫu thẻ mới từ 14/6/2026
4. Điền đầy đủ quá trình học tập/làm việc theo thứ tự thời gian, kết thúc bằng '以上'
5. Viết lý do ứng tuyển cụ thể, liên hệ trực tiếp với kinh nghiệm và mục tiêu của bạn, tránh câu chữ chung chung
6. Để trống các mục không bắt buộc như giới tính nếu không muốn khai báo
7. Liên hệ Hello Work hoặc Trung tâm dịch vụ việc làm cho người nước ngoài để được sửa hồ sơ miễn phí trước khi nộp chính thức
8. Chuẩn bị sẵn tiền lệ phí gia hạn tư cách lưu trú (5.500-6.000 yên hiện hành) nếu cần làm song song thủ tục lưu trú

Câu hỏi thường gặp

Mẫu Rirekisho JIS cũ còn dùng được không?

Về mặt kỹ thuật vẫn có thể dùng vì không phạm luật, nhưng Hiệp hội Tiêu chuẩn Nhật Bản (JSA) đã chính thức bãi bỏ mẫu này từ tháng 7/2020. Nên chuyển sang dùng mẫu MHLW công bố 16/4/2021, vừa cập nhật vừa tránh phải khai các mục nhạy cảm như tình trạng hôn nhân đã bị loại bỏ khỏi mẫu mới.

Mục giới tính trên Rirekisho có bắt buộc điền không?

Không. Trên mẫu MHLW mới, mục giới tính (性別) là tự nguyện khai báo, bạn có quyền để trống mà không ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hồ sơ.

Ảnh dán Rirekisho có bắt buộc kích thước 4x3cm không?

Đây là kích thước phổ biến và được khuyến nghị (4,0cm cao x 3,0cm rộng), khác với ảnh bằng lái xe hay hộ chiếu. Nếu nộp bản điện tử qua email hoặc hệ thống tuyển dụng online, quan trọng nhất là giữ đúng tỷ lệ khung hình 4:3, kích thước khoảng 560x420px hoặc 600x450px.

Người mới sang chưa rành tiếng Nhật có thể nhờ ai viết Rirekisho giúp?

Có thể đến Hello Work, đặc biệt các Trung tâm dịch vụ việc làm cho người nước ngoài tại Tokyo, Nagoya, hoặc các Hello Work có phiên dịch tiếng Việt như tại Chiba, để được hỗ trợ viết và sửa hồ sơ hoàn toàn miễn phí.

Thẻ lưu trú mới từ 14/6/2026 có ảnh hưởng gì đến việc viết Rirekisho không?

Có. Từ ngày này, một số thông tin như thời hạn lưu trú, loại tư cách lưu trú, ngày cấp phép được lưu trong chip IC thay vì in trực tiếp trên mặt thẻ, nên khi điền mục tư cách lưu trú vào Rirekisho, bạn cần đối chiếu kỹ qua đầu đọc thẻ hoặc hỏi trực tiếp tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh để tránh ghi sai.

Bài viết dựa trên thông tin xác minh tại thời điểm 06/07/2026 từ MHLW và Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản. Chính sách lệ phí lưu trú có thể thay đổi theo nghị định ban hành sau năm 2026, độc giả nên kiểm tra lại thông tin mới nhất tại moj.go.jp/isa trước khi làm thủ tục.