Khai thuế (確定申告) ở Nhật Bản thường dành cho những người có thu nhập không thuộc diện khấu trừ tại nguồn hoặc có nhiều nguồn thu nhập. Bạn cần chuẩn bị các giấy tờ như phiếu thu nhập (Gensen Choshuhyo), chứng từ chi phí, và giấy tờ tùy thân. Hạn chót khai thuế thường là giữa tháng 3 hàng năm cho thu nhập của năm trước đó.
Ai cần khai thuế (確定申告) ở Nhật Bản?
Khai thuế thu nhập cá nhân, hay còn gọi là Kakutei Shinkoku (確定申告), là một nghĩa vụ tài chính quan trọng tại Nhật Bản. Đối với nhiều người làm công ăn lương, công ty sẽ thực hiện điều chỉnh thuế cuối năm (年末調整 – Nenmatsu Chousei) và bạn không cần phải tự khai thuế. Tuy nhiên, có một số trường hợp cụ thể mà người Việt tại Nhật cần phải tự mình thực hiện thủ tục này. Việc nắm rõ các trường hợp này giúp bạn tuân thủ pháp luật và tránh những rắc rối không đáng có.
- Người có tổng thu nhập từ lương vượt quá 20 triệu yên trong năm.
- Người có thu nhập từ lương nhưng có thêm các nguồn thu nhập khác (ví dụ: thu nhập từ kinh doanh cá nhân, cho thuê nhà, làm thêm tự do) mà tổng số tiền vượt quá 200.000 yên/năm.
- Người làm việc cho nhiều công ty trong một năm và không được công ty cuối cùng thực hiện Nenmatsu Chousei.
- Người có thu nhập từ kinh doanh cá nhân, làm nghề tự do (freelancer), hoặc có thu nhập từ nông nghiệp, cho thuê bất động sản.
- Người muốn yêu cầu hoàn thuế (還付申告 – Kanpu Shinkoku) cho các khoản khấu trừ đặc biệt như chi phí y tế lớn (医療費控除 – Iryohi Kojo), đóng góp Furusato Nozei (ふるさと納税), đóng bảo hiểm nhân thọ (生命保険料控除 – Seimei Hokenryo Kojo), hoặc đóng góp iDeCo (確定拠出年金).
- Người nước ngoài rời Nhật Bản giữa chừng trong năm mà chưa được công ty thực hiện Nenmatsu Chousei.
- Người nhận lương từ nước ngoài trong một số trường hợp cụ thể theo quy định thuế của Nhật Bản.
Các giấy tờ cần chuẩn bị cho kỳ khai thuế 2026 (thu nhập năm 2025)
Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ là bước quan trọng nhất để quá trình khai thuế diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là danh sách các loại giấy tờ bạn cần tập hợp, tùy thuộc vào tình hình thu nhập và các khoản chi phí của mình.
- Phiếu khấu trừ thuế thu nhập (源泉徴収票 – Gensen Choshuhyo): Đây là giấy tờ quan trọng nhất, do công ty bạn làm việc cấp, thể hiện tổng thu nhập và số thuế đã đóng trong năm. Nếu làm nhiều công ty, bạn cần thu thập từ tất cả các công ty.
- Giấy tờ chứng minh thu nhập khác (nếu có): Hợp đồng lao động, sao kê ngân hàng, hóa đơn thu tiền đối với các khoản thu nhập từ kinh doanh cá nhân, làm thêm tự do hoặc cho thuê.
- Thẻ My Number (マイナンバーカード) hoặc Giấy thông báo My Number (通知カード) và giấy tờ tùy thân (Thẻ cư trú Zairyu Card, hộ chiếu).
- Sổ ngân hàng hoặc thông tin tài khoản ngân hàng: Để nhận tiền hoàn thuế (還付金) nếu bạn được hoàn lại.
