Kakutei Shinkoku là thủ tục khai báo thu nhập và thuế cá nhân tại Nhật Bản, thường diễn ra từ 16/2 đến 15/3 hàng năm cho thu nhập của năm trước (ví dụ, thu nhập năm 2026 sẽ khai vào đầu năm 2027). Các đối tượng như người làm tự do, có nhiều nguồn thu nhập, hoặc muốn yêu cầu giảm trừ đặc biệt cần thực hiện. Hồ sơ nộp trực tiếp tại Zeimusho, qua bưu điện hoặc tiện lợi nhất là qua hệ thống e-Tax.
Kakutei Shinkoku là gì và ai cần khai thuế?
Kakutei Shinkoku (確定申告) là thủ tục khai báo thu nhập và tính toán số thuế thu nhập cá nhân (所得税) và thuế cư trú (住民税) mà một cá nhân phải nộp cho chính phủ Nhật Bản. Thông qua thủ tục này, người nộp thuế sẽ khai báo tổng thu nhập, các khoản chi phí được khấu trừ, các khoản giảm trừ thuế để xác định số thuế cuối cùng. Nếu số thuế đã tạm nộp trong năm (qua khấu trừ tại nguồn) nhiều hơn số thuế thực tế phải nộp, bạn sẽ được hoàn lại phần chênh lệch. Ngược lại, nếu số thuế tạm nộp ít hơn, bạn sẽ phải nộp bổ sung. Đây là một nghĩa vụ quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong hệ thống thuế Nhật Bản.
Không phải ai cũng cần khai Kakutei Shinkoku. Đối tượng chính cần thực hiện thủ tục này bao gồm:
Người làm tự do (freelancer), chủ doanh nghiệp cá nhân (個人事業主) hoặc người có thu nhập từ kinh doanh.
Người có nhiều nguồn thu nhập, ví dụ vừa làm công ăn lương vừa làm thêm bên ngoài mà tổng thu nhập từ nguồn phụ vượt quá 200.000 yên.
Người có tổng thu nhập hàng năm vượt quá mức quy định nhưng không được công ty thực hiện điều chỉnh cuối năm (年末調整 - Nenmatsu Chosei).
Người muốn yêu cầu các khoản giảm trừ đặc biệt không được xử lý qua Nenmatsu Chosei, chẳng hạn như giảm trừ chi phí y tế (医療費控除 - Iryohi Kojo), giảm trừ cho khoản vay mua nhà (住宅ローン控除 - Jutaku Loan Kojo) cho năm đầu tiên, hoặc giảm trừ cho các khoản đóng góp từ thiện (ví dụ Furusato Nozei) mà chưa được hoàn thiện qua hình thức One-Stop 특례.
Người đã nghỉ việc giữa chừng trong năm và chưa tìm được công việc mới, hoặc người có thu nhập từ tiền thuê nhà, tiền lãi, cổ tức không thuộc diện khấu trừ tại nguồn.
Thời gian, địa điểm và các giấy tờ thiết yếu
Thời gian khai thuế Kakutei Shinkoku thường diễn ra hàng năm từ ngày 16 tháng 2 đến ngày 15 tháng 3, áp dụng cho thu nhập phát sinh trong năm dương lịch trước đó (tức là thu nhập từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 của năm trước). Ví dụ, nếu bạn khai thuế cho thu nhập năm 2026, bạn sẽ thực hiện thủ tục này vào khoảng thời gian từ 16/2 đến 15/3 năm 2027. Đối với việc hoàn thuế, bạn có thể nộp hồ sơ sớm hơn, thường là từ đầu tháng 1.
Bạn có thể nộp hồ sơ tại cơ quan thuế địa phương (税務署 - Zeimusho) nơi bạn cư trú, gửi qua đường bưu điện, hoặc tiện lợi và được khuyến khích nhất là thông qua hệ thống khai thuế điện tử e-Tax. Các Zeimusho thường có bàn hướng dẫn và hỗ trợ điền hồ sơ trong mùa khai thuế.
Để chuẩn bị cho Kakutei Shinkoku, bạn cần tập hợp các giấy tờ sau:
- Giấy tờ chứng minh thu nhập: Phiếu khấu trừ thuế thu nhập (源泉徴収票 - Gensen Choshu Hyo) từ tất cả các công ty bạn đã làm việc trong năm. Đối với người làm tự do, cần có sổ sách ghi chép thu nhập và chi phí.
