Cầm Zairyu Card ra Hello Work mà chưa xin Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú là chuyện nhiều du học sinh mới sang vẫn nhầm — và đây chính là lỗi có thể khiến hồ sơ gia hạn visa sau này bị soi kỹ hơn.
Bài này đi thẳng vào quy trình thực tế: xin phép ở đâu, giới hạn giờ tính thế nào cho đúng, Hello Work nằm ở đâu, mang giấy tờ gì, và những lỗi khiến du học sinh mất phép làm thêm oan uổng.
Tóm tắt nhanh
- Phải có Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú (Shikakugai Katsudo Kyoka) từ Cục xuất nhập cảnh TRƯỚC khi đi làm thêm, không có ngoại lệ
- Giới hạn 28 giờ/7 ngày liên tục (không phải tuần lịch cố định); kỳ nghỉ dài của trường được tối đa 8 giờ/ngày, tổng không quá 40 giờ/7 ngày
- Hello Work là dịch vụ miễn phí của MHLW; có 4 Trung tâm dịch vụ việc làm người nước ngoài tại Tokyo, Nagoya, Osaka, Fukuoka chuyên hỗ trợ du học sinh
- Phải đăng ký tạm online rồi ra trực tiếp văn phòng Hello Work hoàn tất thủ tục, mang theo Zairyu Card gốc và thẻ học sinh
- Tuyệt đối không nhận việc tại các cơ sở ngành phong tục (fuzoku eigyo) dù trong hay ngoài giờ quy định
Shikakugai Katsudo Kyoka là gì và vì sao phải xin trước khi làm thêm
- Cơ quan cấp phép: Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản (ISA — moj.go.jp/isa)
- Giới hạn giờ làm thêm: Tối đa 28 giờ/7 ngày liên tục
- Kỳ nghỉ dài của trường: Tối đa 8 giờ/ngày, tổng không quá 40 giờ/7 ngày
- Lương tối thiểu vùng FY2025 (bình quân toàn quốc): 1.121 yên/giờ, hiệu lực từ 10/2025
- Lương tối thiểu Tokyo: 1.226 yên/giờ (cao nhất cả nước)
- Phí sử dụng Hello Work: 0 yên — miễn phí hoàn toàn
Visa 'Ryugaku' (du học) về bản chất không cho phép lao động. Muốn đi làm thêm — dù chỉ là việc làm bán thời gian ở konbini hay quán ăn — du học sinh bắt buộc phải xin Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú (資格外活動許可, Shikakugai Katsudo Kyoka) từ Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản trước khi bắt đầu công việc. Đây không phải thủ tục hình thức làm sau cũng được — đi làm khi chưa có giấy phép này bị xem là vi phạm tư cách lưu trú, có thể dẫn đến bị phạt hành chính hoặc trong trường hợp nghiêm trọng là trục xuất.
Trên thực tế, hầu hết du học sinh xin giấy phép này ngay tại sân bay khi nhập cảnh (đóng dấu cho phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú trong thời gian tối đa 28 giờ/tuần), hoặc xin bổ sung sau tại văn phòng Cục xuất nhập cảnh địa phương nếu chưa làm lúc nhập cảnh. Khi cầm hồ sơ đến Hello Work, thẻ Zairyu Card của bạn cần thể hiện rõ tình trạng này — nếu không, tư vấn viên Hello Work sẽ không thể giới thiệu việc làm cho bạn.
ℹ️ Nếu bạn chưa chắc Zairyu Card của mình đã được cấp phép này chưa, hãy lật mặt sau thẻ kiểm tra dòng ghi chú, hoặc gọi hỏi trực tiếp Cục xuất nhập cảnh khu vực trước khi mất công đến Hello Work.
Giới hạn giờ làm — hiểu đúng để không dính vi phạm
Đây là phần nhiều du học sinh Việt hiểu sai nhất: giới hạn 28 giờ không tính theo tuần lịch cố định (Thứ Hai đến Chủ Nhật) mà tính theo BẤT KỲ chu kỳ 7 ngày liên tục nào. Nghĩa là nếu Cục xuất nhập cảnh kiểm tra lịch sử làm việc của bạn, họ có thể chọn bất kỳ khung 7 ngày nào trong toàn bộ thời gian bạn đi làm để đối chiếu — không nhất thiết là tuần lịch bạn tự tính.
