Xin phép xây dựng (Kakunin Shinsei) là bước không thể bỏ qua trước khi khởi công bất kỳ căn nhà nào tại Nhật — kể cả nhà gỗ 2 tầng cho gia đình nhỏ. Nhiều người Việt đang xây nhà hoặc sửa nhà tại Nhật chỉ biết đến thủ tục này qua lời công ty thi công nói miệng, không rõ hồ sơ gồm gì, ai đứng tên, mất bao lâu và tốn bao nhiêu tiền.
Vấn đề là quy định vừa thay đổi lớn từ 01/04/2025: nhà gỗ 2 tầng trên 200m² giờ phải nộp thêm bản tính kết cấu, và mọi nhà xây mới đều phải đạt chuẩn tiết kiệm năng lượng — điều chưa từng bắt buộc với nhà ở quy mô nhỏ trước đây. Nếu hợp đồng xây nhà của bạn khởi công sau mốc này, các mục hồ sơ, chi phí, thời gian chờ đều bị ảnh hưởng trực tiếp.
Bài viết dưới đây giải thích rõ quy định đang áp dụng tại thời điểm 06/07/2026, quy trình nộp hồ sơ từng bước, bảng lệ phí tham khảo tại Tokyo, và những lỗi người Việt hay gặp khi làm việc với kiến trúc sư hoặc công ty thi công.
Tóm tắt nhanh
- Từ 01/04/2025, nhà gỗ 2 tầng trên 200m² (shin-2-gou) bắt buộc nộp bản tính kết cấu (kouzou keisan-sho) khi xin xác nhận xây dựng — không còn được miễn như trước theo chế độ '4号特例'
- Toàn bộ nhà ở xây mới, kể cả nhà gỗ 1-2 tầng quy mô nhỏ, lần đầu tiên bắt buộc đạt tiêu chuẩn tiết kiệm năng lượng (shou-ene kijun) từ 01/04/2025
- Mốc áp dụng là NGÀY KHỞI CÔNG (chakkou) chứ không phải ngày nộp hồ sơ — công trình khởi công từ 01/04/2025 phải theo luật mới dù hồ sơ đã hoàn tất trước đó
- Lệ phí tại Tokyo cho nhà gỗ 100-200m²: khoảng 44.000 yên gồm 3 khoản (nộp hồ sơ, kiểm tra giữa kỳ, kiểm tra hoàn công)
- Thời gian chờ có thể lên tới 70 ngày nếu công trình phải qua thẩm định phù hợp tiêu chuẩn tiết kiệm năng lượng, thay vì 35 ngày thông thường
- Chủ nhà người Việt vẫn phải đứng tên kenchikunushi (chủ đầu tư) trên hồ sơ dù kiến trúc sư hoặc công ty thi công đại diện nộp
Xác nhận xây dựng (Kakunin Shinsei) là gì
- Thông tin xác minh: 06/07/2026
- Luật áp dụng: Kenchiku Kijunhou (Luật Tiêu chuẩn Xây dựng) sửa đổi hiệu lực 01/04/2025
- Cơ quan thẩm quyền: Sở Đô thị địa phương (vd. Tokyo Toshi Seibi-kyoku) hoặc cơ quan kiểm định tư nhân chỉ định (shitei kakunin kensa kikan)
- Mốc áp dụng quy định mới: Tính theo ngày khởi công (chakkou), không phải ngày nộp hồ sơ
Kakunin Shinsei (確認申請) là thủ tục nộp bản vẽ thiết kế và các tính toán liên quan cho cơ quan có thẩm quyền, để họ xác nhận công trình dự kiến xây dựng — nhà ở, chung cư, xưởng, cửa hàng — có tuân thủ Luật Tiêu chuẩn Xây dựng (Kenchiku Kijunhou) hay không, trước khi được phép khởi công. Không có giấy xác nhận này (kakunin-zumi-shou), công ty thi công không được phép động thổ hợp pháp.
