Khai thuế Kakutei Shinkoku: ai cần làm và chuẩn bị gì?

Giữa tháng 2 hằng năm, không ít người Việt ở Nhật nhận được câu hỏi từ đồng nghiệp hoặc bạn bè: "Cậu có phải khai Kakutei Shinkoku không?" — và phần lớn trả lời "không biết, chắc công ty làm hết rồi". Thực tế nhiều trường hợp KHÔNG hề đơn giản như vậy, đặc biệt khi bạn vừa mua nhà, có làm thêm ngoài công ty chính, hoặc gửi tiền phụng dưỡng cha mẹ ở Việt Nam.

Năm nay có một điểm rất đáng chú ý: từ năm thuế Reiwa 7 (thu nhập năm 2025, khai vào 2026), Nhật Bản thay đổi cách tính khấu trừ cơ bản (基礎控除) — không còn mức cố định 480,000 yên nữa, mà chia theo bậc thu nhập. Đồng thời điều kiện thu nhập của người phụ thuộc cũng tăng từ 480,000 lên 580,000 yên/năm. Hai thay đổi này tác động trực tiếp đến số tiền thuế bạn phải nộp hoặc được hoàn — và đến việc bạn có được khai người thân ở Việt Nam làm phụ thuộc hay không.

Bài này giải thích cụ thể: ai bắt buộc phải khai, ai nên khai để được hoàn thuế, quy trình từng bước, các mốc thời gian chính xác của năm 2026, và những lỗi người Việt hay mắc phải nhất khi làm Kakutei Shinkoku.

Tóm tắt nhanh

• Kỳ khai thuế Reiwa 7 (thu nhập 2025) diễn ra từ 16/02 đến 16/03/2026 (thứ Hai); ai chỉ hoàn thuế có thể nộp sớm từ 01/01/2026
• Khấu trừ cơ bản (基礎控除) không còn là mức cố định 480,000 yên — nay chia theo bậc thu nhập, từ 950,000 đến 580,000 yên
• Điều kiện thu nhập người phụ thuộc tăng từ 480,000 lên 580,000 yên/năm — ảnh hưởng trực tiếp việc khai người thân ở Việt Nam
• Người làm công ăn lương vẫn phải tự khai nếu có thu nhập phụ trên 200,000 yên/năm, năm đầu vay mua nhà, hoặc Furusato Nozei từ 6 địa phương trở lên
• Phạt khai muộn tăng mạnh: tối đa 30% phần thuế vượt 3 triệu yên, cộng lãi chậm nộp 2.8-9.1%/năm

Kakutei Shinkoku là gì và vì sao năm nay có nhiều thay đổi

• Thông tin xác minh: 06/07/2026
• Kỳ khai thuế: 16/02/2026 – 16/03/2026 (Reiwa 7)
• Hạn nộp thuế thu nhập + phục hưng đặc biệt: 16/03/2026 (thứ Hai)
• Hạn nộp thuế tiêu dùng (nếu có): 31/03/2026 (thứ Ba)
• Cơ quan phụ trách: 国税庁 (Cục Thuế Quốc gia) qua Sở thuế địa phương (税務署)

Kakutei Shinkoku (確定申告) là thủ tục tự khai báo và quyết toán thuế thu nhập cá nhân với Sở thuế (税務署), khác với Nenmatsu Chosei (年末調整) — quyết toán thuế cuối năm mà công ty làm thay cho nhân viên chính thức. Với đa số người Việt đi làm full-time tại một công ty Nhật, Nenmatsu Chosei đã xử lý gần hết nghĩa vụ thuế. Nhưng có nhiều tình huống mà công ty KHÔNG thể làm thay, và bạn buộc phải tự nộp tờ khai.

Kỳ khai thuế cho năm tài chính Reiwa 7 — tức thu nhập phát sinh trong năm 2025 — chính thức diễn ra từ thứ Hai 16/02/2026 đến thứ Hai 16/03/2026. Theo lịch thông thường hạn chót là 15/03, nhưng năm 2026 ngày này rơi vào Chủ nhật nên Cục Thuế Quốc gia (国税庁) lùi hạn sang thứ Hai kế tiếp là 16/03/2026. Đây cũng là hạn nộp thuế thu nhập và thuế phục hưng đặc biệt (kỳ 3) lẫn thuế thừa kế/tặng cho liên quan. Riêng thuế tiêu dùng và thuế tiêu dùng địa phương (áp dụng cho người có đăng ký kinh doanh cá thể chịu thuế tiêu dùng) có hạn riêng là 31/03/2026 (thứ Ba).