- Trong thời gian học bình thường (có lên lớp): tối đa 28 giờ trong bất kỳ 7 ngày liên tục nào
- Trong kỳ nghỉ dài được nhà trường công nhận chính thức (nghỉ hè, nghỉ đông, nghỉ xuân): tối đa 8 giờ/ngày, tổng không quá 40 giờ/7 ngày liên tục
- Giới hạn này áp dụng CỘNG DỒN tất cả nơi làm thêm cùng lúc, không phải giới hạn riêng từng chỗ — làm 2 quán mỗi quán 20 giờ/tuần đã là vi phạm vì tổng 40 giờ vượt mức 28 giờ cho phép trong kỳ học bình thường
- Việc vi phạm giới hạn giờ bị xử lý nghiêm bất kể bạn cố ý hay chỉ tính nhầm — Cục xuất nhập cảnh không phân biệt lỗi vô ý hay cố ý khi xét vi phạm hoạt động ngoài tư cách lưu trú
⚠️ Vi phạm giới hạn 28 giờ/tuần — dù chỉ vài giờ mỗi lần — có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc gia hạn visa du học, và về lâu dài ảnh hưởng đến hồ sơ xin vĩnh trú hoặc nhập tịch sau này. Đây không phải lỗi nhỏ có thể xuê xoa.
Một điểm quan trọng khác: du học sinh tuyệt đối không được làm việc tại các cơ sở kinh doanh thuộc ngành phong tục (風俗営業, fuzoku eigyo) — bao gồm quán bar hộp đêm (kyabakura), tiệm pachinko, mạt chược ăn tiền (mahjong kinh doanh), quán tình dục và các hình thức tương tự. Quy định này áp dụng dù công việc đó nằm trong hay ngoài giới hạn 28 giờ — tức là không có ngoại lệ nào cho phép làm ở những nơi này.
Hello Work là gì và hỗ trợ du học sinh những gì
📖 Hello Work (公共職業安定所): Dịch vụ giới thiệu việc làm công, miễn phí, do Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản (MHLW) vận hành. Phục vụ cả người Nhật và người nước ngoài có tư cách lưu trú cho phép làm việc, bao gồm du học sinh đã có giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú.
Điểm khác biệt của Hello Work so với các app tuyển dụng thương mại (Indeed, Baitoru...) là có tư vấn viên trực tiếp hỗ trợ, không thu bất kỳ khoản phí nào từ người tìm việc, và có mạng lưới chuyên biệt hỗ trợ người nước ngoài.
Địa điểm hỗ trợ | Đối tượng chính | Ghi chú |
|---|
Trung tâm dịch vụ việc làm người nước ngoài — Tokyo, Nagoya, Osaka, Fukuoka | Du học sinh, nhân lực nước ngoài trình độ cao | Có tư vấn viên riêng, tổ chức seminar/hội chợ việc làm định kỳ (Fukuoka đã có lịch seminar hỗ trợ việc làm cho du học sinh năm tài khóa 2026) |
'Góc du học sinh' (留学生コーナー) tại các Hello Work hỗ trợ tân cử nhân (新卒応援ハローワーク) | Sinh viên năm cuối, mới tốt nghiệp | Khoảng 54 địa điểm trên toàn quốc, phối hợp với 4 trung tâm trên |
Hello Work thông thường tại địa phương | Mọi lao động có tư cách lưu trú cho phép làm việc | Không phải nơi nào cũng có tư vấn viên nói tiếng Việt/Anh, nên hỏi trước qua điện thoại |
Với du học sinh mới sang, gợi ý thực tế: nên ưu tiên liên hệ 1 trong 4 Trung tâm dịch vụ việc làm người nước ngoài (Tokyo, Nagoya, Osaka, Fukuoka) thay vì Hello Work địa phương thông thường, vì đội ngũ ở đây quen xử lý hồ sơ tư cách lưu trú và thường có hỗ trợ đa ngôn ngữ tốt hơn.
Quy trình đăng ký tìm việc tại Hello Work — từng bước
- Kiểm tra và xin giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú (nếu chưa có) (Xử lý tại Cục xuất nhập cảnh, thường vài ngày đến vài tuần tùy văn phòng): Kiểm tra Zairyu Card xem đã có tem/ghi chú cho phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú chưa. Nếu chưa, ra Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú khu vực nộp đơn xin trước — đây là điều kiện tiên quyết bắt buộc.