Đây không phải chuyện giấy tờ hình thức. Ngân hàng Nhật khi giải ngân vay mua nhà/xây nhà (juutaku loan) đều yêu cầu bản sao kakunin-zumi-shou và sau này là giấy kiểm tra hoàn công (kanryou kensa). Thiếu giấy này, căn nhà coi như xây 'chui' — về sau khó bán, khó vay thế chấp, và có thể bị chính quyền yêu cầu tháo dỡ phần vi phạm.
Người Việt sống tại Nhật, dù là chủ nhà đứng tên mua đất xây nhà riêng hay chủ công ty xây xưởng nhỏ, đều là bên phải đứng tên chủ đầu tư (kenchikunushi) trên hồ sơ này — kể cả khi không rành tiếng Nhật và giao toàn bộ việc nộp hồ sơ cho công ty thi công.
Điều gì đã thay đổi từ 01/04/2025 — và vì sao quan trọng với bạn
Đợt sửa đổi có hiệu lực 01/04/2025 được xem là lần sửa lớn nhất liên quan hồ sơ xin phép xây nhà ở trong nhiều năm qua, nhắm vào 2 mục tiêu: siết kiểm tra kết cấu chống động đất cho nhà gỗ quy mô vừa, và bắt buộc chuẩn tiết kiệm năng lượng cho mọi nhà ở mới — kể cả nhà nhỏ mà trước đây không phải lo.
- Thu hẹp chế độ miễn trừ '4号特例': trước đây nhà gỗ 2 tầng nói chung được miễn nộp bản tính kết cấu khi xin xác nhận. Từ 01/04/2025, chỉ nhà gỗ 2 tầng có diện tích sàn từ 200m² trở xuống mới còn một phần miễn trừ (xếp vào 'shin-3-gou kenchikubutsu'). Nhà gỗ 2 tầng trên 200m² bị xếp vào 'shin-2-gou kenchikubutsu' và bắt buộc nộp bản tính kết cấu (kouzou keisan-sho) đầy đủ.
- Bắt buộc tiêu chuẩn tiết kiệm năng lượng (shou-ene kijun tekigou gimuka) cho MỌI nhà ở và công trình xây mới, kể cả nhà gỗ 1-2 tầng của hộ gia đình — đây là lần đầu tiên quy định áp bắt buộc xuống tận quy mô nhà ở nhỏ, trước đó chỉ bắt buộc với công trình thương mại/chung cư lớn.
- Với công trình cải tạo, mở rộng (zoukaichiku) khởi công từ 01/04/2025: chỉ phần diện tích mở rộng/cải tạo mới phải đạt chuẩn tiết kiệm năng lượng, không tính cả phần nhà cũ như quy định cũ từng áp dụng.
- Sửa chữa, thay đổi kiểu dáng thông thường không làm tăng diện tích sàn (shuuzen, moyougae) không thuộc diện phải xin xác nhận xây dựng vì lý do tiết kiệm năng lượng — nên không phải ai sửa nhà cũng bị vướng quy định mới này.
ℹ️ Điểm dễ hiểu nhầm nhất: mốc áp dụng luật mới tính theo NGÀY KHỞI CÔNG (chakkou), không phải ngày nộp hồ sơ xác nhận xây dựng. Nghĩa là nếu bạn đã nộp và được duyệt hồ sơ trước 01/04/2025, nhưng công trình thực tế khởi công sau ngày đó, bạn vẫn phải tuân thủ quy định mới về kết cấu và tiết kiệm năng lượng.
Công trình của bạn có thuộc diện áp dụng quy định mới không
Trước khi ký hợp đồng với công ty thi công, bạn nên tự xác định 3 yếu tố sau, vì chúng quyết định hồ sơ cần nộp nhiều hay ít, và chi phí thiết kế có phát sinh thêm hay không.