- Giấy tờ chứng minh các khoản giảm trừ xã hội: Giấy xác nhận đóng bảo hiểm y tế quốc dân (国民健康保険料 - Kokumin Kenko Hokenryo), bảo hiểm lương hưu quốc dân (国民年金保険料 - Kokumin Nenkin Hokenryo).
- Giấy tờ chứng minh các khoản giảm trừ bảo hiểm: Giấy xác nhận đóng bảo hiểm nhân thọ (生命保険料控除証明書 - Seimei Hokenryo Kojo Shomeisho), bảo hiểm động đất (地震保険料控除証明書 - Jishin Hokenryo Kojo Shomeisho).
- Giấy tờ chứng minh chi phí y tế: Biên lai hoặc bảng kê chi phí y tế (医療費控除の明細書 - Iryohi Kojo no Meisaisho) nếu tổng chi phí y tế của gia đình vượt quá 100.000 yên (hoặc 5% tổng thu nhập nếu thu nhập dưới 2 triệu yên).
- Giấy tờ chứng minh đóng góp từ thiện: Giấy xác nhận đóng góp từ các tổ chức, đặc biệt là giấy xác nhận từ Furusato Nozei (寄付金受領証明書 - Kifukin Juryo Shomeisho).
- Giấy tờ liên quan đến giảm trừ người phụ thuộc: Giấy tờ chứng minh mối quan hệ (ví dụ: bản sao hộ khẩu, giấy khai sinh) và giấy tờ chứng minh chuyển tiền hỗ trợ (送金証明書 - Sokin Shomeisho) nếu người phụ thuộc ở nước ngoài.
- Thẻ My Number (マイナンバーカード) hoặc giấy báo số My Number (通知カード - Tsuchi Card) và giấy tờ tùy thân có ảnh (ví dụ: thẻ cư trú Zairyu Card).
- Thông tin tài khoản ngân hàng để nhận tiền hoàn thuế (nếu có).
Hướng dẫn các bước nộp hồ sơ khai thuế
Việc nộp hồ sơ Kakutei Shinkoku có thể được thực hiện theo nhiều cách, mỗi cách có ưu và nhược điểm riêng. Bạn nên chọn phương pháp phù hợp nhất với điều kiện của mình:
1. Nộp trực tuyến qua e-Tax: Đây là phương pháp được chính phủ Nhật Bản khuyến khích nhất vì sự tiện lợi và nhanh chóng. Bạn có thể truy cập trang web của Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản (国税庁 - Kokuzeicho) để sử dụng hệ thống e-Tax. Để sử dụng e-Tax, bạn cần có thẻ My Number và một đầu đọc thẻ My Number (hoặc điện thoại thông minh có chức năng NFC và ứng dụng tương thích). Hệ thống sẽ hướng dẫn bạn từng bước điền thông tin thu nhập, các khoản giảm trừ và tính toán số thuế. Sau khi hoàn tất, bạn chỉ cần gửi hồ sơ điện tử.
2. Nộp trực tiếp tại Zeimusho: Bạn có thể đến Zeimusho gần nhất để nhận các mẫu đơn khai thuế và điền thông tin. Trong mùa khai thuế, các Zeimusho thường có các quầy hỗ trợ, nơi nhân viên thuế có thể giúp bạn điền đơn và giải đáp thắc mắc. Đây là lựa chọn tốt nếu bạn cảm thấy khó khăn với việc điền hồ sơ trực tuyến hoặc cần sự hỗ trợ trực tiếp.
3. Nộp qua đường bưu điện: Sau khi điền đầy đủ các mẫu đơn khai thuế và đính kèm các giấy tờ cần thiết, bạn có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến Zeimusho quản lý khu vực bạn cư trú. Hãy đảm bảo gửi bằng thư bảo đảm (簡易書留 - Kani Kakitome) để có bằng chứng đã gửi.
Sau khi nộp hồ sơ, nếu bạn được hoàn thuế, số tiền sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng bạn đã đăng ký trong vòng vài tuần đến vài tháng. Nếu bạn phải nộp thêm thuế, bạn sẽ nhận được thông báo và có thể thanh toán qua ngân hàng, konbini hoặc thẻ tín dụng.