- Đăng ký tạm (kari-touroku) qua Hello Work Internet Service (15-30 phút tại nhà): Truy cập Hello Work Internet Service (hellowork.mhlw.go.jp), tạo tài khoản và nhập thông tin cá nhân, học vấn, nguyện vọng việc làm để đăng ký tạm tại nhà. Bước này giúp rút ngắn thời gian chờ khi ra văn phòng.
- Chuẩn bị giấy tờ mang theo: Chuẩn bị Thẻ lưu trú (Zairyu Card) bản gốc thể hiện tư cách 'Ryugaku' và tình trạng cho phép hoạt động ngoài tư cách, thẻ học sinh/sinh viên (Gakusei-sho) hoặc giấy xác nhận đang theo học của trường.
- Đến trực tiếp văn phòng Hello Work hoàn tất đăng ký chính thức (30-60 phút tại văn phòng): Mang giấy tờ gốc đến văn phòng Hello Work (hoặc Trung tâm dịch vụ việc làm người nước ngoài), điền phiếu đăng ký tìm việc (求職申込書), phỏng vấn trực tiếp với tư vấn viên về nguyện vọng và giới hạn giờ làm.
- Nhận giới thiệu việc làm và theo dõi giới hạn giờ: Sau khi hồ sơ được duyệt, tư vấn viên sẽ giới thiệu các vị trí phù hợp tư cách lưu trú. Khi nhận việc, khai báo trung thực số giờ đã làm ở nơi khác (nếu có) để tư vấn viên và nhà tuyển dụng tính đúng tổng giờ cộng dồn, tránh vượt 28 giờ/7 ngày.
Một chi tiết hay bị bỏ qua: đăng ký tạm online KHÔNG thay thế được bước ra văn phòng trực tiếp. Nhiều du học sinh tưởng nhầm là điền xong form online là xong — thực tế đây chỉ là bước chuẩn bị, hồ sơ chỉ có hiệu lực chính thức sau khi bạn đến văn phòng, xuất trình giấy tờ gốc và phỏng vấn với tư vấn viên.
Trách nhiệm của người sử dụng lao động — điều du học sinh nên biết
Khi bạn được nhận vào làm, chủ doanh nghiệp (người sử dụng lao động) có nghĩa vụ pháp lý phải nộp 'Thông báo tình trạng tuyển dụng lao động nước ngoài' (外国人雇用状況の届出) cho Hello Work — cả khi tuyển dụng lẫn khi bạn nghỉ việc. Đây là quy định theo Điều 28 Luật Xúc tiến việc làm tổng hợp (労働施策総合推進法), và nếu chủ không nộp hoặc khai sai thông tin, họ có thể bị phạt tiền tối đa 300.000 yên.
- Nếu công ty/quán bạn xin vào từ chối nhận bạn với lý do 'không muốn làm thủ tục khai báo lao động nước ngoài,' đây là dấu hiệu công ty đang cố né tránh nghĩa vụ pháp lý — nên cân nhắc kỹ trước khi nhận việc ở đó
- Bạn có quyền hỏi công ty đã nộp thông báo này chưa sau khi bắt đầu làm việc vài tuần — đây không phải câu hỏi bất thường, mà là quyền lợi hợp pháp của người lao động
- Việc công ty tuân thủ quy định này cũng gián tiếp bảo vệ bạn — nếu sau này có tranh chấp lương hoặc giờ làm, hồ sơ khai báo là bằng chứng bạn đã làm việc hợp pháp
Chi phí và mức lương tối thiểu cần nắm
Khoản chi | Chi phí (JPY) | Ghi chú |
|---|
Phí đăng ký và sử dụng Hello Work | 0 yên | Miễn phí hoàn toàn, không thu bất kỳ khoản nào từ người tìm việc |
Lương tối thiểu vùng bình quân toàn quốc (FY2025, hiệu lực từ 10/2025) | 1.121 yên/giờ | Tăng 66 yên so với năm trước — mức tăng kỷ lục |
Lương tối thiểu Tokyo | 1.226 yên/giờ | Cao nhất cả nước |
Lương tối thiểu thấp nhất (Kochi, Miyazaki, Okinawa) | 1.023 yên/giờ | Mức sàn thấp nhất áp dụng tại 3 tỉnh này |
Lưu ý về thời điểm: mức lương tối thiểu vùng FY2025 nêu trên vẫn đang có hiệu lực tính đến ngày 06/07/2026. Tuy nhiên, Hội đồng Lương tối thiểu Trung ương đã họp phiên thứ 72 ngày 27/2/2026 để bắt đầu thảo luận sửa đổi mức lương tối thiểu vùng năm tài khóa 2026. Bộ trưởng Lao động dự kiến trình đề xuất khung điều chỉnh vào khoảng tháng 6/2026, và Hội đồng dự kiến ra khuyến nghị chính thức khoảng tháng 7/2026 — tức là ngay trong những tuần tới. Mức lương tối thiểu mới thường có hiệu lực từ tháng 10 hàng năm, nên khả năng cao mức lương bạn thấy ở trên sẽ được điều chỉnh tăng vào tháng 10/2026.