Loại công trình | Diện tích sàn | Phân loại | Yêu cầu hồ sơ kết cấu | Yêu cầu tiết kiệm năng lượng |
|---|
Nhà gỗ 1 tầng | ≤ 200m² | Shin-3-gou kenchikubutsu | Miễn một phần (theo diện tích, hình dạng) | Bắt buộc (toàn bộ diện tích) |
Nhà gỗ 2 tầng | ≤ 200m² | Shin-3-gou kenchikubutsu | Miễn một phần | Bắt buộc (toàn bộ diện tích) |
Nhà gỗ 2 tầng | Trên 200m² | Shin-2-gou kenchikubutsu (mới từ 01/04/2025) | Bắt buộc nộp bản tính kết cấu (kouzou keisan-sho) | |
Nếu bạn đang có ý định xây nhà gỗ 2 tầng cho gia đình đông người (trên 200m² sàn — khá phổ biến với nhà 3 thế hệ hoặc nhà kết hợp văn phòng/cửa hàng ở tầng 1), hãy hỏi thẳng công ty thi công: 'Nhà này có cần kouzou keisan-sho không, và ai chịu trách nhiệm lập bản tính đó?' Đây thường là khoản phí phát sinh mà một số công ty thi công nhỏ không báo trước rõ ràng trong báo giá ban đầu.
Quy trình xin xác nhận xây dựng — từng bước
- Chuẩn bị bản vẽ thiết kế và hồ sơ kỹ thuật (1-4 tuần tùy độ phức tạp): Kiến trúc sư có chứng chỉ (1-kyuu kenchikushi, 2-kyuu kenchikushi, hoặc mokuzou kenchikushi tùy quy mô công trình) lập bản vẽ mặt bằng, mặt cắt, phối cảnh, cùng bản tính kết cấu (nếu thuộc diện shin-2-gou) và bản tính tiết kiệm năng lượng.
- Ký giấy ủy quyền (ininjou) (1 ngày): Chủ nhà (kenchikunushi) ký giấy ủy quyền cho kiến trúc sư hoặc gyoseishoshi đại diện nộp hồ sơ. Chủ nhà vẫn là người đứng tên chịu trách nhiệm pháp lý trên hồ sơ dù không trực tiếp nộp.
- Nộp hồ sơ xác nhận xây dựng (1 ngày nộp): Nộp tại Sở Đô thị địa phương hoặc cơ quan kiểm định tư nhân được chỉ định (shitei kakunin kensa kikan). Đóng lệ phí nộp hồ sơ ngay tại thời điểm này.
- Chờ thẩm định (35-70 ngày): Cơ quan thẩm quyền kiểm tra hồ sơ có đạt Luật Tiêu chuẩn Xây dựng. Về nguyên tắc hoàn tất trong 35 ngày; nếu công trình phải qua thẩm định phù hợp tiêu chuẩn tiết kiệm năng lượng (shou-ene tekigousei hantei) thì cộng thêm tối đa 35 ngày nữa.
- Nhận giấy xác nhận (kakunin-zumi-shou) (ngay sau khi duyệt): Sau khi hồ sơ được duyệt, chủ nhà/công ty thi công nhận giấy xác nhận xây dựng — đây là điều kiện bắt buộc để được phép khởi công hợp pháp.
- Kiểm tra giữa kỳ (chuukan kensa) (trong quá trình thi công): Khi công trình thi công đến một giai đoạn nhất định (thường sau khi dựng khung, trước khi che kín kết cấu), cơ quan thẩm quyền đến kiểm tra thực tế đối chiếu với hồ sơ đã duyệt.
- Kiểm tra hoàn công (kanryou kensa) (sau khi hoàn thành xây dựng): Sau khi hoàn thành công trình, nộp đơn xin kiểm tra hoàn công. Đạt yêu cầu thì nhận giấy kiểm tra hoàn công — giấy này cần thiết khi vay ngân hàng, đăng ký nhà, hoặc bán nhà sau này.
💡 Nếu công ty thi công nộp hồ sơ qua cơ quan kiểm định tư nhân (shitei kakunin kensa kikan) thay vì Sở Đô thị, thời gian xử lý có thể nhanh hơn nhưng lệ phí có thể khác mức Tokyo nêu ở bảng chi phí bên dưới — nên hỏi rõ báo giá cụ thể trước khi ký hợp đồng.