Nếu bạn thuộc diện khai để xin HOÀN THUẾ (還付申告) — ví dụ khấu trừ y tế, năm đầu vay mua nhà, quyên góp từ thiện — bạn không cần chờ đến 16/02 mà có thể nộp ngay từ ngày 01/01/2026. Trang tạo tờ khai điện tử của quốc gia (確定申告書等作成コーナー) và hệ thống e-Tax cho năm Reiwa 7 dự kiến mở cửa từ khoảng đầu tháng 1/2026 (khoảng ngày 04/01/2026), nên nhóm hoàn thuế hoàn toàn có thể tranh thủ nộp sớm để nhận tiền hoàn về tài khoản nhanh hơn, tránh giai đoạn cao điểm giữa tháng 2 và tháng 3 khi Sở thuế thường quá tải.

Ai bắt buộc phải khai Kakutei Shinkoku — và ai nên khai dù không bắt buộc

Đây là phần nhiều người Việt hiểu sai nhất: nghĩ rằng "đi làm công ty thì công ty lo hết". Thực tế, người làm công ăn lương (kể cả chỉ làm 1 công ty duy nhất) vẫn PHẢI tự khai Kakutei Shinkoku trong các trường hợp sau.

• Có thu nhập phụ ngoài lương chính (làm thêm, freelance, thu nhập từ đầu tư, cho thuê nhà...) vượt quá 200,000 yên/năm — dù chỉ vượt 1 yên cũng thuộc diện phải khai
• Năm ĐẦU TIÊN áp dụng khấu trừ vay mua nhà (住宅ローン控除) sau khi nhập ở nhà mới — bắt buộc tự khai dù là nhân viên công ty; từ năm thứ 2 trở đi có thể chuyển sang khai qua Nenmatsu Chosei tại công ty, không cần tự nộp nữa
• Muốn áp dụng khấu trừ chi phí y tế (医療費控除) — tổng chi phí khám chữa bệnh trong năm của bản thân và người phụ thuộc vượt ngưỡng quy định
• Có quyên góp Furusato Nozei (ふるさと納税) nhưng KHÔNG dùng chế độ One-Stop Special, hoặc đã quyên góp cho từ 6 địa phương (自治体) trở lên trong năm — khi đó One-Stop không còn áp dụng và bắt buộc phải khai gộp vào Kakutei Shinkoku
• Có nhiều nguồn thu nhập lương từ 2 công ty trở lên mà tổng thu nhập từ nơi phụ (không phải nơi làm chính) và các thu nhập khác vượt 200,000 yên/năm
• Chuẩn bị xuất cảnh dài hạn (về nước hẳn, chuyển công tác nước ngoài từ 1 năm trở lên) mà chưa quyết toán xong thuế trong năm

Ngoài các trường hợp bắt buộc, có nhóm NÊN khai dù luật không ép buộc, vì sẽ được hoàn thuế: người có thu nhập thấp/part-time bị khấu trừ nguồn (源泉徴収) quá mức so với thuế thực phải nộp, người mới đổi việc giữa năm chưa được công ty mới làm Nenmatsu Chosei đầy đủ, hoặc người có chi phí y tế lớn trong năm cho bản thân/gia đình.

Thay đổi lớn 2025-2026: khấu trừ cơ bản không còn là mức cố định

Đây là thay đổi quan trọng nhất trong kỳ khai thuế năm nay. Trước đây, mọi người có thu nhập dưới 24 triệu yên đều được khấu trừ cơ bản (基礎控除) cố định 480,000 yên, không phân biệt thu nhập cao hay thấp. Từ năm thuế Reiwa 7 (2025), khoản khấu trừ này được điều chỉnh theo bậc tổng thu nhập.