💡 Khi phỏng vấn xin việc, luôn hỏi rõ mức lương giờ ghi trong hợp đồng có đúng bằng hoặc cao hơn lương tối thiểu vùng nơi bạn làm không. Một số quán nhỏ vẫn cố tình trả dưới mức tối thiểu cho lao động nước ngoài — đây là hành vi vi phạm pháp luật lao động Nhật Bản.
Lỗi thường gặp của du học sinh Việt khi làm thủ tục
⚠️ Lỗi phổ biến nhất: tính giới hạn 28 giờ theo TỪNG nơi làm thay vì tổng CỘNG DỒN tất cả nơi. Nhiều bạn làm 2 job bán thời gian, mỗi job dưới 28 giờ, nhưng cộng lại vượt xa mức cho phép — đây là vi phạm nghiêm trọng dù không ai cố ý.
- Đi làm ngay sau khi nộp đơn xin giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú, chưa chờ được cấp chính thức — cần chờ có kết quả rõ ràng (tem đóng trên Zairyu Card hoặc giấy phép riêng) mới được bắt đầu làm
- Không khai báo trung thực với nơi làm mới về số giờ đang làm ở chỗ khác, dẫn đến tổng giờ vượt mức mà bản thân không biết
- Nhận việc tại quán bar, pub có yếu tố giải trí về đêm mà không kiểm tra kỹ đây có thuộc diện ngành phong tục (fuzoku eigyo) hay không — một số quán nhìn bề ngoài như quán ăn thông thường nhưng thực chất đăng ký kinh doanh thuộc diện bị cấm
- Chỉ đăng ký tạm online rồi nghĩ là xong, không ra văn phòng Hello Work hoàn tất nên hồ sơ không có hiệu lực chính thức
- Không lưu giữ phiếu đăng ký tìm việc (求職申込書) và thông tin liên hệ tư vấn viên, gây khó khăn khi cần quay lại bổ sung hồ sơ hoặc khiếu nại
Mẹo thực tế cho du học sinh Việt
- Tự lập bảng theo dõi giờ làm theo tuần cho từng nơi làm thêm (kể cả làm thời vụ ngắn hạn), cộng tổng mỗi 7 ngày để tự kiểm soát trước khi cơ quan chức năng kiểm tra
- Ưu tiên liên hệ Trung tâm dịch vụ việc làm người nước ngoài tại Tokyo, Nagoya, Osaka hoặc Fukuoka nếu bạn ở gần các thành phố này — đội ngũ quen xử lý hồ sơ tư cách lưu trú của du học sinh hơn Hello Work địa phương thông thường
- Theo dõi lịch seminar hỗ trợ việc làm cho du học sinh do các trung tâm tổ chức định kỳ (ví dụ Fukuoka đã công bố lịch seminar năm tài khóa 2026) — đây là cơ hội gặp trực tiếp nhà tuyển dụng và tư vấn viên cùng lúc
- Khi nhận việc mới, luôn mang theo bản sao lịch làm việc ở nơi khác (nếu có) để nơi tuyển mới tính đúng tổng giờ cộng dồn, tránh vô tình đẩy bạn vượt mức 28 giờ
- Theo dõi thông tin lương tối thiểu vùng mới của năm tài khóa 2026 (dự kiến công bố khoảng tháng 7/2026, hiệu lực từ tháng 10/2026) để đảm bảo hợp đồng làm thêm luôn được điều chỉnh đúng mức tối thiểu mới nhất
- Nếu tiếng Nhật chưa vững, hỏi trước qua điện thoại xem văn phòng Hello Work có tư vấn viên hỗ trợ tiếng Việt/tiếng Anh không, tránh mất công đi lại mà không giao tiếp được
Việc cần làm trước khi đi làm thêm qua Hello Work
- Kiểm tra thẻ Zairyu Card đã có dòng ghi chú hoặc tem cấp phép 'Shikakugai Katsudo Kyoka' chưa — nếu chưa, ra Cục xuất nhập cảnh xin trước khi nộp hồ sơ xin việc
