Năm tài chính ở Nhật bắt đầu từ 1 tháng 4 đến 31 tháng 3 năm sau. Các giấy tờ thuế chính bao gồm Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (Gensen Choshu Hyo) và Tờ khai quyết toán thuế cá nhân (Kakutei Shinkoku Sho), cần thiết cho việc điều chỉnh cuối năm hoặc khai thuế độc lập.
Năm tài chính Nhật Bản và ý nghĩa đối với cá nhân
Khác với nhiều quốc gia sử dụng năm dương lịch làm năm tài chính, Nhật Bản áp dụng năm tài chính bắt đầu từ ngày 1 tháng 4 và kết thúc vào ngày 31 tháng 3 của năm kế tiếp. Đối với cá nhân, đặc biệt là người lao động, việc hiểu rõ chu kỳ này là rất quan trọng để quản lý thu nhập và nghĩa vụ thuế. Mặc dù năm tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp và ngân sách nhà nước, các cá nhân vẫn cần nắm được để biết khi nào các quy định thuế mới có hiệu lực và thời điểm nộp các giấy tờ liên quan. Thuế thu nhập cá nhân và thuế cư trú là hai loại thuế chính mà người Việt tại Nhật Bản cần quan tâm. Thuế thu nhập được tính dựa trên thu nhập từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm, trong khi thuế cư trú được tính dựa trên thu nhập của năm trước đó và thu vào năm hiện tại. Việc quản lý các giấy tờ thuế đúng hạn sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối không đáng có với cơ quan thuế.
Các giấy tờ thuế quan trọng nhất cần biết
Để hoàn thành nghĩa vụ thuế tại Nhật Bản, bạn cần làm quen với một số giấy tờ cơ bản. Việc giữ gìn và hiểu rõ từng loại giấy tờ này sẽ giúp quá trình khai báo thuế của bạn diễn ra suôn sẻ và chính xác.
- Giấy chứng nhận khấu trừ thuế thu nhập (Gensen Choshu Hyo): Đây là giấy tờ quan trọng nhất, do công ty bạn làm việc cấp vào cuối năm hoặc khi bạn nghỉ việc. Nó ghi rõ tổng thu nhập chịu thuế, số tiền thuế thu nhập đã bị khấu trừ, và các khoản khấu trừ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Bạn sẽ nhận được giấy này vào khoảng tháng 12 hoặc tháng 1 hàng năm. Nếu bạn làm việc tại nhiều công ty trong một năm, bạn sẽ nhận được Gensen Choshu Hyo từ mỗi công ty.
- Tờ khai quyết toán thuế cá nhân (Kakutei Shinkoku Sho): Đây là mẫu tờ khai mà bạn sẽ sử dụng để tự khai báo thu nhập và các khoản khấu trừ cho cơ quan thuế (Zeimusho) nếu bạn thuộc diện phải tự khai hoặc muốn được hoàn thuế. Mẫu tờ khai này có thể tải về từ trang web của Cục Thuế Quốc gia Nhật Bản (NTA) hoặc lấy tại các cơ quan thuế.
- Giấy chứng nhận đóng bảo hiểm xã hội (Shakai Hokenryo Kontoribyun): Nếu bạn tham gia bảo hiểm xã hội (Shakai Hoken), công ty sẽ cung cấp thông tin về tổng số tiền đóng trong năm trên Gensen Choshu Hyo. Nếu bạn đóng bảo hiểm y tế quốc dân (Kokumin Kenko Hoken) hoặc nenkin quốc dân (Kokumin Nenkin) tự nguyện, bạn sẽ nhận được giấy chứng nhận riêng để khai khấu trừ.
- Giấy tờ chứng minh các khoản khấu trừ khác: Bao gồm giấy chứng nhận đóng bảo hiểm nhân thọ (Seimei Hokenryo Kojo Shomeisho), giấy chứng nhận đóng góp iDeCo (Individual-type Defined Contribution Pension), hóa đơn chi phí y tế (Iryohi Kojo) nếu vượt ngưỡng quy định, hoặc các giấy tờ chứng minh khoản đóng góp từ thiện.