Lưu ý quan trọng: mức tăng thêm so với 480,000 yên cũ ở các bậc thu nhập thấp và trung (950,000 / 880,000 / 680,000 yên) chỉ là biện pháp tạm thời áp dụng trong 2 năm. Từ năm thuế Reiwa 9 trở đi, tất cả sẽ đồng nhất về mức 580,000 yên. Nói cách khác, đây là chính sách hỗ trợ có thời hạn, không phải thay đổi vĩnh viễn — người có thu nhập thấp và trung bình đang hưởng lợi tạm thời trong 2 năm khai thuế Reiwa 7 và Reiwa 8.

Song song đó, mức khấu trừ tối thiểu của thu nhập từ lương (給与所得控除の最低保障額) cũng được nâng lên từ năm Reiwa 7, áp dụng cho người có thu nhập lương từ 1.9 triệu yên trở xuống. Đây là tin tốt cho nhóm lao động thu nhập thấp và làm thêm (part-time, arubaito) người Việt — tổng khấu trừ được hưởng tăng lên, đồng nghĩa số thuế phải nộp giảm hoặc số tiền hoàn thuế tăng so với cách tính cũ.

Người phụ thuộc ở Việt Nam: điều kiện thu nhập tăng lên 580,000 yên

Đây là phần liên quan trực tiếp đến rất nhiều gia đình người Việt ở Nhật có gửi tiền phụng dưỡng cha mẹ, ông bà ở quê. Điều kiện thu nhập của người phụ thuộc (扶養控除) để được tính là phụ thuộc hợp lệ đã được nâng từ 480,000 yên lên 580,000 yên/năm, áp dụng từ năm Reiwa 7 (2025).

• Nếu người thân ở Việt Nam (cha mẹ, ông bà) có thu nhập hằng năm không vượt quá 580,000 yên quy đổi, bạn có thể khai họ là người phụ thuộc ở nước ngoài (国外居住親族) để được khấu trừ thuế — miễn có đủ giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân (親族関係書類) và chứng từ đã thực sự chuyển tiền nuôi dưỡng (送金関係書類)
• Từ Reiwa 7 còn có thêm khoản khấu trừ MỚI mang tên 特定親族特別控除 dành cho người có con hoặc thân nhân trong độ tuổi 19-22 (tuổi đại học) với thu nhập không vượt quá 850,000 yên (tương đương lương không vượt 1.5 triệu yên) — mức khấu trừ tối đa lên tới 630,000 yên. Đây là khoản mới hoàn toàn so với các năm trước, áp dụng cho gia đình có con đang đi học đại học vừa làm thêm tại Nhật
• Nếu con bạn đang du học và làm thêm (arubaito) với thu nhập nằm trong khoảng phù hợp, hãy kiểm tra kỹ xem có đủ điều kiện hưởng khoản 特定親族特別控除 này không — nhiều gia đình bỏ lỡ vì không biết đây là khoản mới