- Chứng từ chi phí y tế (医療費控除): Hóa đơn khám chữa bệnh, mua thuốc, chi phí đi lại đến bệnh viện (nếu vượt ngưỡng quy định).
- Chứng từ đóng bảo hiểm: Giấy chứng nhận đóng bảo hiểm nhân thọ (生命保険料控除), bảo hiểm động đất (地震保険料控除) từ các công ty bảo hiểm.
- Chứng từ đóng góp Furusato Nozei (ふるさと納税): Giấy xác nhận đóng góp từ các địa phương bạn đã ủng hộ.
- Chứng từ đóng góp iDeCo (確定拠出年金): Giấy chứng nhận từ tổ chức quản lý quỹ.
- Giấy tờ chứng minh các khoản khấu trừ khác: Ví dụ, giấy tờ chứng minh người phụ thuộc (扶養控除 – Fuyo Kojo) ở Việt Nam (giấy khai sinh, giấy chứng nhận quan hệ gia đình, chứng minh thư, giấy chứng nhận thu nhập của người phụ thuộc, giấy chứng nhận chuyển tiền).
- Các chứng từ liên quan đến thu nhập từ kinh doanh: Sổ sách kế toán, hóa đơn chi phí, hóa đơn bán hàng nếu bạn có thu nhập từ kinh doanh cá nhân.
Quy trình khai thuế (確定申告) và thời hạn
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, bạn cần nắm rõ quy trình và thời hạn khai thuế để hoàn thành nghĩa vụ của mình. Kỳ khai thuế 2026 sẽ áp dụng cho thu nhập phát sinh trong năm dương lịch 2025.
- Thời hạn khai thuế: Thông thường, thời gian khai thuế thu nhập cá nhân là từ ngày 16 tháng 2 đến ngày 15 tháng 3 hàng năm. Đối với việc yêu cầu hoàn thuế (Kanpu Shinkoku), bạn có thể nộp bất cứ lúc nào trong vòng 5 năm kể từ ngày 1 tháng 1 của năm tiếp theo năm phát sinh thu nhập.
- Phương pháp khai thuế:
- Khai thuế trực tuyến (e-Tax): Đây là phương pháp được khuyến khích vì sự tiện lợi. Bạn có thể sử dụng máy tính có đầu đọc thẻ My Number hoặc điện thoại thông minh có chức năng đọc thẻ để truy cập trang web của Cục Thuế Quốc gia Nhật Bản (国税庁) và điền tờ khai. Hệ thống sẽ tự động tính toán số thuế phải nộp hoặc số tiền được hoàn.
- Gửi qua đường bưu điện: Bạn có thể điền tờ khai thủ công hoặc in từ phần mềm hỗ trợ, sau đó gửi đến cục thuế (税務署 – Zeimusho) địa phương qua đường bưu điện.
- Nộp trực tiếp tại cục thuế: Đến cục thuế gần nhất để được hướng dẫn và nộp hồ sơ. Trong mùa khai thuế, các cục thuế thường có bàn hỗ trợ điền tờ khai.
- Các bước cơ bản:
- Thu thập và sắp xếp tất cả giấy tờ cần thiết.
- Truy cập trang web e-Tax hoặc lấy mẫu tờ khai tại cục thuế.
- Điền thông tin thu nhập, chi phí và các khoản khấu trừ vào tờ khai. Sử dụng phần mềm e-Tax sẽ giúp bạn tính toán tự động.
- Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã điền để đảm bảo chính xác.
- Nộp tờ khai và các chứng từ liên quan (bản gốc hoặc bản sao tùy theo yêu cầu).
- Nếu có số thuế phải nộp, bạn sẽ nhận được thông báo và cần thanh toán trước thời hạn. Nếu được hoàn thuế, tiền sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng đã đăng ký.
