Pháp lý kinh doanh tại Nhật 2026: Người nước ngoài cần biết

Nhiều người Việt đang có kế hoạch mở công ty hoặc chuyển đổi tư cách lưu trú sang diện kinh doanh tại Nhật vẫn đang tính toán theo mức vốn 5 triệu yên — con số đã lỗi thời từ tháng 10 năm ngoái.

Kể từ 16/10/2025, Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản (ISA) đã siết lại toàn bộ khung tiêu chuẩn cho visa Kinh doanh - Quản lý (経営・管理), kéo theo hàng loạt thay đổi về vốn, nhân sự, năng lực tiếng Nhật và văn phòng.

Bài viết này tổng hợp chính xác những gì đang có hiệu lực tại thời điểm 06/07/2026, kèm chi phí thành lập công ty, thuế đăng ký, bảo hiểm xã hội và những thay đổi về chế độ Invoice mà hộ kinh doanh cá nhân người Việt cần lưu ý ngay trong năm nay.

Tóm tắt nhanh

• Từ 16/10/2025, vốn tối thiểu cho visa Kinh doanh - Quản lý (経営・管理) tăng gấp 6 lần: từ 5 triệu lên 30 triệu yên
• Bắt buộc có ít nhất 1 nhân viên thường trực thuộc diện Bảng 2 (người Nhật, vĩnh trú, vợ/chồng người Nhật/vĩnh trú, hoặc định cư) — lao động Bảng 1 không tính
• Người đại diện hoặc nhân viên thường trực phải đạt tiếng Nhật tương đương JLPT N2/B2 trở lên
• Người có visa cũ trước 16/10/2025 được gia hạn theo tiêu chuẩn 5 triệu yên đến hết 16/10/2028 (biện pháp chuyển tiếp)
• Chế độ Invoice: đặc lệ giảm thuế 20% cho hộ kinh doanh cá nhân kết thúc ở kỳ khai thuế 30/09/2026, từ 2027 chuyển sang đặc lệ 30% với mức thuế tăng khoảng 1,5 lần

Cải cách 16/10/2025 đã thay đổi những gì trong visa Kinh doanh - Quản lý

• Thông tin xác minh: 06/07/2026
• Vốn tối thiểu mới: 30 triệu yên (từ 16/10/2025)
• Vốn tối thiểu cũ (biện pháp chuyển tiếp): 5 triệu yên, áp dụng đến hết 16/10/2028
• Yêu cầu tiếng Nhật: Tương đương JLPT N2/B2 trở lên

Visa Kinh doanh - Quản lý (経営・管理, keiei kanri) là tư cách lưu trú dành cho người nước ngoài muốn thành lập hoặc điều hành công ty tại Nhật. Đây là con đường phổ biến nhất mà người Việt đang định cư lâu dài ở Nhật chọn khi muốn tự kinh doanh thay vì đi làm thuê. Nhưng kể từ 16/10/2025 (năm Reiwa 7), Bộ Tư pháp Nhật thông qua Cục Xuất nhập cảnh (Immigration Services Agency of Japan - ISA) đã ban hành sửa đổi lớn nhất từ trước đến nay đối với tiêu chuẩn cấp và gia hạn loại visa này.

• Vốn tối thiểu tăng từ 5 triệu yên lên 30 triệu yên — tăng gấp 6 lần chỉ trong một lần sửa đổi
• Với pháp nhân (kabushiki kaisha, goudou kaisha): vốn điều lệ hoặc vốn góp thực nộp phải đạt tối thiểu 30 triệu yên
• Với cá nhân kinh doanh (hộ kinh doanh không thành lập pháp nhân): tổng tài sản đầu tư phải đạt 30 triệu yên, bao gồm chi phí thuê văn phòng, lương nhân viên dự trù cho 1 năm, chi phí thiết bị máy móc
• Bắt buộc thuê ít nhất 1 nhân viên làm việc thường trực (常勤職員, joukin shokuin)
• Nhân viên thường trực này phải thuộc diện Bảng 2 trong hệ thống tư cách lưu trú Nhật — tức người Nhật, người có vĩnh trú (eijuusha), vợ/chồng của người Nhật hoặc người vĩnh trú, hoặc người định cư (teijuusha)
• Lao động diện Bảng 1 (các visa lao động thông thường như kỹ sư, kỹ năng đặc định, du học sinh làm thêm) KHÔNG được tính vào yêu cầu nhân viên thường trực này — đây là điểm nhiều người Việt dễ hiểu nhầm nhất

Lý do ISA đưa ra cải cách này là để sàng lọc các hồ sơ 'công ty vỏ' — lập công ty với vốn tối thiểu chỉ để lấy visa mà không thực sự vận hành kinh doanh. Việc nâng ngưỡng vốn và bắt buộc có nhân sự thường trực nhắm buộc người xin visa phải chứng minh quy mô kinh doanh thực chất.

