Vấn đề visa và lưu trú thường gặp tại Nhật 2026: Cách xử lý

Thẻ lưu trú sắp hết hạn, đổi công ty chưa kịp khai báo, hay lỡ làm rơi mất ví có cả thẻ lưu trú — đây là những tình huống lặp đi lặp lại với người Việt tại Nhật, và mỗi tình huống đều có quy trình cụ thể, có mốc thời gian bắt buộc (thường là 14 ngày), và đôi khi có phí đi kèm.

Tính đến 06/07/2026, có một loạt thay đổi đáng chú ý: đề xuất tăng phí thủ tục lưu trú vừa được công bố hôm 03/07, mẫu thẻ lưu trú mới đã áp dụng từ 14/06, và hệ thống xác thực du lịch điện tử JESTA đang được chuẩn bị cho tương lai. Bài viết này gom lại các vấn đề visa/lưu trú người Việt hay gặp nhất, kèm số liệu, tên biểu mẫu, và cách xử lý theo đúng quy định hiện hành — phân biệt rõ cái gì đã có hiệu lực và cái gì mới chỉ là dự thảo.

Tóm tắt nhanh

• Phí gia hạn/đổi tư cách lưu trú hiện vẫn là 6.000 yên (giấy)/5.500 yên (online); dự thảo tăng theo bậc 10.000-75.000 yên chỉ mới lấy ý kiến công chúng đến 02/08/2026, dự kiến áp dụng từ 01/10/2026
• Phí xin vĩnh trú có thể tăng từ 10.000 yên lên tới 200.000 yên theo luật sửa đổi đã được Nội các thông qua 10/03/2026
• Từ 14/06/2026, thẻ lưu trú có mẫu mới và thêm loại Thẻ lưu trú đặc định tích hợp My Number; ảnh chân dung nay bắt buộc từ 1 tuổi trở lên
• JESTA (giống ESTA) dành cho khách miễn thị thực dự kiến vận hành từ năm tài khóa 2028, không phải ngay bây giờ
• Đổi việc, nghỉ việc phải khai báo trong 14 ngày; mất thẻ lưu trú phải xin cấp lại trong 14 ngày và không mất phí

Bức tranh chính sách visa/lưu trú tại Nhật tính đến 06/07/2026

• Thông tin xác minh: 06/07/2026
• Phí gia hạn/đổi tư cách lưu trú hiện hành: 6.000 yên (nộp giấy) / 5.500 yên (online, từ 01/04/2025)
• Phí vĩnh trú hiện hành: 10.000 yên
• Thời điểm lấy ý kiến dự thảo tăng phí: 03/07/2026 đến 02/08/2026
• Ngày dự thảo phí mới dự kiến áp dụng: Từ 01/10/2026 (Reiwa 8)

Ngày 03/07/2026, Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản (出入国在留管理庁, gọi tắt là Nyukan) công bố dự thảo nghị định (政令案) về việc tăng mạnh phí các thủ tục liên quan tư cách lưu trú, đồng thời mở đợt lấy ý kiến công chúng (パブリックコメント) kéo dài một tháng, từ 03/07 đến 02/08/2026. Đây là bước tiếp theo sau khi Nội các Nhật đã thông qua (閣議決定) dự luật sửa đổi Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận tị nạn (入管法改正案) vào ngày 10/03/2026 — dự luật này đặt trần pháp lý tối đa cho các loại phí: 100.000 yên cho thủ tục liên quan tư cách lưu trú nói chung, và 300.000 yên riêng cho thủ tục thường trú.

Điều quan trọng cần phân biệt rõ: đây mới là DỰ THẢO, chưa có hiệu lực pháp lý. Trong suốt tháng 7/2026, mức phí người Việt đang phải trả khi ra Cục xuất nhập cảnh vẫn là mức cũ. Chỉ khi nghị định chính thức được ban hành và có hiệu lực (dự kiến sớm nhất từ 01/10/2026, Chính phủ đặt mục tiêu hoàn tất toàn bộ lộ trình trước 31/03/2027) thì biểu phí mới mới áp dụng, và chỉ áp dụng cho hồ sơ nộp TỪ ngày đó trở đi.