Điều chỉnh cuối năm (Nenmatsu Chosei) và Quyết toán thuế cá nhân (Kakutei Shinkoku)
Hai khái niệm này thường gây nhầm lẫn nhưng lại có vai trò khác nhau trong hệ thống thuế Nhật Bản. Việc phân biệt rõ ràng sẽ giúp bạn biết mình cần làm gì và khi nào.
- Điều chỉnh cuối năm (Nenmatsu Chosei): Đây là quy trình mà công ty bạn đang làm việc thực hiện thay cho bạn vào cuối mỗi năm (thường là tháng 11 hoặc 12). Mục đích là để điều chỉnh số tiền thuế thu nhập đã tạm khấu trừ hàng tháng cho đúng với số thuế thực tế phải nộp, dựa trên tổng thu nhập và các khoản khấu trừ cơ bản (như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, người phụ thuộc, bảo hiểm nhân thọ). Hầu hết người lao động chỉ cần nộp các giấy tờ liên quan cho phòng kế toán của công ty và không cần tự khai thuế.
- Quyết toán thuế cá nhân (Kakutei Shinkoku): Đây là quá trình bạn tự khai báo thu nhập và các khoản khấu trừ trực tiếp với cơ quan thuế. Thời gian khai thuế thường là từ ngày 16 tháng 2 đến ngày 15 tháng 3 của năm kế tiếp (ví dụ, cho thu nhập năm 2025, bạn sẽ khai vào tháng 2-3 năm 2026).
- Bạn cần tự khai Kakutei Shinkoku trong các trường hợp sau: có thu nhập từ hai nơi trở lên mà tổng thu nhập ngoài công việc chính vượt quá 200.000 yên; có thu nhập từ kinh doanh tự do (freelance), cho thuê nhà, bán cổ phiếu; muốn khai các khoản khấu trừ đặc biệt như chi phí y tế cao (Iryohi Kojo), khấu trừ nhà ở (Jutaku Loan Kojo) lần đầu; hoặc bạn nghỉ việc và chưa tìm được việc mới trước cuối năm, hoặc công ty cũ không thực hiện Nenmatsu Chosei cho bạn.
Những tình huống đặc biệt và lưu ý cho người Việt
Người Việt tại Nhật Bản có thể gặp phải một số tình huống đặc biệt liên quan đến thuế. Nắm rõ các trường hợp này sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn.
- Người có nhiều nguồn thu nhập: Nếu bạn làm thêm hoặc có thu nhập từ các công việc khác ngoài công việc chính, bạn cần thu thập Gensen Choshu Hyo từ tất cả các nơi làm việc. Sau đó, bạn phải tự khai Kakutei Shinkoku để tổng hợp toàn bộ thu nhập và nộp thuế đầy đủ.
- Người có người phụ thuộc ở Việt Nam: Bạn có thể được hưởng khấu trừ người phụ thuộc (Fuyo Kojo) nếu có người thân (cha, mẹ, con cái, vợ/chồng) ở Việt Nam đáp ứng các điều kiện về thu nhập và độ tuổi. Bạn cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh quan hệ (ví dụ: giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn) và chứng từ chứng minh việc chuyển tiền hỗ trợ (ví dụ: hóa đơn chuyển tiền quốc tế) cho người phụ thuộc. Các giấy tờ này cần được dịch thuật công chứng sang tiếng Nhật. Lưu ý rằng từ năm 2024, quy định về độ tuổi người phụ thuộc được khấu trừ đã có sự thay đổi, chỉ áp dụng cho người từ 16 đến 30 tuổi hoặc trên 70 tuổi, trừ một số trường hợp đặc biệt.