Lệ phí tham khảo (mức Tokyo, áp dụng nhà gỗ 100-200m²)
Khoản chi | Chi phí (JPY) | Ghi chú |
|---|
Lệ phí nộp hồ sơ xác nhận xây dựng | 14.000 yên | Áp dụng nhà gỗ diện tích sàn 100-200m², theo quy định Sở Đô thị Tokyo |
Lệ phí kiểm tra giữa kỳ (chuukan kensa) | 15.000 yên | Kiểm tra thực tế khi công trình đến giai đoạn dựng khung |
Lệ phí kiểm tra hoàn công (kanryou kensa) | 15.000 yên | Kiểm tra sau khi công trình hoàn thành |
ℹ️ Tổng chi phí ước tính: 44.000 yên (chưa gồm phí dịch vụ kiến trúc sư/gyoseishoshi đại diện nộp hồ sơ) JPY — chưa bao gồm chi phí phát sinh ngoài dự kiến.
Đây là mức phí do Sở Đô thị Tokyo (Tokyo Toshi Seibi-kyoku) quy định cho nhà gỗ diện tích sàn 100-200m². Nếu diện tích nhà bạn nhỏ hơn hoặc lớn hơn khung này, hoặc bạn ở tỉnh khác ngoài Tokyo, mức phí sẽ khác — cần hỏi trực tiếp Sở Đô thị địa phương hoặc cơ quan kiểm định tư nhân phụ trách hồ sơ của bạn.
⚠️ 44.000 yên chỉ là lệ phí nộp cho cơ quan nhà nước/kiểm định — KHÔNG bao gồm phí thiết kế, phí lập bản tính kết cấu, phí lập bản tính tiết kiệm năng lượng, hay phí dịch vụ của kiến trúc sư/gyoseishoshi đại diện nộp hồ sơ. Với nhà gỗ 2 tầng trên 200m² phải nộp thêm bản tính kết cấu, tổng chi phí thực tế (bao gồm phí thiết kế) có thể cao hơn đáng kể — nên yêu cầu báo giá chi tiết từng khoản trước khi ký hợp đồng.
Lỗi thường gặp khi người Việt xin xác nhận xây dựng ở Nhật
⚠️ Không hỏi rõ ngày khởi công (chakkou) ghi trên hợp đồng thi công. Nhiều người chỉ quan tâm ngày ký hợp đồng hoặc ngày nộp hồ sơ, trong khi quy định mới áp dụng theo ngày khởi công thực tế. Nếu công trình trì hoãn và khởi công sau 01/04/2025 dù hồ sơ nộp trước đó, bạn vẫn phải tuân thủ luật mới — có thể phát sinh chi phí và thời gian chưa được báo trước.
⚠️ Không phân biệt được 'shin-2-gou' và 'shin-3-gou kenchikubutsu'. Đây là thuật ngữ kỹ thuật ít công ty thi công giải thích rõ cho khách hàng người nước ngoài, nhưng nó quyết định trực tiếp việc có phải nộp bản tính kết cấu hay không — ảnh hưởng cả chi phí thiết kế lẫn thời gian thẩm định.
⚠️ Ký giấy ủy quyền (ininjou) mà không đọc kỹ nội dung ủy quyền những gì. Một số trường hợp giấy ủy quyền viết bằng tiếng Nhật chuyên ngành, người ký (chủ nhà) không hiểu rõ phạm vi ủy quyền cho kiến trúc sư/công ty thi công. Nên yêu cầu bản dịch tóm tắt hoặc nhờ người quen rành tiếng Nhật đọc giúp trước khi ký.
⚠️ Nhầm tưởng sửa nhà nhỏ (thay mái, sửa bếp, ốp lại tường) cũng phải xin xác nhận xây dựng vì tiêu chuẩn tiết kiệm năng lượng. Thực tế shuuzen/moyougae không làm tăng diện tích sàn thì không thuộc diện này — tránh bị công ty thi công báo giá thêm phí hồ sơ không cần thiết.
⚠️ Không giữ lại giấy xác nhận xây dựng (kakunin-zumi-shou) và giấy kiểm tra hoàn công (kanryou kensa) sau khi nhà xây xong. Hai giấy này cần thiết khi vay thế chấp ngân hàng (juutaku loan), đăng ký quyền sở hữu nhà đất, hoặc khi bán nhà về sau — mất giấy phải xin cấp lại tại Sở Đô thị, tốn thời gian.
