Hướng dẫn điền mẫu Rirekisho từng phần

Rirekisho (履歴書) là mẫu sơ yếu lý lịch chuẩn của Nhật, gần như bắt buộc khi ứng tuyển bất kỳ vị trí nào — từ công ty Nhật, cửa hàng combini, đến việc làm thêm của du học sinh. Nhưng mẫu Rirekisho người Việt hay dùng lại thường là bản cũ tải từ mạng, có ô Nam/Nữ bắt buộc khoanh tròn, mục tình trạng hôn nhân, số người phụ thuộc — những mục đã bị chính MHLW bãi bỏ từ năm 2020-2021.

Bài này đi thẳng vào từng ô trong mẫu Rirekisho 2021 hiện hành: ô nào bắt buộc, ô nào tùy chọn, ô nào đã bị xóa hẳn, kích thước ảnh chuẩn ra sao, và những việc phát sinh sau khi có mẫu Rirekisho hoàn chỉnh — đặc biệt là thủ tục với Cục Xuất nhập cảnh khi người Việt đang giữ tư cách lưu trú lao động chuyển việc.

Tóm tắt nhanh

• Từ 7/2020, mẫu Rirekisho theo JIS cũ (bắt buộc khoanh Nam/Nữ) đã bị bãi bỏ; bản thay thế chính thức do MHLW công bố ngày 16/4/2021 vẫn là bản dùng đến nay (06/07/2026)
• Mục giới tính, thời gian đi lại, tình trạng hôn nhân, số người phụ thuộc và nghĩa vụ nuôi dưỡng vợ/chồng đều đã bị bỏ khỏi mẫu mới vì nguy cơ phân biệt đối xử khi tuyển dụng
• Ảnh dán Rirekisho chuẩn 40mm x 30mm (không phải 45x35mm như hộ chiếu hay 30x24mm như bằng lái), chụp trong 3 tháng gần nhất; bản nộp online thường cần ảnh 4:3, 560x420px hoặc 600x450px
• Người nước ngoài đổi việc khi đang giữ tư cách lưu trú lao động phải nộp thông báo thay đổi cơ quan làm việc cho Cục Xuất nhập cảnh trong 14 ngày, và nên xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện tư cách làm việc để nộp kèm nhà tuyển dụng mới
• Nên tải trực tiếp file PDF mẫu Rirekisho từ Hello Work/MHLW thay vì dùng bản trôi nổi, để tránh dùng nhầm mẫu cũ đã bị bãi bỏ

Rirekisho là gì và vì sao mẫu 2021 khác hẳn bản cũ

• Thông tin xác minh: 06/07/2026
• Mẫu áp dụng: Rirekisho MHLW công bố 16/4/2021, còn hiệu lực
• Cơ quan ban hành: MHLW (Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi) + Hello Work
• Mẫu cũ bị bãi bỏ: Bản JIS (7/2020)

Rirekisho (履歴書) là văn bản trình bày quá trình học tập, làm việc và thông tin cá nhân cơ bản, tương đương CV nhưng theo khuôn mẫu cố định gần như toàn quốc Nhật Bản đều dùng chung một bố cục. Khác với CV kiểu Âu Mỹ có thể tự thiết kế, Rirekisho có ô kẻ sẵn, và nhà tuyển dụng Nhật quen nhìn đúng bố cục đó để lướt nhanh hồ sơ.

Vấn đề là rất nhiều người Việt ở Nhật, kể cả người đã đi làm nhiều năm, vẫn dùng lại file mẫu Rirekisho tải về từ 5-10 năm trước hoặc mẫu mua ở cửa hàng văn phòng phẩm (100円ショップ, convenience store) mà không biết mẫu đó đã lỗi thời. Bản mẫu cũ theo quy cách JIS (Japanese Industrial Standards) có một ô bắt buộc khoanh tròn 'Nam' hoặc 'Nữ' (性別), cùng nhiều mục cá nhân khác.