• Biểu phí mới (dự thảo) cho gia hạn/đổi tư cách lưu trú dự kiến theo bậc thời hạn: khoảng 10.000 yên cho thời hạn lưu trú 3 tháng, 30.000 yên cho 1 năm, 60.000 yên cho 3 năm, và tối đa 75.000 yên cho thời hạn 5 năm
• Phí vĩnh trú (永住許可) dự kiến tăng từ 10.000 yên lên khoảng 200.000 yên (20 vạn yên) — tăng gấp 20 lần so với hiện tại
• Song song đó, dự luật cũng tạo cơ sở pháp lý cho hệ thống JESTA — phiên bản ESTA của Nhật dành cho du khách miễn thị thực, dự kiến vận hành từ năm tài khóa 2028 chứ không phải ngay trong năm 2026

Vấn đề 1: Gia hạn thời hạn lưu trú — nộp lúc nào, hồ sơ gì

Đây là thủ tục phổ biến nhất với người Việt đang đi làm, đi học tại Nhật bằng các tư cách lưu trú như Kỹ sư/Tri thức nhân văn/Nghiệp vụ quốc tế (Gijutsu Jinbun Kokusai Gyomu), Kỹ năng đặc định (Tokutei Ginou), Du học (Ryugaku), hay Gia đình lưu trú (Kazoku Taizai).

1. Xác định thời điểm nộp (Trước hạn 3 tháng): Đơn xin gia hạn thời hạn lưu trú (在留期間更新許可申請 - Zairyu Kikan Koushin Kyoka Shinsei) có thể nộp trước khoảng 3 tháng tính đến ngày hết hạn, áp dụng cho người có thời hạn lưu trú từ 6 tháng trở lên. Bắt buộc phải nộp trước ngày hết hạn ghi trên thẻ lưu trú, không có ngoại lệ 'trễ vài ngày cũng được'.
2. Chuẩn bị hồ sơ theo tư cách lưu trú: Người đi làm cần: đơn xin gia hạn theo mẫu quy định, ảnh thẻ, thẻ lưu trú bản gốc, hộ chiếu, giấy chứng nhận nguồn thu nhập (gensen choshuhyo hoặc giấy nộp thuế thị dân), và tài liệu chứng minh công ty hiện tại (bảng lương, hợp đồng lao động). Du học sinh cần giấy xác nhận đang theo học và bảng điểm.
3. Nộp hồ sơ: Nộp trực tiếp tại Cục xuất nhập cảnh địa phương (地方出入国在留管理局) phụ trách khu vực cư trú, hoặc nộp online qua hệ thống điện tử nếu đã đăng ký tài khoản (mức phí online rẻ hơn 500 yên so với nộp giấy).
4. Đóng phí và chờ kết quả: Phí hiện hành: 6.000 yên nếu nộp giấy, 5.500 yên nếu nộp online. Thời gian xét duyệt thường 2 tuần đến hơn 1 tháng tùy cục và tùy hồ sơ, nên không nên nộp sát ngày hết hạn.

Vấn đề 2: Xin thường trú (Eiju) — cân nhắc thời điểm nộp

Vĩnh trú (永住許可 - Eiju Kyoka) là tư cách lưu trú không giới hạn thời hạn, không cần gia hạn định kỳ, và không bị ràng buộc vào công việc/công ty cụ thể. Đây là mục tiêu dài hạn của nhiều người Việt sau nhiều năm làm việc/sinh sống tại Nhật.

• Phí hiện hành: 10.000 yên — mức này áp dụng cho đến khi nghị định mới chính thức có hiệu lực
• Dự thảo đề xuất tăng lên khoảng 200.000 yên, tức gấp 20 lần, phản ánh đúng mức trần 300.000 yên mà luật sửa đổi đã cho phép áp dụng cho riêng thủ tục vĩnh trú
• Điều kiện xét duyệt (thời gian cư trú liên tục, thu nhập ổn định, đóng thuế/bảo hiểm đầy đủ, không vi phạm pháp luật) KHÔNG thay đổi trong đợt sửa đổi này — thay đổi chỉ nằm ở mức phí nộp hồ sơ

Với những người đã hội đủ điều kiện xin vĩnh trú và đang phân vân có nên nộp ngay hay chờ, lời khuyên thực tế là: nếu hồ sơ đã sẵn sàng và đầy đủ, nộp càng sớm càng tốt trước khi biểu phí mới có hiệu lực. Ngược lại, nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện (ví dụ chưa đủ số năm cư trú liên tục, hoặc còn thiếu giấy tờ chứng minh thu nhập/thuế), đừng cố nộp vội — một hồ sơ bị từ chối vì thiếu điều kiện sẽ ảnh hưởng đến uy tín hồ sơ khi nộp lại lần sau, bất kể phí là bao nhiêu.