- Chuẩn bị Zairyu Card bản gốc + thẻ học sinh (Gakusei-sho, hoặc giấy xác nhận đang theo học của trường) mang theo khi đến Hello Work
- Đăng ký tạm (kari-touroku) trên Hello Work Internet Service tại nhà để tiết kiệm thời gian trước khi ra văn phòng
- Đến trực tiếp Hello Work gần nhất hoặc Trung tâm dịch vụ việc làm người nước ngoài (Tokyo/Nagoya/Osaka/Fukuoka) để hoàn tất đăng ký chính thức và phỏng vấn tư vấn viên
- Ghi lại tổng số giờ đã làm ở TẤT CẢ nơi làm thêm hiện tại, cộng dồn để không vượt 28 giờ/7 ngày liên tục khi nhận thêm việc mới
- Loại trừ ngay các tin tuyển dụng thuộc ngành phong tục (fuzoku eigyo) dù lương cao đến đâu
- Hỏi rõ mức lương giờ có bằng hoặc cao hơn lương tối thiểu vùng (tối thiểu 1.023 yên, Tokyo 1.226 yên) trước khi nhận việc
- Lưu lại phiếu đăng ký tìm việc (求職申込書) và số hồ sơ Hello Work để tiện tra cứu, gia hạn sau này
Câu hỏi thường gặp
Du học sinh có bắt buộc phải xin phép mới được làm thêm không, hay cứ đi làm rồi xin sau cũng được?
Bắt buộc phải xin Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú (Shikakugai Katsudo Kyoka) từ Cục xuất nhập cảnh TRƯỚC khi đi làm, không có chuyện làm trước xin sau. Làm thêm khi chưa có phép là vi phạm tư cách lưu trú, có thể bị phạt và trục xuất theo quy định của Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản.
28 giờ/tuần được tính theo tuần Thứ Hai đến Chủ Nhật đúng không?
Không. Cục Xuất nhập cảnh tính theo bất kỳ chu kỳ 7 ngày liên tục nào, nghĩa là cơ quan chức năng có thể chọn bất kỳ mốc 7 ngày nào để kiểm tra, không cố định theo tuần lịch. Vì vậy nên tự theo dõi tổng giờ làm theo từng 7 ngày trượt (rolling), không chỉ theo tuần cố định.
Hello Work có thu phí giới thiệu việc làm không?
Không. Hello Work là dịch vụ công của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản (MHLW), hoàn toàn miễn phí cho cả người Nhật và người nước ngoài có tư cách lưu trú cho phép làm việc.
Làm 2-3 chỗ cùng lúc, mỗi chỗ dưới 28 giờ thì có sao không?
Có sao. Giới hạn 28 giờ/7 ngày là tổng cộng TẤT CẢ nơi làm, không phải giới hạn riêng từng nơi. Nếu cộng dồn nhiều chỗ vượt 28 giờ (hoặc 40 giờ/8 giờ mỗi ngày trong kỳ nghỉ dài), vẫn bị coi là vi phạm dù từng nơi riêng lẻ không vượt.
Có thể đăng ký Hello Work online hoàn toàn từ xa, không cần ra văn phòng không?
Không hoàn toàn. Có thể đăng ký tạm (kari-touroku) qua Hello Work Internet Service tại nhà để nhập thông tin trước, nhưng vẫn bắt buộc phải đến trực tiếp văn phòng Hello Work để hoàn tất đăng ký chính thức, mang giấy tờ gốc và phỏng vấn với tư vấn viên.
Bài viết dựa hoàn toàn trên tư liệu đã tra cứu do người dùng cung cấp (Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản, MHLW, Hello Work Internet Service), không bổ sung số liệu ngoài phạm vi đó. Thông tin xác minh ngày 06/07/2026; mức lương tối thiểu vùng năm tài khóa 2026 dự kiến công bố khoảng tháng 7/2026 và có hiệu lực từ tháng 10/2026 nên cần cập nhật lại bài khi có số chính thức mới.