Sau kiến nghị từ các tổ chức bảo vệ quyền LGBT phản đối việc bắt buộc khai giới tính trên hồ sơ xin việc, MHLW và Hiệp hội Tiêu chuẩn Nhật Bản (JSA) đã chính thức bãi bỏ mẫu JIS cũ từ tháng 7/2020. Đến ngày 16/4/2021, MHLW công bố mẫu tham khảo chính thức mới, gọi là 履歴書様式例 (Rirekisho yoshiki-rei — mẫu ví dụ Rirekisho), và đây chính là bản đang được khuyến nghị sử dụng tính đến thời điểm hiện tại 06/07/2026, không có thay đổi lớn nào khác được công bố thêm.

Những mục đã bị xóa hoặc đổi thành tùy chọn — điểm khác biệt lớn nhất so với mẫu cũ

✅ Mẫu JIS cũ (đã bãi bỏ 7/2020)

• 性別 (Giới tính): bắt buộc khoanh tròn Nam/Nữ
• 通勤時間 (Thời gian đi lại đến chỗ làm): bắt buộc ghi
• 配偶者 (Có vợ/chồng hay không): bắt buộc ghi có/không
• 扶養家族数 (Số người phụ thuộc, không kể vợ/chồng): bắt buộc ghi số
• 配偶者の扶養義務 (Nghĩa vụ nuôi dưỡng vợ/chồng): bắt buộc ghi có/không

❌ Mẫu MHLW 2021 (đang dùng)

• 性別: chuyển thành ô ghi tự do, 任意記載 (tùy chọn), không bắt buộc
• 通勤時間: đã bị xóa hoàn toàn khỏi mẫu
• 配偶者: đã bị xóa hoàn toàn khỏi mẫu
• 扶養家族数: đã bị xóa hoàn toàn khỏi mẫu
• 配偶者の扶養義務: đã bị xóa hoàn toàn khỏi mẫu

Lý do MHLW đưa ra khi loại bỏ 4 mục này khỏi văn bản hướng dẫn đi kèm mẫu mới: đây là những câu hỏi có khả năng dẫn tới phân biệt đối xử trong tuyển dụng, ví dụ nhà tuyển dụng có thể vô tình (hoặc cố ý) ưu tiên ứng viên độc thân không vướng bận gia đình, hoặc phân biệt theo giới tính khi biết tình trạng hôn nhân, số người phụ thuộc.

Với người Việt đang làm hồ sơ xin việc ở Nhật, điều này có 2 ý nghĩa thực tế. Một, nếu bạn tải nhầm mẫu cũ có các ô này, tốt nhất là đổi sang mẫu mới thay vì cố điền — vì nếu bỏ trống các ô đó trên mẫu cũ sẽ trông như thiếu sót, trong khi trên mẫu mới thì các ô đó vốn không tồn tại. Hai, nếu nhà tuyển dụng nào đó vẫn cố tình hỏi thêm những thông tin này ngoài mẫu (qua phỏng vấn hoặc form riêng), bạn có quyền từ chối trả lời mà không lo bị đánh giá tiêu cực về mặt nguyên tắc — dù trên thực tế vẫn nên cân nhắc tình huống cụ thể.

