Năm tài chính ở Nhật Bản thường kéo dài từ ngày 1 tháng 4 đến 31 tháng 3 năm sau. Tuy nhiên, thuế thu nhập cá nhân được tính dựa trên thu nhập của năm dương lịch (1/1 - 31/12) và quyết toán vào đầu năm tiếp theo. Các giấy tờ chính bao gồm phiếu thu nhập (Gensen Choshuhyo), thẻ My Number và các chứng từ chứng minh khoản khấu trừ.
Tổng quan về năm tài chính và hệ thống thuế tại Nhật Bản
Tại Nhật Bản, có hai khái niệm về năm cần phân biệt rõ ràng khi nói đến thuế: năm tài chính (fiscal year) và năm tính thuế thu nhập cá nhân (calendar year for income tax). Năm tài chính của các công ty và chính phủ Nhật Bản thường bắt đầu từ ngày 1 tháng 4 và kết thúc vào ngày 31 tháng 3 năm sau. Ví dụ, năm tài chính 2025 sẽ kéo dài từ 1/4/2025 đến 31/3/2026.
Tuy nhiên, đối với thuế thu nhập cá nhân (所得税 - Shotokuzei) và thuế cư trú (住民税 - Juminzei), thu nhập của bạn được tính dựa trên năm dương lịch, tức là từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12. Do đó, khi nói về 'giấy tờ thuế ở Nhật 2026', chúng ta đang đề cập đến việc quyết toán thuế cho thu nhập phát sinh trong năm 2025, sẽ được thực hiện vào đầu năm 2026. Việc nắm vững nguyên tắc này giúp bạn chuẩn bị và nộp thuế đúng hạn, tránh các rắc rối không đáng có.
Các loại thuế chính và thời điểm quyết toán cho năm 2026
Để hoàn thành nghĩa vụ thuế tại Nhật, người Việt cần chú ý đến hai loại thuế chính dựa trên thu nhập và một số loại thuế khác có thể phát sinh. Thời điểm quyết toán thuế là rất quan trọng để tránh bị phạt hoặc bỏ lỡ các khoản hoàn thuế.
- Thuế thu nhập cá nhân (所得税 - Shotokuzei): Đây là thuế liên bang đánh vào tổng thu nhập của cá nhân. Thu nhập phát sinh trong năm dương lịch 2025 sẽ được quyết toán từ ngày 16 tháng 2 đến ngày 15 tháng 3 năm 2026. Nếu bạn là nhân viên công ty, thông thường công ty sẽ thực hiện quyết toán thuế cuối năm (年末調整 - Nenmatsu Chosei) thay bạn. Tuy nhiên, nếu bạn có thu nhập từ nhiều nguồn, tự kinh doanh, hoặc muốn khai các khoản khấu trừ đặc biệt (như khấu trừ người phụ thuộc ở nước ngoài, khấu trừ y tế), bạn sẽ cần tự làm quyết toán thuế (確定申告 - Kakutei Shinkoku).
- Thuế cư trú (住民税 - Juminzei): Đây là thuế địa phương (cấp tỉnh và cấp thành phố) dựa trên thu nhập của năm trước đó. Thuế cư trú cho năm 2026 sẽ được tính dựa trên thu nhập của bạn trong năm 2025. Không có quy trình quyết toán riêng cho thuế cư trú nếu bạn đã làm quyết toán thuế thu nhập cá nhân hoặc công ty đã làm quyết toán cuối năm. Thông tin thu nhập của bạn sẽ tự động được chuyển đến chính quyền địa phương. Khoản thuế này thường được chia thành 4 kỳ và gửi hóa đơn thanh toán vào tháng 6, tháng 8, tháng 10 và tháng 1 năm sau, hoặc được trừ trực tiếp từ lương hàng tháng nếu bạn là nhân viên công ty.
- Các loại thuế khác: Ngoài ra, còn có thuế tiêu thụ (消費税 - Shohizei) đã được tính vào giá hàng hóa, thuế thừa kế (相続税 - Sozokuzei) hoặc thuế quà tặng (贈与税 - Zoyozei) nếu có phát sinh. Tuy nhiên, đối với đa số người lao động, thuế thu nhập cá nhân và thuế cư trú là hai loại thuế cần quan tâm nhất.
