Thẻ ngoại kiều sắp hết hạn mà chưa biết gom giấy tờ gì, xin ở đâu, tốn bao nhiêu tiền — đây là tình huống rất nhiều người Việt có vợ hoặc chồng Nhật gặp phải mỗi khi đến kỳ gia hạn 'Visa vợ/chồng người Nhật' (日本人の配偶者等).
Khác với nhiều loại visa lao động chỉ cần giấy tờ công ty, visa diện hôn nhân đòi hỏi chứng minh cuộc hôn nhân là thật và đang duy trì, nên hồ sơ có thêm những thứ dễ bị bỏ sót như Bản câu hỏi (質問書) hay ảnh chụp chung gia đình.
Bài này liệt kê đầy đủ danh mục giấy tờ cần chuẩn bị, kèm mức phí đang áp dụng và một tin quan trọng vừa công bố 3 ngày trước: đề xuất tăng phí gia hạn có thể khiến chi phí tăng gấp 10 lần kể từ tháng 10/2026.
Tóm tắt nhanh
- Hồ sơ CHÍNH gồm 5 loại bắt buộc: đơn xin gia hạn, ảnh thẻ 4x3cm, phong bì dán tem, Hộ tịch (戸籍謄本) của vợ/chồng người Nhật, và xuất trình hộ chiếu + thẻ ngoại kiều khi nộp
- Ngoài hồ sơ chính, thực tế xét duyệt gần như luôn đòi thêm Giấy chứng nhận cư trú (住民票), giấy chứng minh thu nhập, giấy nộp thuế, Giấy bảo lãnh (身元保証書), Bản câu hỏi (質問書) và ảnh chụp chung
- Lệ phí hiện hành là 6.000 yên (nộp quầy) hoặc 5.500 yên (nộp online), nhưng dự kiến TĂNG MẠNH lên tới 75.000 yên từ 01/10/2026 theo dự thảo công bố ngày 03/07/2026
- Ai có thẻ lưu trú sắp hết hạn gần mốc 01/10/2026 nên cân nhắc nộp hồ sơ SỚM để còn hưởng mức phí cũ
- Có thể nộp hồ sơ từ khoảng 3 tháng trước ngày hết hạn thẻ; người có Thẻ My Number tích hợp có thể tự nộp online
Visa vợ/chồng người Nhật là gì và ai cần gia hạn
- Thông tin xác minh: 06/07/2026
- Loại visa: 配偶者ビザ / Visa vợ chồng người Nhật (日本人の配偶者等)
- Cơ quan tiếp nhận: 出入国在留管理庁 — Cục Xuất nhập cảnh và trạm địa phương
- Phí hiện hành: 6.000 yên (quầy) / 5.500 yên (online), áp dụng đến hết 30/09/2026
Visa 'Vợ/chồng người Nhật' (配偶者ビザ, tên chính thức 日本人の配偶者等) cấp cho người nước ngoài đã kết hôn hợp pháp với công dân Nhật Bản và đang sinh sống tại Nhật với tư cách này. Thời hạn lưu trú của loại visa này thường là 1 năm, 3 năm hoặc 5 năm tùy vào lịch sử cư trú, tính ổn định của hôn nhân và các lần gia hạn trước đó — người mới kết hôn lần đầu thường được cấp 1 năm, sau vài lần gia hạn không vấn đề gì mới được xét lên 3 năm hoặc 5 năm.
Khi thẻ ngoại kiều (在留カード) sắp hết hạn, người mang visa diện này bắt buộc phải làm thủ tục 'Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú' (在留期間更新許可申請) tại Cục Xuất nhập cảnh hoặc trạm địa phương nơi cư trú. Nếu quá hạn mà không gia hạn, tư cách lưu trú sẽ chuyển thành cư trú bất hợp pháp (オーバーステイ), ảnh hưởng nghiêm trọng đến các lần xin visa, xin vĩnh trú, xin quốc tịch sau này.