- Rời Nhật Bản (Leaving Japan): Nếu bạn dự định rời Nhật Bản vĩnh viễn trước khi kết thúc năm tài chính, bạn có thể cần phải khai thuế trước khi rời đi (Jun Kakutei Shinkoku) hoặc chỉ định một người đại diện nộp thuế (Nozei Kanrinin) để hoàn tất các thủ tục thuế còn lại sau khi bạn đi.
- Sinh viên, thực tập sinh: Thường được công ty hoặc tổ chức hỗ trợ làm Nenmatsu Chosei. Tuy nhiên, nếu có thu nhập ngoài hoặc muốn khai các khoản khấu trừ đặc biệt, bạn vẫn cần tìm hiểu về Kakutei Shinkoku.
Chuẩn bị cho năm tài chính 2026 và các nguồn hỗ trợ
Để đảm bảo quá trình khai báo thuế cho năm tài chính 2026 diễn ra thuận lợi, bạn nên bắt đầu chuẩn bị từ sớm. Luôn giữ lại tất cả các giấy tờ quan trọng như Gensen Choshu Hyo, giấy chứng nhận bảo hiểm, hóa đơn y tế, và các chứng từ chuyển tiền. Sắp xếp chúng theo thứ tự sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian khi cần. Cục Thuế Quốc gia Nhật Bản (NTA) cung cấp hệ thống e-Tax, cho phép bạn khai thuế trực tuyến. Đây là một phương pháp tiện lợi và nhanh chóng. Ngoài ra, bạn có thể tìm kiếm sự hỗ trợ từ cơ quan thuế địa phương (Zeimusho) nơi bạn cư trú. Các Zeimusho thường có các buổi tư vấn miễn phí vào mùa khai thuế. Nếu gặp phải các trường hợp phức tạp, việc tham khảo ý kiến của một chuyên gia tư vấn thuế (Zeirishi) là rất cần thiết. Cuối cùng, hãy thường xuyên kiểm tra thông tin cập nhật từ trang web chính thức của NTA hoặc các cộng đồng người Việt tại Nhật để nắm bắt những thay đổi trong chính sách thuế.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có cần Kakutei Shinkoku nếu công ty đã làm Nenmatsu Chosei cho tôi không?
Thường thì không. Nếu công ty đã thực hiện Nenmatsu Chosei và bạn chỉ có thu nhập từ công việc đó, bạn không cần tự khai Kakutei Shinkoku. Tuy nhiên, nếu bạn có thu nhập từ nguồn khác (ví dụ: làm thêm ngoài, thu nhập cho thuê nhà, bán cổ phiếu) hoặc muốn khai các khoản khấu trừ đặc biệt (như chi phí y tế cao, khấu trừ nhà ở lần đầu), thì bạn vẫn cần tự khai Kakutei Shinkoku.
Tôi phải làm gì nếu bị mất Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (Gensen Choshu Hyo)?
Nếu bạn bị mất Gensen Choshu Hyo, bạn cần liên hệ ngay với phòng kế toán hoặc bộ phận nhân sự của công ty cũ hoặc công ty hiện tại để yêu cầu cấp lại. Theo luật, công ty có nghĩa vụ cấp lại giấy tờ này cho bạn. Bạn nên yêu cầu càng sớm càng tốt, đặc biệt là trước mùa khai thuế.
Có cần khai thuế cho thu nhập từ Việt Nam không?
Nếu bạn được coi là cư dân thuế tại Nhật Bản (thường là người sống ở Nhật trên 1 năm và có địa chỉ cư trú), bạn có nghĩa vụ khai báo và nộp thuế cho thu nhập toàn cầu, bao gồm cả thu nhập từ Việt Nam. Trừ khi có điều ước quốc tế về tránh đánh thuế hai lần giữa Nhật Bản và Việt Nam quy định khác, bạn cần tính toán và khai báo khoản thu nhập này trong Kakutei Shinkoku.