Mẹo thực tế cho người Việt khi làm việc với công ty thi công
- Luôn yêu cầu báo giá tách riêng: phí thiết kế, phí lập bản tính kết cấu (nếu có), phí lập bản tính tiết kiệm năng lượng, và lệ phí nộp hồ sơ nhà nước — tránh gộp chung mập mờ.
- Hỏi rõ công ty thi công nộp hồ sơ qua Sở Đô thị hay cơ quan kiểm định tư nhân — ảnh hưởng cả thời gian chờ lẫn mức phí.
- Nếu bạn là chủ đầu tư đứng tên kenchikunushi nhưng không rành tiếng Nhật kỹ thuật, nên nhờ gyoseishoshi (hành chính thư sĩ) hoặc người quen rành xây dựng xem qua bản vẽ và giấy ủy quyền trước khi ký.
- Dự trù ngân sách thời gian: nếu công trình phải qua thẩm định tiết kiệm năng lượng, cộng thêm tối đa 35 ngày vào lịch trình dự kiến — tránh cam kết ngày dọn vào nhà quá sớm với gia đình hoặc chủ nhà cũ (nếu đang thuê chờ).
- Giữ toàn bộ hồ sơ giấy tờ (bản vẽ đã duyệt, kakunin-zumi-shou, biên lai lệ phí, giấy kiểm tra hoàn công) trong một file riêng — hữu ích khi cần vay ngân hàng, xin visa liên quan bất động sản, hoặc bán nhà sau này.
- Nếu định xây nhà kết hợp kinh doanh (tầng 1 làm cửa hàng, tầng 2 ở), hỏi rõ ngay từ đầu về phân loại kenchikubutsu vì mục đích sử dụng hỗn hợp có thể kéo theo yêu cầu hồ sơ khác với nhà ở thuần túy.
Việc cần làm trước khi nộp hồ sơ xác nhận xây dựng
- Xác định rõ ngày dự kiến khởi công (chakkou) — nếu từ 01/04/2025 trở đi, bắt buộc áp quy định mới về kết cấu và tiết kiệm năng lượng
- Xác nhận diện tích sàn và số tầng để biết công trình thuộc 'shin-2-gou' hay 'shin-3-gou' kenchikubutsu
- Chọn kiến trúc sư có chứng chỉ (1-kyuu/2-kyuu kenchikushi hoặc mokuzou kenchikushi) hoặc công ty thi công có gyoseishoshi hỗ trợ nộp hồ sơ
- Chuẩn bị bản vẽ thiết kế, bản tính kết cấu (nếu thuộc diện shin-2-gou), bản tính tiết kiệm năng lượng
- Ký giấy ủy quyền (ininjou) cho người đại diện nộp hồ sơ — chủ nhà vẫn đứng tên kenchikunushi
- Hỏi rõ nhà thầu: hồ sơ nộp ở Sở Đô thị (Tokyo Toshi Seibi-kyoku) hay qua cơ quan kiểm định tư nhân (shitei kakunin kensa kikan)
- Chuẩn bị ngân sách lệ phí: tối thiểu 44.000 yên (nộp hồ sơ + 2 lần kiểm tra) theo mức Tokyo cho nhà gỗ 100-200m²
- Lên lịch dự trù 35-70 ngày chờ thẩm định, đặc biệt nếu có thẩm định phù hợp tiêu chuẩn tiết kiệm năng lượng
- Nếu là cải tạo/mở rộng (zoukaichiku): xác nhận với kiến trúc sư phần nào thuộc diện phải đạt chuẩn năng lượng
- Lưu bản sao xác nhận xây dựng (kakunin-zumi-shou) và giấy hoàn công (kanryou kensa) để dùng khi vay ngân hàng hoặc bán nhà sau này
Câu hỏi thường gặp
Xin xác nhận xây dựng (Kakunin Shinsei) là gì và ai phải nộp?