Điền từng phần trong mẫu Rirekisho 2021 — hướng dẫn theo thứ tự

1. Ngày viết hồ sơ (作成日): Ghi theo lịch Nhật (năm Reiwa/令和) hoặc dương lịch tùy mẫu, ví dụ '令和8年7月6日' hoặc '2026年7月6日'. Ngày này nên là ngày nộp hồ sơ hoặc gần sát ngày nộp, không ghi ngày quá xa so với thời điểm ứng tuyển thực tế.
2. Ảnh cá nhân (写真): Dán ảnh cỡ 40mm x 30mm (chấp nhận dao động 36-40mm x 24-30mm), chụp trong vòng 3 tháng gần nhất, trang phục lịch sự (áo sơ mi/vest), nền đơn sắc. Không dùng lại ảnh hộ chiếu (45x35mm) hay ảnh bằng lái xe (30x24mm) vì sai tỷ lệ khung ảnh trên mẫu.
3. Thông tin cá nhân: họ tên, ngày sinh, địa chỉh: Ghi tên theo đúng thẻ cư trú (在留カード) — bao gồm cả phần Furigana/ふりがな phiên âm cách đọc nếu mẫu yêu cầu. Địa chỉ ghi đầy đủ từ số nhà, tên chung cư/tòa nhà, đến mã bưu điện (郵便番号), khớp với địa chỉ đăng ký trên thẻ My Number hoặc giấy chuyển hộ khẩu (住民票) nếu công ty cần đối chiếu.
4. Mục giới tính (性別) — nếu mẫu có ô này: Đây là mục tùy chọn (任意記載). Bạn có thể ghi 'Nam', 'Nữ', để trống, hoặc ghi cách khác tùy nhận diện cá nhân. Nhà tuyển dụng không được lấy việc bạn có ghi hay không ghi mục này làm căn cứ tuyển hay loại hồ sơ.
5. Quá trình học tập và làm việc (学歴・職歴): Liệt kê theo thứ tự thời gian, thường bắt đầu từ cấp 3 hoặc đại học tùy yêu cầu công ty. Mỗi dòng ghi năm-tháng nhập học/tốt nghiệp, tên trường đầy đủ (không viết tắt), và với phần職歴 (kinh nghiệm làm việc) ghi rõ tên công ty, ngày vào/nghỉ việc, lý do nghỉ việc ngắn gọn nếu mẫu yêu cầu (ví dụ '一身上の都合により退職' — nghỉ việc vì lý do cá nhân, cách ghi phổ biến và trung tính nhất).
6. Chứng chỉ, bằng cấp (免許・資格): Ghi tên chính xác của chứng chỉ bằng tiếng Nhật nếu có, kèm ngày cấp. Với người Việt, các chứng chỉ hay gặp là JLPT (日本語能力試験) ghi rõ cấp độ N1-N5, hoặc各種技能検定 nếu có tay nghề chuyên môn.
7. Nguyện vọng, lý do ứng tuyển (志望動機): Đây là phần tự luận quan trọng nhất, viết ngắn gọn 3-5 câu về lý do chọn công ty này, điểm mạnh liên quan đến vị trí ứng tuyển. Tránh sao chép mẫu câu chung chung; nên nhắc đến điểm cụ thể của công ty (sản phẩm, môi trường làm việc, cơ hội phát triển) để thể hiện đã tìm hiểu kỹ.
8. Nguyện vọng cá nhân, thông tin liên hệ khẩn cấp: Một số mẫu có thêm mục 本人希望記入欄 (nguyện vọng cá nhân) để ghi mong muốn về lương, giờ làm, hoặc ghi 'theo quy định công ty' nếu không có yêu cầu đặc biệt. Kiểm tra lại số điện thoại, email liên hệ ghi đúng và đang hoạt động.

Với các vị trí đòi hỏi chuyên môn (kỹ sư, quản lý, biên phiên dịch...), nên chuẩn bị thêm Shokumu-keirekisho (職務経歴書) — bản mô tả chi tiết kinh nghiệm làm việc theo từng dự án/nhiệm vụ, khác với Rirekisho vốn chỉ liệt kê tóm tắt. Đây không phải mục trong Rirekisho nhưng gần như luôn được nộp kèm khi ứng tuyển việc chính thức (chính xã), không áp dụng cho việc làm thêm (arubaito).