Quy trình khai Kakutei Shinkoku từng bước

1. Xác định diện khai và gom giấy tờ (1-2 tuần trước khi nộp): Xác định bạn thuộc diện bắt buộc khai hay khai để hoàn thuế. Chuẩn bị: Gensen Choshuhyo (源泉徴収票) từ công ty, sổ ngân hàng (để nhận hoàn thuế), thẻ My Number, biên lai/hóa đơn chi phí y tế nếu khai khấu trừ y tế, giấy chứng nhận quyên góp (寄附金受領証明書) nếu có Furusato Nozei, giấy tờ vay mua nhà (残高証明書) nếu khai khấu trừ nhà ở lần đầu.
2. Chuẩn bị giấy tờ người phụ thuộc ở Việt Nam (nếu có) (Chuẩn bị song song bước 1): Nếu khai người thân ở Việt Nam là phụ thuộc, chuẩn bị bản dịch giấy khai sinh/hộ khẩu chứng minh quan hệ thân nhân và chứng từ chuyển tiền quốc tế (kaigai sokin) trong năm. Thiếu giấy tờ này là lý do phổ biến nhất khiến hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.
3. Chọn hình thức nộp: e-Tax, giấy, hoặc qua Zeirishi (Ngay khi có đủ giấy tờ): e-Tax (khai điện tử) nhanh nhất và được hoàn thuế sớm hơn; cần thẻ My Number và đầu đọc thẻ hoặc smartphone hỗ trợ NFC. Từ tháng 1/2026, iPhone hỗ trợ đọc thẻ My Number bằng xác thực sinh trắc học của máy, không cần nhớ mã PIN 4 số truyền thống mỗi lần đăng nhập — thuận tiện hơn nhiều cho người dùng smartphone.
4. Điền tờ khai qua Trang tạo tờ khai (確定申告書等作成コーナー) (1-3 giờ tùy độ phức tạp hồ sơ): Trang này dự kiến mở từ khoảng đầu tháng 1/2026 (khoảng 04/01/2026), tự động tính khấu trừ cơ bản theo bậc thu nhập mới và các khoản khấu trừ khác. Nếu không rành tiếng Nhật, có thể đến Sở thuế địa phương để được hướng dẫn trực tiếp (thường có khu vực hỗ trợ riêng trong mùa cao điểm) hoặc nhờ Zeirishi (税理士) / Gyoseishoshi có kinh nghiệm hỗ trợ người nước ngoài.
5. Nộp tờ khai đúng hạn (Đúng ngày quy định): Diện hoàn thuế có thể nộp từ 01/01/2026. Diện phải nộp thêm thuế nên nộp trong khoảng 16/02-16/03/2026, chậm nhất là thứ Hai 16/03/2026. Nếu có thuế tiêu dùng phải nộp, hạn riêng là 31/03/2026 (thứ Ba).
6. Theo dõi tiền hoàn thuế hoặc nộp thuế bổ sung (3-6 tuần sau khi nộp): Nếu được hoàn thuế, tiền thường về tài khoản ngân hàng đã đăng ký trong vòng 3-6 tuần sau khi nộp qua e-Tax (nộp giấy có thể lâu hơn). Nếu phải nộp thêm, thanh toán qua chuyển khoản, tại ngân hàng/bưu điện, hoặc qua thẻ tín dụng/Pay-easy trước hạn 16/03/2026 để tránh phạt chậm nộp.

Phạt nếu khai muộn hoặc không khai — mức phạt đã tăng

Nhiều người Việt chủ quan nghĩ "khai muộn vài tuần chắc không sao", nhưng từ các kỳ khai có hạn nộp từ 01/01/2024 trở đi (áp dụng cho cả kỳ Reiwa 7 nộp năm 2026), mức phạt khai muộn/không khai (無申告加算税) đã tăng đáng kể ở bậc thuế cao.

Điểm mấu chốt: nếu bạn phát hiện mình quên khai hoặc khai thiếu, việc CHỦ ĐỘNG khai bổ sung trước khi Sở thuế thông báo sẽ thanh tra luôn giúp mức phạt giảm gần một nửa (từ 15/20/30% xuống 10/15/25%). Vì vậy đừng trì hoãn vì sợ bị phạt — càng để lâu, khả năng bị phát hiện qua đối chiếu dữ liệu càng cao và mức phạt càng nặng.

Trường hợp đặc biệt: xuất cảnh về Việt Nam hoặc chuyển công tác nước ngoài

Đây là tình huống dễ bị bỏ sót nhất vì người trong cuộc thường bận rộn thu xếp chuyển nhà, chuyển việc nên quên mất nghĩa vụ thuế còn dang dở. Theo quy định của Cục Thuế Quốc gia, người nước ngoài xuất cảnh khỏi Nhật (về nước hẳn, hoặc chuyển công tác ra nước ngoài từ 1 năm trở lên) mà chưa hoàn tất nghĩa vụ thuế trong năm phải chọn một trong hai cách sau, và phải làm TRƯỚC ngày xuất cảnh.