Giấy tờ cần thiết cho việc quyết toán thuế năm 2026
Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ là bước quan trọng nhất để quá trình quyết toán thuế diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là danh sách các giấy tờ cơ bản và một số giấy tờ đặc biệt cần có:
- Phiếu thu nhập (源泉徴収票 - Gensen Choshuhyo): Đây là giấy tờ quan trọng nhất, do công ty cấp vào cuối năm hoặc khi bạn nghỉ việc, tổng hợp toàn bộ thu nhập và các khoản thuế đã khấu trừ trong năm. Bạn sẽ nhận được phiếu này vào khoảng tháng 12 năm 2025 hoặc tháng 1 năm 2026.
- Thẻ My Number (マイナンバーカード - My Number Card) hoặc Thông báo My Number (通知カード - Tsuchi Card): Dùng để xác minh danh tính và mã số cá nhân khi nộp thuế.
- Thẻ cư trú (在留カード - Zairyu Card): Dùng để xác minh danh tính và tình trạng cư trú.
- Sổ ngân hàng hoặc thông tin tài khoản ngân hàng: Để nhận lại tiền hoàn thuế (nếu có).
- Các giấy tờ chứng minh khoản khấu trừ (nếu có):
- Chứng nhận bảo hiểm xã hội (社会保険料控除証明書 - Shakai Hokenryo Kojo Shomeisho): Do cơ quan bảo hiểm cấp, chứng minh các khoản đã đóng cho nenkin và bảo hiểm y tế.
- Chứng nhận bảo hiểm nhân thọ (生命保険料控除証明書 - Seimei Hokenryo Kojo Shomeisho): Do công ty bảo hiểm cấp.
- Hóa đơn chi phí y tế (医療費控除の明細書 - Iryohi Kojo no Meisaisho): Tổng hợp các chi phí y tế vượt quá mức quy định (thường là 100.000 yên hoặc 5% thu nhập).
- Chứng nhận khấu trừ nhà ở (住宅ローン控除証明書 - Jutaku Loan Kojo Shomeisho): Nếu bạn đang trả góp nhà và đủ điều kiện.
- Giấy tờ chứng minh người phụ thuộc ở nước ngoài (扶養控除 - Fuyo Kojo): Bao gồm giấy khai sinh, giấy tờ chứng minh quan hệ (ví dụ: hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn), và đặc biệt là các chứng từ chuyển tiền (送金証明書 - Sokin Shomeisho) chứng minh bạn đã gửi tiền hỗ trợ cho người phụ thuộc đó trong năm. Lưu ý, từ năm 2023, quy định về khấu trừ người phụ thuộc ở nước ngoài đã thay đổi, chỉ áp dụng cho người dưới 30 tuổi hoặc trên 70 tuổi, hoặc người khuyết tật, hoặc sinh viên, đồng thời cần có giấy tờ chứng minh mối quan hệ và chứng từ chuyển tiền.
- Chứng nhận đóng góp Furusato Nozei (ふるさと納税 - Furusato Nozei): Nếu bạn đã tham gia chương trình này.
Quy trình quyết toán thuế (確定申告) và lưu ý cho người Việt
Quyết toán thuế là quá trình bạn tự khai báo thu nhập và tính toán số thuế phải nộp hoặc số tiền được hoàn lại. Đây là một thủ tục quan trọng mà không phải ai cũng cần làm, nhưng nếu bạn thuộc các trường hợp dưới đây, bạn nên tự quyết toán thuế để đảm bảo quyền lợi của mình.
- Ai cần làm quyết toán thuế (確定申告)?
- Người có thu nhập từ nhiều nguồn (ví dụ: làm thêm ngoài công việc chính, thu nhập từ cho thuê nhà, đầu tư).
- Người có thu nhập tự kinh doanh (freelancer, kinh doanh nhỏ).