ℹ️ Khác với visa lao động (kỹ thuật, kỹ năng đặc định...) chỉ cần chứng minh công việc, visa vợ/chồng đòi hỏi chứng minh CUỘC HÔN NHÂN ĐANG TỒN TẠI VÀ ỔN ĐỊNH. Đây là lý do hồ sơ có thêm Bản câu hỏi (質問書) và ảnh chụp chung — hai loại giấy tờ không xuất hiện ở các diện visa khác.
Danh mục hồ sơ CHÍNH — bắt buộc theo quy định
Đây là 5 loại giấy tờ Cục Xuất nhập cảnh (moj.go.jp) liệt kê là bắt buộc cho mọi hồ sơ gia hạn visa vợ/chồng người Nhật, không có ngoại lệ trừ trường hợp đặc biệt được nêu rõ:
- Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú (在留期間更新許可申請書) — lấy mẫu tại quầy trạm xuất nhập cảnh hoặc tải trên moj.go.jp, điền đầy đủ thông tin cá nhân, nơi làm việc, người bảo lãnh
- 1 ảnh thẻ kích thước 4x3cm, chụp trong vòng 3 tháng gần nhất, không đội mũ, nền trơn một màu (miễn nộp ảnh cho người dưới 16 tuổi tại thời điểm nộp hồ sơ)
- 1 phong bì đã dán tem đúng cước bưu điện, ghi rõ ràng địa chỉ và tên người nhận để Cục gửi thông báo kết quả hoặc thẻ mới qua bưu điện
- Hộ tịch (戸籍謄本) của người vợ/chồng mang quốc tịch Nhật, bản gốc còn hiệu lực, có ghi rõ thông tin đăng ký kết hôn với người nước ngoài — xin tại tòa thị chính (役所) nơi đăng ký hộ khẩu của người Nhật
- Xuất trình hộ chiếu (パスポート) và thẻ ngoại kiều (在留カード) bản gốc tại thời điểm nộp hồ sơ để đối chiếu, không phải nộp bản photocopy thay thế
⚠️ Hộ tịch (戸籍謄本) có giá trị sử dụng thường được các trạm chấp nhận trong vòng 3 tháng kể từ ngày cấp. Nhiều người xin từ rất sớm rồi để dành, đến lúc nộp hồ sơ thì giấy đã quá hạn sử dụng và bị yêu cầu bổ sung lại — nên xin Hộ tịch SAU KHI đã gom đủ các giấy tờ khác, xin gần sát ngày nộp hồ sơ nhất có thể.
Hồ sơ BỔ SUNG — thực tế gần như luôn bị yêu cầu
Mặc dù không nằm trong danh mục 'bắt buộc' chính thức, thực tế xét duyệt tại các trạm xuất nhập cảnh gần như luôn yêu cầu bổ sung các giấy tờ sau để chứng minh hôn nhân thật và khả năng chi trả sinh hoạt phí. Thiếu một trong số này là nguyên nhân phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả lại yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian xét duyệt thêm nhiều tuần:
- Bản sao Giấy chứng nhận cư trú (住民票) — phải ghi đầy đủ thành viên trong hộ khẩu và ghi rõ quan hệ hôn nhân (vợ/chồng), tuyệt đối KHÔNG ghi số My Number (マイナンバー) lên bản sao này vì Cục Xuất nhập cảnh không nhận bản có số My Number
- Giấy tờ chứng minh khả năng chi trả sinh hoạt phí — thường là giấy xác nhận việc làm (在職証明書) của người bảo lãnh (thường là vợ/chồng người Nhật), kèm bản sao tờ khai thuế thu nhập (確定申告書) nếu người bảo lãnh tự kinh doanh
- Giấy chứng nhận nộp thuế cư trú và giấy nộp thuế (課税証明書・納税証明書) của người chi trả sinh hoạt phí, lấy bản của 1 năm gần nhất tại quầy thuế thị chính (市役所の税務課)
- Giấy bảo lãnh (身元保証書) — do người Nhật (thường là vợ hoặc chồng) đứng tên bảo lãnh, cam kết chịu trách nhiệm về sinh hoạt phí và tuân thủ pháp luật của người được bảo lãnh
- Bản câu hỏi (質問書) — mẫu khai chi tiết về: từng ly hôn hay chưa (của cả hai bên), quá trình quen biết nhau đến khi kết hôn (gặp qua đâu, hẹn hò bao lâu, đăng ký kết hôn ngày nào), và tình trạng sống chung hiện tại sau kết hôn
- 2-3 ảnh chụp chung của hai vợ chồng hoặc cả gia đình, nên chọn ảnh chụp ở các thời điểm và bối cảnh khác nhau (không chỉ 1 buổi) để thể hiện đời sống hôn nhân thực tế đang diễn ra
⚠️ Bản câu hỏi (質問書) là nơi rất nhiều hồ sơ bị soi kỹ nhất. Nội dung khai phải khớp tuyệt đối với hồ sơ đã nộp ở lần xin visa trước — sai lệch về ngày quen nhau, ngày đăng ký kết hôn, hay lịch sử ly hôn dù là vô tình cũng có thể khiến cán bộ nghi ngờ tính xác thực của hôn nhân.