Ảnh Rirekisho: kích thước, tránh nhầm lẫn giữa các loại giấy tờ

Nhiều người Việt tiết kiệm bằng cách dùng chung một tấm ảnh cho cả hộ chiếu, bằng lái và Rirekisho. Việc này thường bị phát hiện ngay vì khung ảnh trên mẫu Rirekisho có tỷ lệ khác — ảnh bị co giãn méo hoặc phải cắt xén làm mất phần vai/cổ áo, trông thiếu chuyên nghiệp. Nếu cần tiết kiệm chi phí, các máy chụp ảnh tự động (証明写真機) tại ga tàu thường có sẵn tùy chọn kích thước Rirekisho riêng, giá phổ biến khoảng 700-1,000 yên cho một lần chụp ra nhiều kích cỡ.

Sau khi hoàn thiện Rirekisho: thủ tục với Cục Xuất nhập cảnh khi chuyển việc

Với người Việt đang giữ tư cách lưu trú lao động — phổ biến nhất là Kỹ thuật-Tri thức nhân văn-Nghiệp vụ quốc tế (技術・人文知識・国際業務, thường gọi tắt Gijinkoku) hoặc Kỹ năng đặc định (特定技能) — việc nộp Rirekisho hoàn chỉnh chỉ là bước đầu. Khi chuyển sang công ty mới, còn có nghĩa vụ pháp lý với Cục Xuất nhập cảnh (出入国在留管理庁, Immigration Services Agency) cần thực hiện đúng hạn.

1. Xác định công việc mới có cùng bản chất với tư cách lưu trú hiện tại không (Xác định ngay khi nhận offer): Nếu công việc mới (ví dụ vẫn làm biên phiên dịch, kỹ sư IT, nhân viên văn phòng có tính chất quốc tế) phù hợp với tư cách Gijinkoku đang có, bạn chỉ cần làm thủ tục thông báo, không cần xin đổi tư cách lưu trú.
2. Nộp Thông báo thay đổi cơ quan làm việc (契約機関に関する届出) (Trong 14 ngày kể từ ngày đổi việc): Nộp cho Cục Xuất nhập cảnh trong vòng 14 ngày kể từ ngày chính thức đổi việc (ngày ký hợp đồng mới hoặc ngày nghỉ việc công ty cũ, tùy quy định cụ thể). Có thể nộp trực tiếp tại cục, gửi bưu điện, hoặc nộp online qua hệ thống của Cục Xuất nhập cảnh.
3. Xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện tư cách làm việc (就労資格証明書) — khuyến nghị, không bắt buộc (Xử lý trong khoảng vài tuần, nên xin sớm trước khi ký hợp đồng): Nộp đơn xin cấp giấy này tại Cục Xuất nhập cảnh để chứng minh với nhà tuyển dụng mới rằng công việc dự định hoàn toàn phù hợp với tư cách lưu trú hiện có. Không bắt buộc theo luật, nhưng nên chuẩn bị kèm khi nộp Rirekisho/Shokumu-keirekisho cho nhà tuyển dụng Nhật, đặc biệt nếu công ty mới yêu cầu xác nhận trước khi ký hợp đồng chính thức.
4. Nếu công việc mới khác bản chất tư cách lưu trú hiện tại (Nên nộp sớm ít nhất 1-2 tháng trước ngày dự kiến bắt đầu việc mới): Bắt buộc phải nộp đơn xin đổi tư cách lưu trú (在留資格変更許可申請) và được phê duyệt TRƯỚC KHI bắt đầu làm việc chính thức ở vị trí mới. Không được vừa nộp đơn vừa đi làm luôn khi chưa có kết quả, vì đây được xem là làm việc trái tư cách lưu trú.