Vấn đề 3: Thẻ lưu trú mới, Thẻ lưu trú đặc định và ảnh chân dung bắt buộc từ 1 tuổi

Từ ngày 14/06/2026, Nhật Bản chính thức triển khai mẫu Thẻ lưu trú (在留カード) mới, đồng thời giới thiệu thêm một loại thẻ tùy chọn gọi là Thẻ lưu trú đặc định (特定在留カード - Tokutei Zairyu Card), tích hợp chức năng với Thẻ My Number cho những ai có nhu cầu đăng ký.

• Thẻ lưu trú đặc định có thể đăng ký đồng thời trong các thời điểm: khi mới nhập cảnh làm thủ tục khai báo địa chỉ tại ủy ban nhân dân (yakuba/kuyakusho), khi đổi tư cách lưu trú, hoặc khi chuyển địa chỉ cư trú — không cần làm thủ tục riêng biệt thêm lần nữa
• Thay đổi quan trọng nhất ảnh hưởng số đông: từ 14/06/2026, TẤT CẢ người từ 1 tuổi trở lên khi làm thẻ lưu trú mới đều phải nộp ảnh chân dung theo quy cách. Trước đây, trẻ dưới 16 tuổi được miễn nộp ảnh
• Gia đình có con nhỏ dưới 16 tuổi cần lưu ý chuẩn bị ảnh thẻ đúng kích cỡ, phông nền, và tư thế theo quy định khi làm thủ tục nhập cảnh, gia hạn, hoặc đổi địa chỉ cho con từ nay trở đi

Vấn đề 4: Đổi việc, nghỉ việc — khai báo trong 14 ngày, đừng để quên

Đây là lỗi rất nhiều người Việt mắc phải vì nghĩ đơn giản 'nghỉ việc là xong'. Thực tế, người có tư cách lưu trú lao động — Kỹ sư/Tri thức nhân văn/Nghiệp vụ quốc tế, Kỹ năng đặc định, Cao độ chuyên môn (Kodo Senmon Shoku), Nghiên cứu, Điều dưỡng, Kỹ năng (Ginou), Biểu diễn... — có nghĩa vụ pháp lý phải nộp Đơn khai báo về cơ quan trực thuộc (所属機関に関する届出 - Shozoku Kikan ni Kansuru Todokede) trong các trường hợp sau:

• Nghỉ việc tại công ty hiện tại (dù là tự nghỉ hay bị cho thôi việc)
• Chuyển sang làm việc cho công ty mới
• Công ty đang làm việc đổi tên, đổi địa chỉ, hoặc giải thể/phá sản

Thời hạn khai báo là 14 ngày kể từ ngày phát sinh sự kiện. Có thể khai báo online 24/7 qua hệ thống điện tử của Cục xuất nhập cảnh, hoặc nộp trực tiếp tại cục địa phương. Việc khai báo này KHÔNG đồng nghĩa với việc phải đổi tư cách lưu trú ngay — nhưng nếu bỏ qua nghĩa vụ khai báo trong thời gian dài mà không có lý do chính đáng, có thể ảnh hưởng xấu đến hồ sơ khi gia hạn lưu trú hoặc xin vĩnh trú sau này, vì cơ quan xét duyệt sẽ đánh giá đây là dấu hiệu không tuân thủ pháp luật.

Vấn đề 5: Mất thẻ lưu trú — quy trình cấp lại miễn phí trong 14 ngày

Rơi ví, bị trộm, hoặc thẻ lưu trú hư hỏng (rách, mờ, gãy) là tình huống phổ biến. Xử lý đúng quy trình giúp tránh bị phạt vì không mang theo thẻ lưu trú hợp lệ khi bị kiểm tra.