✅ Cách 1: Chỉ định Nộp thuế quản lý nhân

• Chỉ định một người (bạn bè, đồng nghiệp, người thân, hoặc chuyên gia thuế) còn cư trú tại Nhật làm 納税管理人 (nộp thuế quản lý nhân)
• Nộp thông báo chỉ định cho Sở thuế phụ trách khu vực cư trú trước khi xuất cảnh
• Người được chỉ định sẽ thay bạn nộp Kakutei Shinkoku vào đúng kỳ khai thuế bình thường (tháng 2-3 năm sau) dù bạn đã ở nước ngoài
• Phù hợp khi bạn muốn giữ đúng lịch khai thuế bình thường, không cần gấp rút

❌ Cách 2: Tờ khai chuẩn xác định (準確定申告)

• Áp dụng khi KHÔNG chỉ định người quản lý nộp thuế
• Phải nộp tờ khai cho phần thu nhập tính từ đầu năm đến thời điểm xuất cảnh, và phải nộp TRƯỚC ngày xuất cảnh — không được chờ đến kỳ khai thuế bình thường năm sau
• Phù hợp khi xuất cảnh gấp và không có ai phù hợp để ủy quyền tại Nhật
• Cần tính toán thu nhập và khấu trừ tạm thời đến thời điểm rời Nhật, phức tạp hơn cách 1

Nếu sau đó bạn quay lại Nhật và trở thành cư trú (居住者) trở lại — ví dụ đi làm lại theo diện visa lao động — bạn cần nộp thêm đơn hủy tư cách người quản lý nộp thuế (解任届出書) tại Sở thuế để chấm dứt vai trò của người đã được ủy quyền trước đó. Nhiều người bỏ qua bước này và gây rắc rối hành chính không cần thiết cho người đã nhận ủy quyền giúp mình.

Lỗi thường gặp và mẹo thực tế cho người Việt

• Đừng đợi đến sát hạn 16/03/2026 mới bắt đầu gom giấy tờ — Gensen Choshuhyo từ công ty thường phát vào cuối tháng 1, nhưng giấy tờ chứng minh người phụ thuộc ở Việt Nam (bản dịch công chứng, chứng từ chuyển tiền) mất nhiều thời gian hơn để chuẩn bị
• Giữ lại TOÀN BỘ biên lai chuyển tiền quốc tế (kaigai sokin) về Việt Nam trong suốt năm, không chỉ vài lần — Sở thuế có thể yêu cầu xem đủ chứng từ cho cả năm để xác nhận việc nuôi dưỡng là thực tế và liên tục
• Nếu vừa mua nhà và đây là năm đầu khai khấu trừ vay mua nhà, đừng nhờ công ty làm qua Nenmatsu Chosei — năm đầu tiên BẮT BUỘC phải tự khai Kakutei Shinkoku, công ty không có thẩm quyền xử lý khoản này ở năm đầu
• Nếu quyên góp Furusato Nozei cho nhiều địa phương để nhận được nhiều đặc sản (quà tặng đáp lễ), hãy đếm kỹ số lượng địa phương — vượt quá 5 nơi sẽ mất quyền dùng One-Stop Special và bắt buộc phải khai Kakutei Shinkoku, kể cả khi bạn không có lý do nào khác phải khai
• Nên khai sớm qua e-Tax nếu thuộc diện hoàn thuế, tránh dồn vào cao điểm giữa tháng 2-3 khi Sở thuế quá tải, thời gian chờ xử lý và callback hỗ trợ ngôn ngữ (nếu cần) đều lâu hơn
• Nếu tiếng Nhật chưa đủ tự tin đọc các mẫu biểu phức tạp, nên tìm Zeirishi hoặc Gyoseishoshi có kinh nghiệm làm việc với cộng đồng người nước ngoài — chi phí thường xứng đáng so với rủi ro khai sai dẫn đến bị truy thu và phạt