Điều kiện áp dụng: ai bị ảnh hưởng, ai được miễn trừ tạm thời

Không phải ai cũng phải áp dụng ngay mức vốn 30 triệu yên. ISA có thiết kế biện pháp chuyển tiếp (kinh quá sochi, 経過措置) để tránh gây sốc cho những người đã đầu tư theo tiêu chuẩn cũ.

• Người đã được cấp tư cách 経営・管理 TRƯỚC ngày 16/10/2025: khi gia hạn (koushin), vẫn được áp dụng tiêu chuẩn vốn cũ 5 triệu yên
• Biện pháp chuyển tiếp này có hiệu lực đến hết ngày 16/10/2028 — tức 3 năm sau ngày thi hành luật mới
• Sau 16/10/2028, kể cả người có visa cũ cũng phải đáp ứng tiêu chuẩn 30 triệu yên khi gia hạn tiếp theo
• Người nộp hồ sơ MỚI (xin cấp lần đầu) từ 16/10/2025 trở đi: bắt buộc áp dụng ngay tiêu chuẩn 30 triệu yên, không có ngoại lệ
• Người đang có visa lao động khác (kỹ sư, kỹ năng đặc định...) muốn CHUYỂN sang visa Kinh doanh - Quản lý: cũng phải đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn mới ngay từ đầu

Kế hoạch kinh doanh: yêu cầu bắt buộc phải có chuyên gia xác nhận

Một thay đổi quan trọng khác ít người để ý: kế hoạch kinh doanh (jigyou keikakusho) nộp kèm hồ sơ xin visa không còn được tự viết và tự nộp như trước. ISA yêu cầu kế hoạch phải được một trong ba loại chuyên gia sau xác nhận về tính cụ thể, hợp lý và khả thi:

• CPA — kế toán công chứng (公認会計士, kounin kaikeishi)
• Zeirishi — thuế vụ sĩ (税理士), chuyên gia tư vấn thuế có chứng chỉ hành nghề tại Nhật
• Chuushou kigyou shindanshi (中小企業診断士) — chuyên gia tư vấn doanh nghiệp vừa và nhỏ, chứng chỉ quốc gia Nhật

Với người Việt, việc tìm được zeirishi hoặc gyoseishoshi (hành chính thư sĩ) có kinh nghiệm làm việc với hồ sơ nước ngoài là bước gần như bắt buộc, vì kế hoạch kinh doanh viết bằng tiếng Nhật đúng chuẩn form và logic tài chính mà ISA yêu cầu không dễ tự làm nếu chưa quen thủ tục hành chính Nhật. Chi phí thuê zeirishi hoặc gyoseishoshi hỗ trợ toàn bộ hồ sơ xin visa kinh doanh dao động tùy văn phòng, nên hỏi báo giá cụ thể trước khi ký hợp đồng dịch vụ.

Văn phòng kinh doanh: nhà ở kiêm văn phòng không còn được chấp nhận

Trước cải cách, nhiều người mở công ty nhỏ dùng luôn căn hộ đang thuê làm văn phòng đăng ký (tự宅 kiêm office) để tiết kiệm chi phí. Sau đợt sửa đổi 16/10/2025, theo diễn giải phổ biến từ giới luật sư và hành chính thư sĩ tại Nhật, ISA yêu cầu văn phòng kinh doanh phải là không gian thực tế, tương xứng với quy mô kinh doanh đã khai trong kế hoạch — về nguyên tắc không còn chấp nhận hình thức nhà ở kiêm văn phòng như trước.

• Cần hợp đồng thuê văn phòng riêng biệt, có mục đích sử dụng ghi rõ là kinh doanh/thương mại (không phải hợp đồng nhà ở thông thường)
• Diện tích và vị trí văn phòng nên phù hợp với ngành nghề và số nhân viên đã khai trong kế hoạch kinh doanh
• Ảnh chụp thực tế văn phòng (biển hiệu, bàn làm việc, khu vực tiếp khách) thường được yêu cầu bổ sung khi ISA xét duyệt hoặc gia hạn
• Nên lưu giữ hóa đơn tiền thuê, hợp đồng thuê, biên lai điện nước tại văn phòng để chứng minh hoạt động thực chất khi gia hạn visa sau này

