My Number là mã số định danh 12 chữ số cấp cho mọi cư dân tại Nhật, dùng trong các thủ tục hành chính về thuế, an sinh xã hội, y tế và nhiều dịch vụ khác. Người mới sang sẽ nhận Thẻ Thông báo My Number qua đường bưu điện sau khi đăng ký địa chỉ tại địa phương, sau đó có thể làm thủ tục để nhận Thẻ My Number vật lý (Kojin Bangō Kādo) với nhiều tiện ích hơn.
My Number là gì và tại sao lại quan trọng?
My Number (マイナンバー), hay còn gọi là Mã số định danh cá nhân, là hệ thống mã số 12 chữ số được Chính phủ Nhật Bản triển khai từ năm 2016. Mã số này được cấp cho tất cả cư dân sinh sống tại Nhật Bản, bao gồm cả công dân Nhật và người nước ngoài có thẻ cư trú (zairyu card), nhằm mục đích đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả quản lý hành chính trong các lĩnh vực thuế, an sinh xã hội và phòng chống thiên tai. Đối với người Việt mới sang Nhật, việc hiểu rõ và có được My Number là bước đầu tiên cực kỳ quan trọng để hòa nhập vào hệ thống hành chính và tận hưởng các quyền lợi cơ bản. My Number giúp các cơ quan chính phủ dễ dàng xác minh danh tính và thông tin của bạn, từ đó xử lý các thủ tục nhanh chóng hơn, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế và hưởng các chính sách phúc lợi xã hội.
Quy trình nhận My Number cho người mới sang Nhật
Khi bạn mới đặt chân đến Nhật Bản và hoàn tất thủ tục đăng ký địa chỉ tại văn phòng hành chính địa phương (shiyakusho/kuyakusho), quy trình nhận My Number sẽ tự động được khởi động. Bạn sẽ không cần phải làm đơn xin cấp My Number ban đầu. Dưới đây là các bước cụ thể:
- Đăng ký địa chỉ cư trú: Trong vòng 14 ngày kể từ khi chuyển đến địa chỉ mới tại Nhật, bạn cần đến văn phòng hành chính địa phương (shiyakusho hoặc kuyakusho) để đăng ký địa chỉ. Khi đó, thông tin của bạn sẽ được nhập vào hệ thống cư trú cơ bản (Jūmin Kihon Daichō).
- Nhận Thẻ Thông báo My Number (Tsūchi Kādo): Khoảng 2-3 tuần sau khi đăng ký địa chỉ, bạn sẽ nhận được một phong bì qua đường bưu điện tại địa chỉ đã đăng ký. Phong bì này chứa Thẻ Thông báo My Number (Tsūchi Kādo), trên đó in 12 chữ số My Number của bạn. Đây là tài liệu chính thức đầu tiên xác nhận My Number của bạn. Kể từ tháng 5 năm 2020, Thẻ Thông báo này không còn được cấp mới, thay vào đó là Giấy chứng nhận My Number (My Number Notification) nhưng chức năng tương tự. Tuy nhiên, nếu bạn đã nhận Thẻ Thông báo trước đó, thẻ vẫn có giá trị sử dụng.
- Làm thủ tục xin cấp Thẻ My Number vật lý (Kojin Bangō Kādo): Thẻ Thông báo chỉ cung cấp mã số của bạn. Để có một thẻ My Number có ảnh, dùng làm thẻ căn cước chính thức và có tích hợp chip IC với nhiều chức năng hơn (như chứng nhận điện tử), bạn cần làm thủ tục xin cấp Thẻ My Number vật lý (Kojin Bangō Kādo).
- Cách thức xin cấp Thẻ My Number vật lý:
- Qua đường bưu điện: Bạn sẽ nhận được một mẫu đơn xin cấp thẻ kèm theo Thẻ Thông báo hoặc Giấy chứng nhận My Number. Điền thông tin, dán ảnh chân dung (kích thước 3.5cm x 4.5cm, nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng) và gửi về địa chỉ được in trên phong bì.
- Trực tuyến: Bạn có thể nộp đơn xin cấp thẻ qua website hoặc ứng dụng điện thoại thông minh bằng cách quét mã QR trên mẫu đơn xin cấp thẻ. Cần tải ảnh chân dung điện tử.
- Tại máy chụp ảnh ID (ID photo booth): Một số máy chụp ảnh ID có chức năng nộp đơn xin cấp thẻ My Number. Bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn trên máy.
- Tại văn phòng hành chính địa phương: Mang theo Thẻ Thông báo My Number, thẻ cư trú (zairyu card) và ảnh chân dung đến quầy phụ trách tại shiyakusho/kuyakusho để được hỗ trợ nộp đơn.
- Nhận Thẻ My Number vật lý: Sau khi nộp đơn, bạn sẽ nhận được một thư thông báo (kofū tsuchisho) qua đường bưu điện, kèm theo hướng dẫn đến nhận thẻ tại văn phòng hành chính địa phương. Khi đi nhận, bạn cần mang theo thư thông báo, thẻ cư trú (zairyu card), và Thẻ Thông báo My Number (nếu có) để hủy bỏ. Bạn sẽ được yêu cầu đặt mật khẩu cho thẻ (gồm 4 số cho các chức năng cơ bản và một mật khẩu phức tạp hơn cho chứng nhận điện tử). Thời gian từ khi nộp đơn đến khi nhận thẻ thường mất khoảng 1-2 tháng.