Lưu ý quan trọng cho người Việt tại Nhật
Để quá trình khai thuế diễn ra thuận lợi và hiệu quả, người Việt tại Nhật cần lưu ý một số điểm đặc biệt. Việc hiểu rõ các quy định và tận dụng các khoản khấu trừ có thể giúp bạn tối ưu hóa số thuế phải nộp.
- Ngôn ngữ: Hầu hết các tài liệu và hệ thống khai thuế trực tuyến đều bằng tiếng Nhật. Nếu bạn không tự tin về khả năng tiếng Nhật, hãy tìm sự trợ giúp từ người có kinh nghiệm, bạn bè, hoặc các dịch vụ tư vấn thuế chuyên nghiệp.
- Hỗ trợ tại cục thuế: Các cục thuế thường có dịch vụ hỗ trợ điền tờ khai trong mùa khai thuế. Tuy nhiên, có thể rất đông đúc và nhân viên hỗ trợ thường chỉ nói tiếng Nhật.
- Hoàn thuế (還付金): Nếu bạn được hoàn thuế, tiền sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng bạn đã đăng ký trong tờ khai. Thời gian nhận tiền hoàn thuế thường là khoảng 1-2 tháng sau khi nộp hồ sơ.
- Thuế cư trú (住民税 – Juminzei): Thông tin từ tờ khai thuế thu nhập cá nhân của bạn sẽ được cục thuế chuyển cho chính quyền địa phương để tính thuế cư trú. Bạn sẽ nhận được thông báo về thuế cư trú riêng vào khoảng tháng 5-6 hàng năm.
- Giữ gìn chứng từ: Luôn giữ lại bản sao của tờ khai thuế đã nộp và tất cả các chứng từ gốc (hóa đơn, giấy chứng nhận) trong ít nhất 5-7 năm để đề phòng trường hợp cần kiểm tra hoặc đối chiếu.
- Tận dụng các khoản khấu trừ: Nhiều người Việt có thể bỏ lỡ các khoản khấu trừ quan trọng như chi phí y tế lớn, đóng bảo hiểm nhân thọ, hoặc các khoản đóng góp cho người phụ thuộc ở Việt Nam (nếu đủ điều kiện). Hãy tìm hiểu kỹ để đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ quyền lợi nào.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có cần khai thuế nếu công ty đã làm Nenmatsu Chousei (điều chỉnh cuối năm) cho tôi không?
Nếu công ty bạn đã thực hiện Nenmatsu Chousei đầy đủ và bạn chỉ có thu nhập từ một nguồn duy nhất (công ty đó), đồng thời không có các khoản khấu trừ đặc biệt như chi phí y tế lớn, thì bạn thường không cần phải tự khai thuế. Tuy nhiên, nếu bạn muốn yêu cầu hoàn thuế cho các khoản khấu trừ không được tính trong Nenmatsu Chousei, bạn vẫn có thể khai thuế.
Nếu tôi không khai thuế đúng hạn thì sẽ bị phạt như thế nào?
Nếu bạn không khai thuế đúng hạn mà có số thuế phải nộp, bạn có thể bị áp dụng các khoản phạt chậm nộp (延滞税 – entaizei) và phạt khai thiếu (過少申告加算税 – kasho shinkoku kasanzei). Nếu bạn cố tình trốn thuế, mức phạt sẽ nghiêm trọng hơn. Tốt nhất là nên khai thuế đúng thời hạn hoặc liên hệ cục thuế để xin gia hạn nếu có lý do chính đáng.
Khai thuế có giúp tôi được hoàn tiền không?
Có, trong nhiều trường hợp. Nếu bạn có các khoản chi phí được khấu trừ thuế (như chi phí y tế lớn, đóng bảo hiểm nhân thọ, đóng góp Furusato Nozei) mà chưa được tính vào thuế đã nộp, hoặc nếu bạn đã nộp thừa thuế trong năm, việc khai thuế sẽ giúp bạn nhận lại phần tiền thừa đó dưới dạng hoàn thuế (還付金).