Quy trình nộp hồ sơ từng bước
- Xác định mốc thời gian được phép nộp: Có thể nộp hồ sơ gia hạn từ khoảng 3 tháng trước ngày hết hạn ghi trên thẻ ngoại kiều (áp dụng cho người có thời hạn lưu trú từ 6 tháng trở lên). Trường hợp đặc biệt như đang nằm viện dài ngày, đi công tác nước ngoài dài hạn có thể được xem xét nộp sớm hơn nếu giải trình rõ lý do với trạm xuất nhập cảnh.
- Gom hồ sơ CHÍNH và BỔ SUNG: Chuẩn bị đầy đủ 5 loại giấy tờ chính cộng với các giấy tờ bổ sung nêu trên. Nên làm bảng checklist riêng, đánh dấu ngày cấp của từng giấy tờ có thời hạn sử dụng (Hộ tịch, giấy chứng nhận cư trú, giấy nộp thuế) để tránh giấy hết hạn sử dụng khi nộp.
- Chọn hình thức nộp: trực tiếp hay online: Nếu có Thẻ My Number (マイナンバーカード) tích hợp chức năng xác thực điện tử, có thể tự nộp qua Hệ thống xin visa trực tuyến (在留申請オンラインシステム), phí 5.500 yên. Người thân trong gia đình (vợ/chồng, cha mẹ, con) cũng được phép nộp thay nếu đủ điều kiện xác thực. Không có Thẻ My Number thì bắt buộc nộp trực tiếp tại quầy, phí 6.000 yên bằng tem thu nhập (収入印紙).
- Nộp hồ sơ tại Cục Xuất nhập cảnh hoặc trạm địa phương: Mang theo bản gốc hộ chiếu và thẻ ngoại kiều để xuất trình đối chiếu. Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra hồ sơ, có thể yêu cầu bổ sung ngay tại quầy nếu thiếu giấy tờ hoặc thông tin không khớp.
- Chờ xét duyệt và nhận kết quả qua bưu điện: Thời gian xét duyệt không cố định, thường vài tuần đến hơn 1 tháng. Kết quả (đồng ý cấp thẻ mới, yêu cầu bổ sung, hoặc từ chối) sẽ được gửi qua phong bì có tem đã chuẩn bị sẵn khi nộp hồ sơ.