Việc cần làm trước và trong mùa khai thuế 2026

1. Xác định xem mình có thuộc diện BẮT BUỘC khai Kakutei Shinkoku không (thu nhập phụ >200,000 yên, năm đầu vay mua nhà, Furusato Nozei từ 6 địa phương trở lên...)
2. Gom đủ Gensen Choshuhyo (源泉徴収票) từ công ty, hóa đơn/biên lai chi phí y tế, giấy chứng nhận quyên góp Furusato Nozei
3. Kiểm tra lại điều kiện người phụ thuộc ở Việt Nam theo mức mới 580,000 yên/năm và chuẩn bị giấy tờ chứng minh quan hệ + chuyển tiền (kaigai sokin)
4. Đăng ký hoặc kiểm tra tài khoản e-Tax và thẻ My Number còn hạn sử dụng trước ngày 04/01/2026
5. Nếu thuộc diện hoàn thuế (y tế, năm đầu vay nhà, quyên góp...), có thể nộp sớm từ 01/01/2026 không cần chờ đến 16/02
6. Nếu dự định xuất cảnh dài hạn trong năm thuế, làm thủ tục chỉ định Nộp thuế quản lý nhân (納税管理人) hoặc chuẩn bị hồ sơ 準確定申告 trước khi rời Nhật
7. Đánh dấu lịch hạn chót: nộp tờ khai + thuế thu nhập 16/03/2026, thuế tiêu dùng 31/03/2026 (nếu có)
8. Tính lại khấu trừ cơ bản theo mức bậc thang mới, không áp dụng nhầm mức cố định 480,000 yên cũ

Câu hỏi thường gặp

Người Việt đi làm công ty (kaishain), chỉ có 1 nguồn lương, có cần khai Kakutei Shinkoku không?

Thông thường không, vì công ty đã làm Nenmatsu Chosei (quyết toán thuế cuối năm) thay bạn. Nhưng nếu có thu nhập phụ (làm thêm, đầu tư, cho thuê...) vượt 200,000 yên/năm, hoặc muốn khai khấu trừ y tế, khấu trừ vay mua nhà năm đầu, hay Furusato Nozei từ 6 địa phương trở lên, bạn vẫn phải tự khai.

Furusato Nozei có bắt buộc khai Kakutei Shinkoku không?

Không, nếu bạn dùng chế độ One-Stop Special (quyên góp cho tối đa 5 địa phương/năm và không có lý do nào khác phải khai thuế). Nếu quyên góp từ 6 địa phương trở lên, hoặc bạn đã phải khai Kakutei Shinkoku vì lý do khác (ví dụ khấu trừ y tế), bắt buộc phải khai gộp cả Furusato Nozei vào tờ khai, One-Stop sẽ không còn hiệu lực.

Nếu về nước hẳn giữa năm mà chưa khai thuế thì sao?

Bạn phải chọn một trong hai cách trước khi xuất cảnh: chỉ định người nộp thuế quản lý nhân (納税管理人, thường là bạn bè, đồng nghiệp hoặc luật sư thuế còn ở Nhật) và nộp thông báo cho sở thuế phụ trách, hoặc nộp tờ khai chuẩn xác định (準確定申告) cho phần thu nhập tính đến ngày xuất cảnh. Nếu quay lại Nhật và cư trú trở lại, phải nộp đơn hủy tư cách người quản lý nộp thuế.

Khấu trừ cơ bản 基礎控除 năm nay tính thế nào, có phải vẫn là 480,000 yên như trước không?

Không còn cố định nữa. Từ năm Reiwa 7 (2025), mức khấu trừ cơ bản thay đổi theo tổng thu nhập: từ 950,000 yên (thu nhập ≤1.32 triệu yên) giảm dần xuống 580,000 yên (thu nhập trên 6.55 triệu đến 23.5 triệu yên). Mức tăng thêm ở các bậc thấp và trung là biện pháp tạm thời 2 năm, từ Reiwa 9 sẽ đồng nhất về 580,000 yên.

Nếu nộp muộn hoặc quên khai thì bị phạt bao nhiêu?

Phạt chậm nộp (延滞税) trong năm 2026 là 2.8%/năm cho 2 tháng đầu sau hạn, sau đó tăng lên 9.1%/năm. Ngoài ra còn phạt khai muộn/không khai (無申告加算税): 15% cho phần thuế đến 500,000 yên, 20% cho phần 500,000-3,000,000 yên, 30% cho phần vượt 3,000,000 yên. Nếu tự giác khai bổ sung trước khi bị thanh tra báo trước, mức phạt giảm còn 10%/15%/25%.

Bài viết dựa trên số liệu chính thức của Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản (国税庁) cho năm tài chính Reiwa 7, xác minh ngày 06/07/2026. Người đọc nên kiểm tra thêm hoàn cảnh cá nhân hoặc liên hệ Sở thuế địa phương (税務署) hay Gyoseishoshi/Zeirishi khi có tình huống phức tạp.