Những lưu ý đặc biệt cho cộng đồng người Việt
Khi thực hiện Kakutei Shinkoku tại Nhật Bản, người Việt cần lưu ý một số điểm đặc biệt để tránh sai sót và tận dụng tối đa các quyền lợi về thuế:
Giảm trừ người phụ thuộc ở Việt Nam: Nhiều người Việt tại Nhật gửi tiền về hỗ trợ gia đình ở quê nhà. Bạn có thể yêu cầu giảm trừ cho người phụ thuộc (扶養控除 - Fuyo Kojo) nếu đáp ứng các điều kiện về thu nhập của người phụ thuộc và mối quan hệ. Điều quan trọng là phải có bằng chứng chuyển tiền hợp lệ (送金証明書 - Sokin Shomeisho) từ ngân hàng hoặc các dịch vụ chuyển tiền quốc tế, cùng với các giấy tờ chứng minh mối quan hệ (ví dụ: bản sao hộ khẩu, giấy khai sinh có công chứng dịch thuật). Lưu ý rằng từ năm 2024, quy định về giảm trừ người phụ thuộc ở nước ngoài đã thay đổi, chỉ áp dụng cho người dưới 30 tuổi hoặc trên 70 tuổi, hoặc người khuyết tật.
Ngôn ngữ: Ngôn ngữ chính thức cho các thủ tục thuế là tiếng Nhật. Nếu bạn không tự tin về khả năng tiếng Nhật của mình, hãy tìm kiếm sự hỗ trợ. Một số Zeimusho lớn có thể có nhân viên hỗ trợ bằng tiếng Anh hoặc cung cấp dịch vụ phiên dịch. Bạn cũng có thể nhờ bạn bè, người thân có kinh nghiệm hoặc tìm đến các chuyên gia tư vấn thuế (税理士 - Zeirishi) người Việt hoặc có kinh nghiệm làm việc với người nước ngoài.
Kiểm tra kỹ thông tin: Sai sót trong việc điền số liệu hoặc thiếu giấy tờ có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, chậm trễ trong việc hoàn thuế hoặc thậm chí là bị phạt. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các con số trên Gensen Choshu Hyo và các giấy tờ khác trước khi nộp.
Lưu giữ hồ sơ: Hãy giữ tất cả các bản gốc của giấy tờ liên quan đến thu nhập và chi phí trong ít nhất 7 năm. Đây là quy định bắt buộc và cần thiết trong trường hợp cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra hoặc bạn cần tham khảo lại trong tương lai.
Câu hỏi thường gặp
Nếu tôi chỉ làm một công việc lương cố định, có cần khai Kakutei Shinkoku không?
Thông thường, nếu bạn chỉ làm một công việc lương cố định và công ty đã thực hiện điều chỉnh cuối năm (年末調整 - Nenmatsu Chosei) cho bạn, bạn không cần phải tự khai Kakutei Shinkoku. Công ty của bạn đã xử lý việc tính toán và nộp thuế thay bạn. Tuy nhiên, bạn vẫn cần khai nếu muốn yêu cầu các khoản giảm trừ đặc biệt như giảm trừ chi phí y tế lớn, giảm trừ khoản vay mua nhà năm đầu tiên, hoặc giảm trừ cho các khoản đóng góp từ thiện mà công ty không xử lý.
Tôi có thể yêu cầu giảm trừ cho người thân ở Việt Nam không?
Có, bạn có thể yêu cầu giảm trừ cho người thân ở Việt Nam (扶養控除 - Fuyo Kojo) nếu họ đáp ứng các điều kiện về thu nhập và bạn có bằng chứng chuyển tiền hỗ trợ. Từ năm 2024, quy định đã thắt chặt hơn, chỉ áp dụng cho người phụ thuộc dưới 30 tuổi hoặc trên 70 tuổi, hoặc người khuyết tật. Bạn cần có giấy tờ chứng minh mối quan hệ (như bản sao hộ khẩu, giấy khai sinh đã dịch công chứng) và bằng chứng chuyển tiền hợp lệ (送金証明書 - Sokin Shomeisho) từ ngân hàng hoặc dịch vụ chuyển tiền quốc tế.
Nếu tôi nộp muộn hoặc khai sai thì sẽ bị phạt như thế nào?
Nếu bạn nộp hồ sơ Kakutei Shinkoku muộn hoặc khai sai dẫn đến việc nộp thiếu thuế, bạn có thể phải chịu các khoản phạt. Các hình phạt phổ biến bao gồm phạt chậm nộp (延滞税 - Enzeizei) và phạt khai thiếu (過少申告加算税 - Kasho Shinkoku Kasanzei). Trong trường hợp khai gian lận, mức phạt có thể nghiêm trọng hơn (重加算税 - Jukasanzei). Do đó, việc nộp đúng hạn và khai báo chính xác là rất quan trọng để tránh những rắc rối không đáng có.