Quy trình các bước xin visa Kinh doanh - Quản lý theo tiêu chuẩn mới

1. Chuẩn bị vốn và lập kế hoạch tài chính (2-4 tuần): Xác định rõ nguồn vốn 30 triệu yên (chuyển khoản từ Việt Nam cần có giấy tờ chứng minh nguồn gốc hợp pháp, tránh bị nghi vấn rửa tiền khi ngân hàng Nhật thẩm định mở tài khoản công ty).
2. Lập kế hoạch kinh doanh và nhờ chuyên gia xác nhận (3-6 tuần): Soạn jigyou keikakusho chi tiết gồm mô hình kinh doanh, dự báo doanh thu 3 năm, kế hoạch nhân sự; sau đó nhờ CPA, zeirishi hoặc chuushou kigyou shindanshi xác nhận tính khả thi.
3. Đăng ký thành lập công ty tại Houmukyoku (1-2 tuần): Công chứng điều lệ (với kabushiki kaisha) tại văn phòng công chứng, sau đó nộp hồ sơ đăng ký thành lập tại Cục Pháp vụ (Houmukyoku - Legal Affairs Bureau) khu vực, nộp thuế đăng ký miễn thuế.
4. Thuê văn phòng và ký hợp đồng lao động với nhân viên thường trực (2-4 tuần): Ký hợp đồng thuê văn phòng riêng biệt mục đích kinh doanh; tuyển và ký hợp đồng chính thức với ít nhất 1 nhân viên thường trực thuộc diện Bảng 2.
5. Nộp hồ sơ xin tư cách lưu trú Kinh doanh - Quản lý tại Cục Xuất nhập cảnh (1-3 tháng xét duyệt): Nộp đầy đủ hồ sơ gồm giấy chứng nhận đăng ký công ty, kế hoạch kinh doanh đã được chuyên gia xác nhận, hợp đồng thuê văn phòng, hợp đồng lao động nhân viên thường trực, chứng chỉ hoặc bằng chứng năng lực tiếng Nhật N2.

Chi phí thành lập công ty tại Nhật (tính đến 06/07/2026)

Bảo hiểm xã hội bắt buộc khi làm giám đốc công ty tại Nhật

Đây là điểm nhiều người Việt mở công ty nhỏ hay bỏ sót hoặc cố tình lách, nhưng lại là nghĩa vụ pháp lý rõ ràng theo quy định của Nhật Bản Niên Kim Cơ Cấu (Japan Pension Service - nenkin.go.jp).

• Người nước ngoài làm đại diện pháp nhân (giám đốc, 代表取締役 - daihyou torishimariyaku) tại Nhật, dù không phải công dân Nhật, vẫn phải tham gia bảo hiểm xã hội (shakai hoken) đầy đủ giống người Nhật một khi công ty thuộc diện 'sự nghiệp sở bắt buộc áp dụng' (強制適用事業所)
• Shakai hoken gồm hai phần: bảo hiểm y tế (kenkou hoken) và bảo hiểm hưu trí phúc lợi (kousei nenkin)
• Mọi pháp nhân — cả kabushiki kaisha lẫn goudou kaisha — có thuê ít nhất 1 lao động thường xuyên đều thuộc diện bắt buộc tham gia, không có ngoại lệ cho công ty quy mô nhỏ
• Mức đóng bảo hiểm tính trên mức lương chuẩn (hyoujun houshuu) của giám đốc/nhân viên, chia đôi giữa công ty và cá nhân
• Không đăng ký shakai hoken khi thuộc diện bắt buộc là vi phạm pháp luật lao động Nhật, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc gia hạn visa kinh doanh vì ISA sẽ kiểm tra hồ sơ nộp thuế và bảo hiểm khi xét gia hạn

Theo lộ trình cải cách chính sách lao động đã công bố (nhưng CHƯA có hiệu lực), từ khoảng 10/2029, diện bắt buộc tham gia bảo hiểm y tế/hưu trí phúc lợi cho hộ kinh doanh cá nhân sẽ mở rộng từ '17 ngành nghề pháp định có từ 5 nhân viên trở lên' sang TẤT CẢ ngành nghề có từ 5 nhân viên thường xuyên trở lên. Cơ sở đã tồn tại trước thời điểm thi hành sẽ được miễn trừ tạm thời. Đây chỉ là lộ trình, cần theo dõi thông báo chính thức từ MHLW (Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi) hoặc nenkin.go.jp, không nên coi là quy định đang áp dụng tại 06/07/2026.

Chế độ hóa đơn Invoice: thay đổi quan trọng cho hộ kinh doanh cá nhân trong năm 2026

Nếu bạn đang kinh doanh dưới hình thức hộ kinh doanh cá nhân (kojin jigyou) thay vì lập pháp nhân, chế độ hóa đơn Invoice (インボイス制度) của Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản (国税庁 - NTA) có một mốc thời gian quan trọng ngay trong năm 2026 mà nhiều người Việt chưa để ý.