1. Trình báo cảnh sát (nếu mất/mất cắp): Đến đồn cảnh sát (koban) gần nhất trình báo mất hoặc bị trộm, xin biên nhận trình báo mất/mất cắp (罹災・盗難届出証明書). Nếu thẻ chỉ bị hư hỏng do rơi vỡ, làm nhòe... thì không cần bước này.
2. Chuẩn bị hồ sơ xin cấp lại: Gồm: đơn xin cấp lại thẻ lưu trú do mất/hỏng, 1 ảnh chân dung theo quy cách, biên nhận trình báo công an (nếu áp dụng), hộ chiếu.
3. Nộp hồ sơ trong 14 ngày (14 ngày): Nộp tại Cục xuất nhập cảnh trong vòng 14 ngày kể từ ngày phát hiện mất. Nếu phát hiện mất khi đang ở nước ngoài (ví dụ về Việt Nam rồi mới nhận ra mất thẻ), thời hạn 14 ngày được tính từ ngày nhập cảnh trở lại Nhật, không tính từ ngày phát hiện ở nước ngoài.
4. Nhận thẻ mới: Thủ tục cấp lại do mất/mất cắp/hư hỏng KHÔNG mất phí — đây là điểm khác biệt quan trọng so với các thủ tục gia hạn/đổi tư cách lưu trú có phí.

Vấn đề 6: Xuất cảnh và quay lại Nhật — chế độ みなし再入国許可

Nhiều người Việt lo lắng phải xin giấy phép tái nhập cảnh (再入国許可) riêng mỗi lần về Việt Nam thăm gia đình. Thực tế, phần lớn trường hợp không cần xin riêng nhờ chế độ 'coi như đã được phép tái nhập cảnh' (みなし再入国許可 - Minashi Sainyukoku Kyoka).

• Thời hạn hiệu lực: 1 năm kể từ ngày xuất cảnh, hoặc đến ngày hết hạn lưu trú ghi trên thẻ — tùy cái nào đến trước
• Riêng người có tư cách vĩnh trú đặc biệt (特別永住者 - Tokubetsu Eijusha) được hưởng thời hạn dài hơn: 2 năm
• Nếu dự định ở nước ngoài lâu hơn 1 năm (ví dụ về Việt Nam chăm sóc gia đình dài hạn), bắt buộc phải xin giấy phép tái nhập cảnh chính thức (再入国許可) trước khi xuất cảnh, không thể dùng chế độ みなし

Cư trú bất hợp pháp (quá hạn visa) — hậu quả pháp lý nghiêm trọng

Tính đến 01/01/2025, số người cư trú bất hợp pháp (quá hạn visa - overstay) tại Nhật vào khoảng 74.000 người. Đây không phải là vấn đề nhỏ có thể 'để sau tính' — pháp luật Nhật xử lý rất nghiêm.

• Cư trú quá hạn là hành vi phạm pháp, mức phạt có thể lên tới 3 năm tù giam hoặc phạt tiền tối đa 3 triệu yên
• Doanh nghiệp biết mà vẫn thuê lao động cư trú bất hợp pháp có thể bị truy tố tội 'trợ giúp lao động bất hợp pháp' (不法就労助長罪 - Fuho Shurou Jochou Zai), áp dụng cho cả chủ doanh nghiệp Nhật lẫn người môi giới
• Người quá hạn visa dù chỉ vài ngày, khi bị phát hiện thường bị đưa vào diện trục xuất (退去強制 - Taikyo Kyosei) và bị cấm nhập cảnh lại Nhật trong nhiều năm (thường 5-10 năm tùy mức độ vi phạm)

Riêng cho lao động diện thực tập kỹ năng: chuyển đổi sang Lao động dưỡng thành từ 2027

Đây là thông tin quan trọng với cộng đồng thực tập sinh kỹ năng Việt Nam — nhóm chiếm hơn 50% trong số khoảng 430.000 thực tập sinh kỹ năng tại Nhật (tính đến cuối tháng 6/2025), và chiếm 32,4% trong tổng số 1,82 triệu lao động nước ngoài tại Nhật nói chung.