Ứng dụng thực tế của My Number trong cuộc sống tại Nhật
Thẻ My Number vật lý (Kojin Bangō Kādo) không chỉ là một mã số mà còn là một công cụ đa năng, giúp bạn thực hiện nhiều thủ tục hành chính một cách thuận tiện hơn. Dưới đây là các ứng dụng chính:
- Xác minh danh tính: Thẻ My Number vật lý là một giấy tờ tùy thân hợp lệ, có thể dùng thay thế hộ chiếu hoặc thẻ cư trú trong nhiều trường hợp cần xác minh danh tính (ví dụ: mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng điện thoại, thuê nhà).
- Thủ tục thuế: My Number được sử dụng trong các tờ khai thuế thu nhập cá nhân (kakutei shinkoku), thuế cư trú (jūminzei) và các giao dịch liên quan đến thuế khác. Các công ty cũng yêu cầu My Number của nhân viên để báo cáo thuế.
- An sinh xã hội: Dùng trong các thủ tục liên quan đến bảo hiểm y tế quốc dân (kokumin kenkō hoken), bảo hiểm lương hưu quốc dân (kokumin nenkin), bảo hiểm việc làm (koyō hoken) và các khoản trợ cấp xã hội khác.
- Mở tài khoản ngân hàng/chứng khoán: Hầu hết các ngân hàng và công ty chứng khoán tại Nhật Bản đều yêu cầu cung cấp My Number khi mở tài khoản mới để tuân thủ quy định về chống rửa tiền và báo cáo thuế.
- Các dịch vụ công trực tuyến: Thẻ My Number vật lý tích hợp chứng nhận điện tử, cho phép bạn truy cập và sử dụng các dịch vụ công trực tuyến như nộp thuế điện tử (e-Tax) hoặc xin cấp một số giấy tờ hành chính từ máy in đa năng tại konbini.
- Hỗ trợ thiên tai: Trong trường hợp thiên tai, My Number có thể giúp chính quyền địa phương nhanh chóng xác định và cung cấp hỗ trợ cho người dân bị ảnh hưởng.
Bảo mật và những lưu ý quan trọng
My Number là thông tin cá nhân rất nhạy cảm, do đó việc bảo mật là vô cùng quan trọng. Bạn cần lưu ý những điều sau:
- Tuyệt đối không tiết lộ My Number một cách tùy tiện: Chỉ cung cấp My Number khi được yêu cầu bởi các cơ quan chính phủ, nhà tuyển dụng, ngân hàng hoặc các tổ chức được pháp luật cho phép. Không cung cấp cho người lạ hoặc qua điện thoại/email không xác định.
- Giữ gìn Thẻ My Number cẩn thận: Coi My Number Card như hộ chiếu hoặc thẻ cư trú của bạn. Tránh làm mất, làm hỏng.
- Báo cáo ngay khi mất hoặc bị đánh cắp: Nếu Thẻ My Number vật lý của bạn bị mất hoặc đánh cắp, hãy liên hệ ngay với đường dây nóng My Number (0120-95-0178) và văn phòng hành chính địa phương để đình chỉ thẻ và làm thủ tục cấp lại.
- Thời hạn sử dụng của Thẻ My Number vật lý: Đối với người nước ngoài, thời hạn hiệu lực của Thẻ My Number vật lý thường trùng với thời hạn hiệu lực của thẻ cư trú (zairyu card). Khi gia hạn thẻ cư trú, bạn cũng cần làm thủ tục cập nhật thông tin trên Thẻ My Number tại văn phòng hành chính địa phương.
- Phân biệt Thẻ Thông báo và Thẻ My Number vật lý: Thẻ Thông báo (hoặc Giấy chứng nhận My Number) chỉ có giá trị thông báo mã số, không có ảnh và không dùng làm giấy tờ tùy thân chính thức. Thẻ My Number vật lý (Kojin Bangō Kādo) mới là thẻ căn cước có ảnh và tích hợp nhiều chức năng.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có cần My Number ngay lập tức khi mới đến Nhật không?
Không nhất thiết phải có ngay lập tức. My Number sẽ tự động được cấp sau khi bạn đăng ký địa chỉ cư trú. Tuy nhiên, bạn sẽ cần My Number khi bắt đầu đi làm, mở tài khoản ngân hàng hoặc thực hiện các thủ tục an sinh xã hội. Vì vậy, hãy đảm bảo bạn nhận được Thẻ Thông báo My Number và cân nhắc làm Thẻ My Number vật lý càng sớm càng tốt để thuận tiện cho cuộc sống.
Nếu tôi làm mất Thẻ My Number vật lý thì sao?
Nếu làm mất Thẻ My Number vật lý, bạn cần ngay lập tức gọi đến đường dây nóng My Number (0120-95-0178, hỗ trợ tiếng Việt) để yêu cầu tạm khóa thẻ. Sau đó, đến đồn cảnh sát gần nhất để trình báo mất mát và nhận giấy chứng nhận mất đồ. Cuối cùng, mang giấy chứng nhận này cùng các giấy tờ tùy thân khác đến văn phòng hành chính địa phương để làm thủ tục xin cấp lại thẻ mới. Việc cấp lại thẻ sẽ mất một khoản phí và thời gian chờ đợi.
Thẻ Thông báo My Number và Thẻ My Number vật lý có gì khác nhau?
Thẻ Thông báo My Number (Tsūchi Kādo) là một tài liệu giấy chỉ in mã số My Number của bạn và không có ảnh. Nó chỉ dùng để thông báo mã số và không có giá trị làm giấy tờ tùy thân. Thẻ My Number vật lý (Kojin Bangō Kādo) là một thẻ nhựa có ảnh, tích hợp chip IC và có giá trị làm giấy tờ tùy thân chính thức, có thể dùng để xác minh danh tính, truy cập dịch vụ công trực tuyến và nhiều chức năng khác. Kể từ tháng 5 năm 2020, Thẻ Thông báo không còn được cấp mới, thay vào đó là Giấy chứng nhận My Number, nhưng chức năng vẫn tương tự.