• Đặc lệ giảm 20% (2割特例, ni-wari tokurei) dành cho hộ kinh doanh cá nhân mới chuyển sang chịu thuế tiêu thụ sẽ kết thúc ở kỳ khai thuế 30/09/2026
• Với cá nhân có năm tài khóa kết thúc vào tháng 12 (phổ biến với hộ kinh doanh cá nhân), kỳ quyết toán năm 2026 là lần CUỐI CÙNG được áp dụng đặc lệ 20%
• Từ năm 2027 trở đi, áp dụng đặc lệ 30% (3割特例, san-wari tokurei) cho hộ kinh doanh có doanh thu chịu thuế từ 10 triệu yên trở xuống
• Chuyển từ đặc lệ 20% sang đặc lệ 30% khiến mức thuế tiêu thụ phải nộp tăng khoảng 1,5 lần so với hiện tại — cần tính toán lại dòng tiền và giá bán từ đầu năm 2027

Ngoài ra, với các hộ kinh doanh miễn thuế (免税事業者, menzei jigyousha) giao dịch với đối tác không đăng ký Invoice, biện pháp chuyển tiếp cho phép khấu trừ thuế đầu vào (仕入税額控除) vẫn còn 80% giá trị giao dịch áp dụng đến hết năm 2026. Từ tháng 10/2026 đến tháng 9/2029, tỷ lệ khấu trừ này giảm xuống còn 50%. Đây là điểm ảnh hưởng trực tiếp đến các hộ kinh doanh Việt làm dịch vụ (dịch thuật, thiết kế, IT freelance) có khách hàng doanh nghiệp Nhật — khách hàng có thể yêu cầu bạn đăng ký Invoice sớm để tránh mất quyền khấu trừ thuế của họ.

Lỗi thường gặp khi người Việt xin visa kinh doanh tại Nhật

Mẹo thực tế cho người Việt chuẩn bị hồ sơ

• Nếu bạn đã có visa Kinh doanh - Quản lý từ trước 16/10/2025, hãy kiểm tra kỹ ngày hết hạn tư cách lưu trú hiện tại và lên kế hoạch tăng vốn dần lên 30 triệu yên TRƯỚC 16/10/2028, tránh bị động vào phút chót khi biện pháp chuyển tiếp hết hiệu lực
• Tìm gyoseishoshi (hành chính thư sĩ) chuyên xử lý hồ sơ visa kinh doanh cho người nước ngoài — nhiều văn phòng tại Tokyo, Osaka có luật sư/hành chính thư sĩ nói được tiếng Việt hoặc có nhân viên phiên dịch, giúp giảm rủi ro sai sót về form và thuật ngữ pháp lý
• So sánh kỹ giữa kabushiki kaisha và goudou kaisha trước khi quyết định: goudou kaisha rẻ hơn về chi phí thành lập ban đầu nhưng có thể kém uy tín hơn khi giao dịch với một số đối tác Nhật truyền thống — cân nhắc theo ngành nghề kinh doanh cụ thể
• Nếu năng lực tiếng Nhật của bản thân chưa đạt N2, cân nhắc phương án nhân viên thường trực đạt N2 thay thế, nhưng phải đảm bảo người đó thực sự thuộc diện Bảng 2 hợp lệ
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ kế toán, hóa đơn, hợp đồng lao động ngay từ ngày đầu vận hành — đây chính là bằng chứng ISA sẽ xem xét kỹ khi xét gia hạn tư cách lưu trú sau 1-3 năm
• Với hộ kinh doanh cá nhân đang dùng đặc lệ 20% của Invoice, nên gặp zeirishi để tính toán phương án chuyển đổi tài chính trước khi đặc lệ 30% có hiệu lực từ 2027, tránh bị động về dòng tiền

Checklist chuẩn bị pháp lý kinh doanh tại Nhật cho người Việt (2026)