• Chế độ thực tập kỹ năng (技能実習 - Ginou Jisshu) hiện tại sẽ chính thức chuyển đổi sang chế độ mới mang tên 'Lao động dưỡng thành' (育成就労制度 - Ikusei Shurou Seido) từ ngày 01/04/2027
• Mục tiêu của chế độ mới là đào tạo lao động lên tới trình độ Kỹ năng đặc định (Tokutei Ginou), tạo lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng hơn thay vì chỉ giới hạn 'thực tập' như trước
• Thay đổi quan trọng nhất: chế độ mới cho phép người lao động chuyển nơi làm việc theo nguyện vọng cá nhân (có điều kiện đi kèm) — điều mà chế độ thực tập kỹ năng cũ hầu như không cho phép, khiến nhiều thực tập sinh trước đây bị 'trói chặt' vào một công ty dù gặp vấn đề về điều kiện làm việc
• Chế độ mới cũng bổ sung yêu cầu năng lực tiếng Nhật tối thiểu ngay từ khi bắt đầu làm việc, khác với yêu cầu khá lỏng lẻo trước đây

Thực tập sinh đang trong chương trình hiện tại nên chủ động tìm hiểu thông tin chuyển đổi qua tổ chức JITCO (Tổ chức hợp tác tu nghiệp quốc tế Nhật Bản) hoặc nghiệp đoàn quản lý (kumiai) của mình, vì lộ trình chuyển đổi cụ thể cho từng ngành nghề sẽ được công bố dần trong thời gian tới trước mốc 01/04/2027.

Mẹo thực tế và lỗi thường gặp cần tránh

• Luôn kiểm tra ngày hết hạn ghi trên thẻ lưu trú (mặt sau, góc dưới) định kỳ, không chỉ nhớ mang máng — nhiều trường hợp trễ hạn vì tính nhầm ngày hoặc quên
• Khi nộp hồ sơ tại Cục xuất nhập cảnh, luôn giữ lại phiếu biên nhận (受理票) — đây là bằng chứng bạn đã nộp hồ sơ đúng hạn ngay cả khi kết quả chưa có, giúp tránh bị coi là quá hạn nếu xét duyệt kéo dài qua ngày hết hạn thẻ cũ
• Với dự thảo tăng phí đang lấy ý kiến, đừng hoảng loạn nộp hồ sơ vội vàng khi chưa đủ điều kiện chỉ vì sợ tăng phí — một hồ sơ bị từ chối sẽ tốn thời gian và có thể ảnh hưởng lâu dài hơn số tiền phí chênh lệch
• Nếu tiếng Nhật chưa đủ tự tin đọc hiểu biểu mẫu hành chính, nên nhờ luật sư hành chính thư sĩ (gyoseishoshi) chuyên về visa hỗ trợ — chi phí dịch vụ thường vài chục nghìn yên nhưng giúp tránh sai sót có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hồ sơ lưu trú lâu dài
• Theo dõi thông tin chính thức trực tiếp từ moj.go.jp thay vì tin đồn trên mạng xã hội — nhiều thông tin về 'tăng phí visa' lan truyền thiếu chính xác về thời điểm áp dụng, dễ gây hoang mang không cần thiết

