My Number (Mã số cá nhân) là số định danh 12 chữ số duy nhất cho mỗi cư dân tại Nhật Bản, dùng để đơn giản hóa các thủ tục hành chính liên quan đến thuế và an sinh xã hội. Bạn sẽ nhận được thông báo số My Number ngay sau khi đăng ký cư trú và có thể làm thẻ vật lý để sử dụng tiện lợi hơn trong nhiều giao dịch quan trọng.
My Number là gì và tại sao quan trọng?
My Number, hay còn gọi là Mã số cá nhân (個人番号 – Kojin Bangō), là một hệ thống định danh toàn quốc được chính phủ Nhật Bản triển khai từ năm 2015. Mỗi cư dân, bao gồm cả người nước ngoài có thẻ cư trú (Zairyu Card), sẽ được cấp một mã số gồm 12 chữ số duy nhất. Mục đích chính của hệ thống này là để hợp lý hóa và tăng cường hiệu quả các thủ tục hành chính về thuế, an sinh xã hội và phòng chống gian lận. Đối với người Việt sinh sống và làm việc tại Nhật, việc hiểu rõ và sở hữu thẻ My Number là vô cùng cần thiết để thực hiện các giao dịch hàng ngày và tuân thủ quy định pháp luật. Thẻ My Number vật lý (個人番号カード – Kojin Bangō Kādo) không chỉ chứa mã số mà còn tích hợp nhiều thông tin cá nhân và chức năng tiện ích khác, biến nó thành một loại giấy tờ tùy thân đa năng.
- Mã số cá nhân (My Number): Một dãy 12 chữ số duy nhất được cấp cho mỗi cá nhân cư trú tại Nhật Bản.
- Thông báo số My Number (通知カード – Tsūchi Kādo): Là giấy thông báo số My Number của bạn, không có ảnh và không dùng làm giấy tờ tùy thân độc lập.
- Thẻ My Number (個人番号カード – Kojin Bangō Kādo): Là thẻ vật lý có ảnh, chứa mã số My Number, tên, địa chỉ, ngày sinh, giới tính và thời hạn sử dụng. Đây là giấy tờ tùy thân chính thức và có giá trị cao nhất tại Nhật.
- Chữ ký điện tử (電子証明書 – Denshi Shōmeisho): Thẻ My Number tích hợp chứng nhận chữ ký điện tử, cho phép thực hiện các thủ tục trực tuyến như khai thuế điện tử (e-Tax).
Quy trình nhận và làm thẻ My Number vật lý
Khi bạn lần đầu đến Nhật Bản và hoàn tất thủ tục đăng ký cư trú tại văn phòng quận/thành phố (shiyakusho/kuyakusho), bạn sẽ nhận được một phong bì chứa "Thông báo số My Number" (Tsūchi Kādo) gửi về địa chỉ cư trú của mình. Đây là bước đầu tiên để có số My Number. Để có thể sử dụng My Number một cách tiện lợi và an toàn nhất, bạn nên làm thẻ My Number vật lý. Quy trình này khá đơn giản và có thể thực hiện theo nhiều cách khác nhau.
- Nhận thông báo số My Number: Sau khi đăng ký cư trú, bạn sẽ nhận được phong bì chứa Tsūchi Kādo và mẫu đơn đăng ký làm thẻ My Number vật lý tại địa chỉ nhà trong khoảng 2-3 tuần.
- Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thẻ My Number vật lý: Bạn cần điền thông tin vào mẫu đơn đăng ký, dán ảnh thẻ (kích thước 3.5cm x 4.5cm, nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất, không đội mũ, không đeo kính râm) và chuẩn bị bản sao giấy tờ tùy thân (ví dụ: thẻ cư trú Zairyu Card).
- Các phương thức đăng ký: Có bốn cách chính để nộp đơn đăng ký làm thẻ My Number vật lý: gửi qua bưu điện, đăng ký trực tuyến qua website hoặc ứng dụng điện thoại, đăng ký qua máy kiosk tại một số văn phòng hành chính hoặc cửa hàng tiện lợi, và nộp trực tiếp tại quầy dịch vụ My Number của văn phòng quận/thành phố.
- Nhận thẻ My Number: Sau khi đăng ký thành công, bạn sẽ nhận được một thông báo (交付通知書 – Kōfu Tsūchi Sho) qua đường bưu điện, mời bạn đến nhận thẻ tại văn phòng quận/thành phố. Khi đi nhận thẻ, bạn cần mang theo thông báo này, thẻ cư trú Zairyu Card, và Tsūchi Kādo (nếu có). Bạn sẽ được yêu cầu đặt mã PIN cho các chức năng của thẻ (4 số cho xác thực người dùng, 6-16 số cho chữ ký điện tử).
Các ứng dụng thực tế và lợi ích của My Number
Thẻ My Number không chỉ là một giấy tờ tùy thân mà còn là chìa khóa để thực hiện nhiều thủ tục hành chính và giao dịch quan trọng tại Nhật Bản. Việc sở hữu và sử dụng thẻ đúng cách sẽ giúp cuộc sống của bạn tại đây trở nên thuận tiện hơn rất nhiều. Đặc biệt, từ năm 2024, chính phủ Nhật Bản đã đẩy mạnh việc tích hợp My Number với hệ thống bảo hiểm y tế, mang lại nhiều lợi ích mới cho người dân.