1. Xác định loại hình: kabushiki kaisha (cổ phần) hay goudou kaisha (LLC kiểu Nhật) — LLC rẻ hơn, không cần công chứng điều lệ
2. Chuẩn bị đủ vốn tối thiểu 30 triệu yên (hoặc chứng minh biện pháp chuyển tiếp nếu đã có visa từ trước 16/10/2025)
3. Thuê ít nhất 1 nhân viên thường trực thuộc diện Bảng 2 (người Nhật, vĩnh trú, vợ/chồng người Nhật/vĩnh trú, hoặc định cư) — không dùng lao động Bảng 1
4. Đảm bảo bản thân hoặc nhân viên thường trực đạt tiếng Nhật tương đương JLPT N2/B2 trở lên
5. Thuê văn phòng thực tế tương xứng quy mô kinh doanh — không dùng nhà ở kiêm văn phòng
6. Nhờ CPA, zeirishi hoặc chuushou kigyou shindanshi xác nhận kế hoạch kinh doanh trước khi nộp hồ sơ
7. Đăng ký công ty tại Cục Pháp vụ (Houmukyoku), nộp đăng ký miễn thuế (0,7% vốn điều lệ hoặc mức tối thiểu) — kiểm tra điều kiện ưu đãi giảm còn 0,35% (hết hạn 31/03/2027)
8. Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội (shakai hoken) cho công ty ngay khi có nhân viên thường trực đầu tiên
9. Nếu là hộ kinh doanh cá nhân dùng đặc lệ 20% (2 wari tokurei) của chế độ Invoice — lên kế hoạch tài chính cho kỳ khai thuế cuối cùng 30/09/2026 trước khi chuyển sang đặc lệ 30%
10. Chuẩn bị lệ phí thủ tục lưu trú theo mức mới (gia hạn 5.500-6.000 yên, vĩnh trú 9.000-10.000 yên) và theo dõi thông báo ISA về khả năng tăng phí trong năm tài khóa 2026

Câu hỏi thường gặp

Người Việt cần bao nhiêu vốn để xin visa Kinh doanh - Quản lý (経営・管理) tại Nhật năm 2026?

Tối thiểu 30 triệu yên kể từ 16/10/2025, thay vì 5 triệu yên như trước. Với pháp nhân, đây là vốn điều lệ hoặc vốn góp thực nộp; với cá nhân kinh doanh, là tổng tài sản đầu tư gồm chi phí văn phòng, lương nhân viên 1 năm, thiết bị. Người đã có visa này trước 16/10/2025 vẫn được áp dụng mức 5 triệu yên cũ khi gia hạn, nhưng chỉ đến hết 16/10/2028.

Có bắt buộc phải thuê nhân viên người Nhật không, hay thuê người Việt khác có được không?

Bắt buộc phải có ít nhất 1 nhân viên thường trực (jokin shokuin), nhưng người này phải thuộc diện Bảng 2: người Nhật, người có vĩnh trú, vợ/chồng người Nhật hoặc người vĩnh trú, hoặc người định cư. Người Việt đang giữ visa lao động thông thường (kỹ năng đặc định, kỹ sư, du học sinh làm thêm...) thuộc diện Bảng 1 và không được tính vào yêu cầu này.

Trình độ tiếng Nhật cần thiết để mở công ty là bao nhiêu?

Người đại diện hoặc nhân viên thường trực phải đạt trình độ tiếng Nhật tương đối, tương đương B2 trở lên theo khung của Bunkacho, xấp xỉ JLPT N2 trở lên. Đây là điều kiện mới áp dụng từ đợt sửa đổi 16/10/2025, nhằm đảm bảo khả năng giao tiếp thực tế với cơ quan thuế, lao động, khách hàng.

Kabushiki kaisha hay goudou kaisha (LLC) rẻ hơn khi thành lập?

Goudou kaisha thường rẻ hơn vì không cần công chứng điều lệ (công chứng điều lệ kabushiki kaisha tốn 30.000-50.000 yên tùy vốn điều lệ). Về đăng ký miễn thuế, kabushiki kaisha tối thiểu 150.000 yên còn goudou kaisha tối thiểu chỉ 60.000 yên (hoặc 75.000/30.000 yên nếu đủ điều kiện ưu đãi giảm thuế đến 31/03/2027).

Hộ kinh doanh cá nhân người Việt có bị ảnh hưởng bởi chế độ Invoice năm 2026 không?

Có. Đặc lệ giảm 20% (2 wari tokurei) dành cho hộ kinh doanh cá nhân mới đăng ký chịu thuế sẽ kết thúc ở kỳ khai thuế 30/09/2026. Từ 2027, chuyển sang đặc lệ 30% khiến thuế tiêu thụ phải nộp tăng khoảng 1,5 lần so với hiện tại, nên cần lên kế hoạch tài chính sớm.

Bài viết dựa trên các thông báo chính thức của Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản (ISA/moj.go.jp) và Cơ quan Thuế Quốc gia (NTA) tính đến 06/07/2026. Các điểm chưa có quyết định chính thức (mức phí dự kiến 2026, mở rộng bảo hiểm xã hội 2029) đã được ghi rõ là thông tin cần theo dõi, không phải quy định đã có hiệu lực.