Việc cần làm trước khi nộp Rirekisho

1. Tải đúng bản mẫu Rirekisho 2021 của MHLW/Hello Work (履歴書様式例), không dùng bản JIS cũ có ô giới tính bắt buộc khoanh tròn
2. Chụp ảnh mới trong vòng 3 tháng, đúng size 40mm x 30mm cho bản in, hoặc 4:3 (560x420px/600x450px) nếu nộp online
3. Không ghi các mục đã bị bỏ: thời gian đi lại, tình trạng hôn nhân, số người phụ thuộc, nghĩa vụ nuôi dưỡng vợ/chồng
4. Mục giới tính: để trống hoặc ghi tự do, không bắt buộc khoanh Nam/Nữ
5. Đối chiếu ngày tháng theo thứ tự thời gian, không để khoảng trống vô lý giữa các mốc học tập/làm việc
6. Chuẩn bị Shokumu-keirekisho (履歴書経歴書) kèm theo nếu ứng tuyển việc chuyên môn
7. Nếu đang chuyển việc và giữ tư cách lưu trú lao động: chuẩn bị thêm Giấy chứng nhận đủ điều kiện tư cách làm việc (就労資格証明書) để nộp kèm nhà tuyển dụng mới
8. Sau khi ký hợp đồng việc mới, nhớ lịch nộp Thông báo thay đổi cơ quan làm việc trong 14 ngày tại Cục Xuất nhập cảnh
9. Kiểm tra lại chính tả tên, địa chỉ theo đúng thẻ cư trú (在留カード), tránh sai lệch với hồ sơ xin visa/tư cách lưu trú

Câu hỏi thường gặp

Rirekisho mẫu cũ (có ô giới tính bắt buộc) còn dùng được không?

Không nên. Từ tháng 7/2020, MHLW và JSA đã chính thức bãi bỏ mẫu JIS cũ. Dùng lại bản cũ có thể khiến nhà tuyển dụng đánh giá bạn không cập nhật thông tin, dù về mặt pháp lý không bị cấm tuyệt đối. Hãy luôn tải bản 2021 mới nhất từ Hello Work hoặc MHLW.

Không ghi giới tính trong Rirekisho có bị loại hồ sơ không?

Không được phép. Theo hướng dẫn của MHLW đi kèm mẫu 2021, nhà tuyển dụng không được lấy việc ứng viên có ghi hay không ghi giới tính làm căn cứ để tuyển hay loại hồ sơ. Đây là mục 任意記載 (ghi tùy chọn).

Ảnh dán Rirekisho có dùng chung với ảnh hộ chiếu hoặc bằng lái được không?

Không nên dùng lẫn. Ảnh hộ chiếu chuẩn 45x35mm, ảnh bằng lái xe 30x24mm, còn ảnh Rirekisho chuẩn phổ biến là 40mm x 30mm (dao động 36-40mm x 24-30mm), chụp trong vòng 3 tháng gần nhất. Sai kích thước dễ bị đánh giá là thiếu cẩn thận.

Rirekisho nộp online (Web応募) có khác gì bản giấy?

Có. Bản điện tử thường yêu cầu ảnh tỷ lệ 4:3, độ phân giải phổ biến 560x420px hoặc 600x450px, khác hẳn khổ ảnh in dán truyền thống 40x30mm. Nên chuẩn bị riêng 2 bộ ảnh nếu vừa nộp giấy vừa nộp online cho các công ty khác nhau.

Chuyển việc khi đang giữ visa Gijinkoku có cần làm gì thêm ngoài Rirekisho?

Có. Nếu công việc mới cùng bản chất với tư cách lưu trú hiện tại, phải nộp Thông báo thay đổi cơ quan làm việc (契約機関に関する届出) cho Cục Xuất nhập cảnh trong 14 ngày kể từ ngày đổi việc. Nếu công việc khác bản chất, phải xin đổi tư cách lưu trú trước khi làm chính thức. Nên xin thêm Giấy chứng nhận đủ điều kiện tư cách làm việc (就労資格証明書) để nộp kèm nhà tuyển dụng mới.

Bài viết dựa trên mẫu Rirekisho 2021 của MHLW/Hello Work còn hiệu lực đến 06/07/2026. Người đọc nên luôn tải file PDF gốc từ trang chính thức của Hello Work hoặc MHLW thay vì dùng lại mẫu cũ trôi nổi trên mạng, vì nhiều mẫu photocopy tại các cửa hàng văn phòng phẩm ở Nhật vẫn còn là bản JIS cũ chưa cập nhật.