- Người có tổng thu nhập vượt quá một ngưỡng nhất định (ví dụ, nếu bạn là nhân viên công ty nhưng có thu nhập khác từ 200.000 yên trở lên).
- Người muốn khai các khoản khấu trừ đặc biệt không được công ty xử lý qua quyết toán cuối năm (như khấu trừ y tế, khấu trừ người phụ thuộc ở nước ngoài, khấu trừ Furusato Nozei nếu không dùng One-Stop特例).
- Người nghỉ việc giữa chừng và chưa có việc làm mới, chưa được quyết toán cuối năm.
- Cách thức nộp quyết toán thuế:
- Qua e-Tax (điện tử): Đây là cách tiện lợi nhất, bạn có thể nộp trực tuyến từ nhà bằng máy tính hoặc điện thoại thông minh (cần có thẻ My Number và đầu đọc thẻ hoặc điện thoại có chức năng NFC).
- Gửi qua bưu điện: Điền đầy đủ tờ khai và gửi đến cục thuế địa phương.
- Nộp trực tiếp tại cục thuế (税務署 - Zeimusho): Bạn có thể đến cục thuế gần nhất để được hướng dẫn và nộp trực tiếp. Trong thời gian quyết toán thuế, thường có các bàn hỗ trợ.
- Lưu ý đặc biệt cho người Việt:
- Hiểu rõ các thuật ngữ tiếng Nhật: Việc làm quen với các thuật ngữ thuế cơ bản sẽ giúp bạn đọc hiểu các giấy tờ và hướng dẫn dễ dàng hơn.
- Giữ gìn cẩn thận các chứng từ: Tất cả các hóa đơn, chứng từ liên quan đến thu nhập và chi phí đều cần được giữ lại để làm bằng chứng khi cần.
- Kiểm tra lại thông tin người phụ thuộc: Nếu bạn có người phụ thuộc ở Việt Nam, hãy đảm bảo bạn có đủ giấy tờ chứng minh quan hệ và chứng từ chuyển tiền theo quy định mới nhất của cục thuế Nhật Bản.
- Tìm kiếm sự hỗ trợ: Nếu bạn cảm thấy quá phức tạp, đừng ngần ngại tìm đến các dịch vụ tư vấn thuế (税理士 - Zeirishi) hoặc các trung tâm hỗ trợ người nước ngoài tại địa phương. Nhiều cục thuế cũng có dịch vụ hỗ trợ bằng tiếng Anh hoặc các ngôn ngữ khác.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có cần làm quyết toán thuế (確定申告) không nếu chỉ là nhân viên công ty?
Nếu bạn chỉ là nhân viên công ty và công ty đã thực hiện quyết toán thuế cuối năm (年末調整) cho bạn, đồng thời bạn không có bất kỳ khoản thu nhập nào khác hoặc không muốn khai các khoản khấu trừ đặc biệt (như khấu trừ y tế vượt mức), thì bạn không cần tự làm quyết toán thuế. Tuy nhiên, nếu bạn muốn nhận lại tiền hoàn thuế từ các khoản khấu trừ đặc biệt, bạn vẫn có thể tự làm.
Làm sao để nhận lại tiền thuế đã nộp thừa?
Nếu bạn đã nộp thuế thừa (ví dụ, do các khoản khấu trừ chưa được tính), sau khi hoàn thành quyết toán thuế (確定申告), số tiền thừa sẽ được hoàn trả vào tài khoản ngân hàng mà bạn đã đăng ký trong tờ khai thuế. Quá trình này thường mất vài tuần đến vài tháng sau khi nộp hồ sơ.
Nếu tôi không làm quyết toán thuế thì sao?
Nếu bạn thuộc diện phải làm quyết toán thuế mà không thực hiện, bạn có thể bị phạt vì nộp chậm hoặc khai thiếu thuế. Ngoài ra, bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội nhận lại tiền hoàn thuế từ các khoản khấu trừ mà bạn có quyền được hưởng. Do đó, việc tuân thủ quy định và hoàn thành nghĩa vụ thuế là rất quan trọng.