Checklist xử lý visa/lưu trú tại Nhật cần làm ngay

1. Kiểm tra ngày hết hạn thẻ lưu trú (在留カード) ngay trong app hoặc mặt sau thẻ — đặt nhắc lịch trước 3 tháng
2. Nếu sắp gia hạn/đổi tư cách lưu trú và có thể nộp trước 01/10/2026, cân nhắc nộp sớm để hưởng phí cũ 6.000 yên/5.500 yên thay vì biểu phí mới theo bậc
3. Chuẩn bị hồ sơ gia hạn (在留期間更新許可申請) đúng lúc còn 3 tháng đến hạn, nộp tại Cục xuất nhập cảnh địa phương hoặc online qua tài khoản đã đăng ký
4. Nếu đang cân nhắc xin vĩnh trú (永住), cân nhắc thời điểm nộp trước 01/10/2026 vì phí có thể tăng từ 10.000 yên lên 200.000 yên
5. Nếu vừa nghỉ việc/đổi công ty, nộp Đơn khai báo về cơ quan trực thuộc (所属機関に関する届出) trong vòng 14 ngày
6. Nếu mất/hỏng thẻ lưu trú, trình báo công an lấy biên nhận rồi nộp đơn xin cấp lại trong 14 ngày kể từ khi phát hiện mất
7. Trước khi xuất cảnh tạm thời, khai báo ý định dùng chế độ みなし再入国許可 với cán bộ xuất nhập cảnh tại sân bay, nhớ mốc quay lại trong 1 năm
8. Theo dõi trang moj.go.jp mục パブリックコメント để gửi ý kiến về dự thảo phí (hạn 02/08/2026) nếu muốn phản hồi chính sách
9. Chụp ảnh chân dung đúng chuẩn mới (áp dụng từ 14/06/2026, kể cả trẻ từ 1 tuổi) khi đi làm thủ tục thẻ lưu trú cho con nhỏ
10. Không để quá hạn lưu trú dù chỉ vài ngày — liên hệ luật sư hành chính (gyoseishoshi) hoặc cục xuất nhập cảnh ngay nếu có nguy cơ trễ hạn

Câu hỏi thường gặp

Phí gia hạn visa có tăng ngay từ hôm nay (06/07/2026) không?

Chưa. Mức phí hiện hành 6.000 yên (nộp giấy) hoặc 5.500 yên (nộp online) vẫn áp dụng. Biểu phí mới theo bậc chỉ mới là dự thảo đang lấy ý kiến công chúng đến 02/08/2026, và nếu được thông qua thì dự kiến áp dụng cho hồ sơ nộp từ 01/10/2026 trở đi.

Tôi đang định xin vĩnh trú, có nên nộp gấp trước 01/10/2026 không?

Nếu hồ sơ đã đủ điều kiện và giấy tờ đã hoàn chỉnh, nộp sớm là hợp lý vì phí hiện tại chỉ 10.000 yên trong khi dự thảo đề xuất tăng lên 200.000 yên. Tuy nhiên đừng nộp vội khi hồ sơ chưa chuẩn — hồ sơ vĩnh trú bị từ chối sẽ mất thời gian làm lại và có thể ảnh hưởng lần nộp sau.

JESTA có phải là visa mới, tôi có cần xin ngay bây giờ không?

Không cần xin bây giờ. JESTA là hệ thống xác thực điện tử cho khách miễn thị thực (tương tự ESTA của Mỹ), dự kiến vận hành từ năm tài khóa 2028, không phải 2026. Người đang cư trú tại Nhật bằng tư cách lưu trú (visa dài hạn) không thuộc đối tượng áp dụng JESTA.

Mất thẻ lưu trú thì phải làm gì trước, báo cảnh sát hay ra cục xuất nhập cảnh?

Trình báo cảnh sát (koban) trước để lấy biên nhận (罹災・盗難届出証明書), sau đó mang biên nhận này cùng đơn xin cấp lại và 1 ảnh đến Cục xuất nhập cảnh trong vòng 14 ngày kể từ khi phát hiện mất. Thủ tục cấp lại do mất/hỏng không mất phí.

Thực tập sinh kỹ năng có bị ảnh hưởng bởi các thay đổi phí này không?

Thực tập sinh kỹ năng (technical intern trainee) hiện dùng tư cách lưu trú riêng và đang trong giai đoạn chuyển đổi sang chế độ Lao động dưỡng thành (育成就労) từ 01/04/2027. Các khoản phí gia hạn/vĩnh trú nêu trong dự thảo áp dụng cho thủ tục lưu trú nói chung, thực tập sinh vẫn cần theo dõi thông báo riêng từ JITCO và cục xuất nhập cảnh khi chế độ mới chính thức có hiệu lực.

Bài viết dựa trên thông tin công bố chính thức từ Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản (moj.go.jp) tính đến 06/07/2026. Dự thảo phí đang trong giai đoạn lấy ý kiến công chúng nên có thể điều chỉnh trước khi ban hành chính thức — độc giả nên theo dõi cập nhật trước khi nộp hồ sơ quan trọng.