- Thủ tục hành chính: Cần thiết khi đăng ký chuyển nhà, đăng ký kết hôn, đăng ký khai sinh cho con, hoặc các thủ tục liên quan đến giấy phép lái xe.
- Thuế: Bắt buộc khi khai báo thu nhập hàng năm (確定申告 – Kakutei Shinkoku), nhận hoàn thuế, hoặc các giao dịch liên quan đến thuế thu nhập cá nhân và thuế cư trú.
- An sinh xã hội: Dùng để đăng ký và nhận các khoản trợ cấp từ hệ thống Nenkin (lương hưu), Kokuho (bảo hiểm y tế quốc dân), hoặc khi nộp đơn xin trợ cấp thất nghiệp (失業手当 – Shitsugyō Teate).
- Ngân hàng và tài chính: Nhiều ngân hàng yêu cầu My Number khi mở tài khoản mới, giao dịch chuyển khoản lớn, hoặc khi đầu tư chứng khoán, quỹ tương hỗ.
- Y tế: Từ năm 2024, thẻ My Number có thể được dùng thay thế thẻ bảo hiểm y tế tại các cơ sở khám chữa bệnh có hỗ trợ. Điều này giúp đơn giản hóa thủ tục, truy cập lịch sử khám bệnh và kê đơn thuốc dễ dàng hơn.
- Dịch vụ trực tuyến: Sử dụng chữ ký điện tử trên thẻ My Number để thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến, giảm thiểu thời gian và công sức đi lại.
Bảo mật và những lưu ý quan trọng khi sử dụng My Number
My Number chứa thông tin cá nhân rất nhạy cảm, do đó việc bảo mật là cực kỳ quan trọng. Chính phủ Nhật Bản có những quy định nghiêm ngặt về việc sử dụng và lưu trữ My Number để bảo vệ quyền riêng tư của người dân. Người Việt tại Nhật cần đặc biệt lưu ý các điểm sau để tránh rủi ro bị lạm dụng thông tin.
- Không tiết lộ My Number bừa bãi: Chỉ cung cấp My Number khi được yêu cầu bởi các cơ quan chính phủ, doanh nghiệp có thẩm quyền (ví dụ: công ty bạn làm việc, ngân hàng) và cho các mục đích đã được quy định rõ ràng.
- Cẩn trọng với các yêu cầu lạ: Tuyệt đối không cung cấp My Number qua điện thoại, email hoặc các kênh không chính thức khi có yêu cầu không rõ ràng hoặc đáng ngờ. Chính phủ Nhật Bản sẽ không bao giờ hỏi My Number của bạn qua điện thoại hoặc email.
- Bảo quản thẻ cẩn thận: Giữ thẻ My Number như một giấy tờ tùy thân quan trọng nhất của bạn. Tránh để lộ thông tin trên thẻ cho người khác chụp ảnh hoặc sao chép khi không cần thiết.
- Trường hợp mất thẻ hoặc bị đánh cắp: Ngay lập tức liên hệ với tổng đài My Number (0120-0178-26 hoặc 0570-783-578) để yêu cầu tạm khóa chức năng thẻ và báo cho văn phòng quận/thành phố nơi bạn cư trú để làm thủ tục cấp lại. Việc này giúp ngăn chặn việc lạm dụng thông tin cá nhân của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Người nước ngoài có cần My Number không?
Có, tất cả cư dân tại Nhật Bản, bao gồm cả người nước ngoài có thẻ cư trú (Zairyu Card) và thời gian lưu trú trên 3 tháng, đều được cấp và cần có My Number để thực hiện các thủ tục hành chính, thuế và an sinh xã hội.
Số My Number có hết hạn không? Thẻ My Number thì sao?
Số My Number là vĩnh viễn và không bao giờ hết hạn. Tuy nhiên, thẻ My Number vật lý có thời hạn sử dụng. Đối với người từ 20 tuổi trở lên, thẻ có giá trị trong 10 năm. Đối với người dưới 20 tuổi và người nước ngoài, thời hạn của thẻ sẽ trùng với thời hạn của thẻ cư trú (Zairyu Card), thường là 5 năm hoặc ngắn hơn tùy theo thời gian visa của bạn. Bạn cần làm thủ tục gia hạn trước khi thẻ hết hạn.
Có bắt buộc phải làm thẻ My Number vật lý không?
Không bắt buộc phải làm thẻ My Number vật lý. Bạn vẫn có thể thực hiện các thủ tục hành chính bằng cách sử dụng "Thông báo số My Number" (Tsūchi Kādo) và các giấy tờ tùy thân khác. Tuy nhiên, thẻ My Number vật lý tích hợp nhiều chức năng hơn, có giá trị như một giấy tờ tùy thân chính thức và rất tiện lợi khi làm các thủ tục trực tuyến hoặc tại các cơ sở y tế, ngân hàng.