Đây là thủ tục bắt buộc theo Luật Tiêu chuẩn Xây dựng (Kenchiku Kijunhou), nộp hồ sơ thiết kế cho Sở Đô thị (địa phương) hoặc cơ quan kiểm định tư nhân được chỉ định (shitei kakunin kensa kikan) để xác nhận công trình đạt chuẩn kết cấu, chống cháy, tiết kiệm năng lượng trước khi khởi công. Người đứng tên nộp về nguyên tắc là chủ đầu tư (kenchikunushi) — tức chủ nhà, kể cả khi chủ nhà là người nước ngoài — nhưng thực tế kiến trúc sư có chứng chỉ hoặc gyoseishoshi đại diện nộp theo giấy ủy quyền (ininjou) chủ nhà ký.
Nhà tôi khởi công sau 01/04/2025 nhưng đã xin xác nhận trước đó thì áp quy định nào?
Mốc áp dụng quy định mới là ngày khởi công thực tế (chakkou), không phải ngày nộp hồ sơ xác nhận. Nghĩa là dù bạn đã hoàn tất hồ sơ xác nhận xây dựng trước 01/04/2025, nếu công trình thực tế khởi công từ ngày này trở đi vẫn phải đáp ứng tiêu chuẩn tiết kiệm năng lượng bắt buộc và (nếu thuộc diện shin-2-gou) phải có bản tính kết cấu. Bạn nên hỏi rõ nhà thầu về ngày chakkou dự kiến trên hợp đồng để tránh bị yêu cầu bổ sung hồ sơ giữa chừng.
Nhà gỗ 2 tầng của tôi có bắt buộc nộp bản tính kết cấu không?
Có, nếu diện tích sàn trên 200m² — loại này được xếp vào 'shin-2-gou kenchikubutsu' (tòa nhà số 2 mới) và từ 01/04/2025 bắt buộc phải nộp bản tính kết cấu (kouzou keisan-sho) khi xin xác nhận xây dựng, khác với trước đây khi loại nhà này thường được miễn theo chế độ '4号特例'. Nhà gỗ 1 tầng diện tích từ 200m² trở xuống xếp vào 'shin-3-gou' vẫn được miễn một phần hồ sơ kết cấu.
Sửa nhà (renovation) thông thường có cần xin xác nhận xây dựng vì lý do tiết kiệm năng lượng không?
Không. Quy định tiêu chuẩn tiết kiệm năng lượng bắt buộc từ 01/04/2025 áp dụng cho công trình xây mới và phần mở rộng/cải tạo (zoukaichiku) — chỉ phần diện tích mở rộng mới phải đạt chuẩn, không tính phần nhà cũ. Việc sửa chữa hoặc thay đổi kiểu dáng thông thường (shuuzen, moyougae) không làm tăng diện tích sàn thì không thuộc diện phải xin xác nhận xây dựng vì lý do tiết kiệm năng lượng.
Thời gian chờ xác nhận xây dựng mất bao lâu và lệ phí khoảng bao nhiêu?
Về nguyên tắc, Sở Đô thị hoàn tất thẩm định trong 35 ngày kể từ khi nộp đủ hồ sơ; nếu công trình phải qua thẩm định phù hợp tiêu chuẩn tiết kiệm năng lượng (shou-ene tekigousei hantei) thì cộng thêm tối đa 35 ngày nữa, tổng có thể lên tới 70 ngày. Về lệ phí, tại Tokyo với nhà gỗ diện tích sàn 100-200m²: 14.000 yên nộp hồ sơ xác nhận, 15.000 yên kiểm tra giữa kỳ (chuukan kensa), 15.000 yên kiểm tra hoàn công (kanryou kensa) — tổng khoảng 44.000 yên, chưa gồm phí dịch vụ của kiến trúc sư/nhà thầu.
Bài viết dựa trên các mốc pháp lý có hiệu lực từ 01/04/2025 (sửa đổi Luật Tiêu chuẩn Xây dựng và Luật Tiết kiệm Năng lượng công trình của Nhật). Vì lệ phí và thời gian xử lý có thể khác nhau giữa các địa phương (tự treo Tokyo vs tỉnh khác) và giữa Sở Đô thị với cơ quan kiểm định tư nhân, người đọc nên xác nhận trực tiếp với kiến trúc sư/công ty thi công phụ trách hồ sơ trước khi khởi công.