Bảng lệ phí — hiện hành và dự kiến thay đổi từ 01/10/2026
Khoản chi | Chi phí (JPY) | Ghi chú |
|---|
Nộp trực tiếp tại quầy (hiện hành, đến 30/09/2026) | 6.000 yên | Thanh toán bằng tem thu nhập 収入印紙 |
Nộp qua Hệ thống xin visa trực tuyến (hiện hành) | 5.500 yên | Chỉ áp dụng nếu có Thẻ My Number tích hợp xác thực |
Hồ sơ nộp trước 31/03/2025 (mức phí cũ, vẫn giữ dù duyệt sau) | 4.000 yên | Chỉ áp dụng cho hồ sơ đã nộp trước mốc cải cách phí 01/04/2025 |
DỰ KIẾN từ 01/10/2026 — lưu trú được cấp ≤3 tháng | 10.000 yên | Không được giảm khi nộp online |
DỰ KIẾN từ 01/10/2026 — lưu trú được cấp 1 năm | 33.000 yên | Nộp online có thể được giảm 3.000-10.000 yên |
⚠️ Đây là DỰ THẢO, chưa chính thức áp dụng. Ngày 03/07/2026 (3 ngày trước bài viết này), Cục Xuất nhập cảnh vừa công bố mở lấy ý kiến công chúng (パブリックコメント) từ 03/07 đến 02/08/2026 cho nghị định tăng phí này, dựa trên Luật sửa đổi Luật Quản lý xuất nhập cảnh được Quốc hội thông qua ngày 29/05/2026 — luật này nâng trần phí luật định từ 10.000 yên lên 100.000 yên cho gia hạn/đổi tư cách, và lên 300.000 yên cho vĩnh trú (phí vĩnh trú thực tế dự kiến tăng từ 10.000 yên lên 200.000 yên). Mức phí cụ thể có thể thay đổi sau giai đoạn lấy ý kiến, nhưng xu hướng tăng gần như chắc chắn sẽ áp dụng cho hồ sơ nộp từ 01/10/2026.
Điểm cần lưu ý: mức phí mới (dự kiến) không tính theo hồ sơ mà tính theo THỜI HẠN LƯU TRÚ ĐƯỢC CẤP sau khi xét duyệt — nghĩa là nếu nộp hồ sơ ngày 05/10/2026 và được cấp thẻ 5 năm, sẽ phải trả 75.000 yên, cao gấp 12,5 lần mức 6.000 yên hiện tại. Ai đang được cấp thời hạn dài (3-5 năm) ở lần gia hạn trước là nhóm chịu ảnh hưởng nặng nhất nếu nộp hồ sơ sau mốc 01/10/2026.
Nên nộp sớm trước 01/10/2026 hay không
Với người Việt đang có visa vợ/chồng Nhật mà thẻ ngoại kiều sắp hết hạn gần mốc 01/10/2026, đây là thời điểm cần tính toán kỹ. Vì có thể nộp hồ sơ từ 3 tháng trước ngày hết hạn, người có thẻ hết hạn trong khoảng tháng 10, 11, 12/2026 hoàn toàn có thể chủ động nộp SỚM ngay từ bây giờ (tháng 7/2026) để hồ sơ được xử lý và duyệt trước 01/10/2026, từ đó vẫn áp dụng mức phí hiện hành 6.000 yên hoặc 5.500 yên.
✅ Nộp sớm trước 01/10/2026
- Áp dụng phí hiện hành: 6.000 yên (quầy) hoặc 5.500 yên (online)
- Không phải chờ xem quy định mới có thay đổi gì thêm sau giai đoạn lấy ý kiến công chúng
- Có thời gian xử lý bổ sung nếu hồ sơ bị yêu cầu bổ sung giấy tờ
- Phù hợp nếu thẻ hiện tại hết hạn trong khoảng tháng 9-12/2026
❌ Nộp sau 01/10/2026 (nếu dự thảo được thông qua)
- Phí có thể tăng lên 10.000-75.000 yên tùy thời hạn lưu trú được cấp
- Người được cấp thời hạn 3-5 năm chịu mức phí cao nhất (64.000-75.000 yên)
- Có thể được giảm 3.000-10.000 yên nếu nộp online qua Thẻ My Number
- Rủi ro nếu mức phí cuối cùng sau lấy ý kiến công chúng còn cao hơn dự thảo ban đầu
💡 Nếu thẻ ngoại kiều hiện tại còn hạn đến năm 2027 trở đi, chưa cần vội — cứ theo dõi thêm tin tức chính thức sau ngày 02/08/2026 (kết thúc lấy ý kiến công chúng) rồi tính toán thời điểm gia hạn lần sau. Việc nộp hồ sơ quá sớm khi chưa đến hạn 3 tháng thường sẽ bị từ chối tiếp nhận.
Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại hoặc chậm trễ
⚠️ Giấy chứng nhận cư trú (住民票) xin về mà vô tình tích chọn hiển thị số My Number trên bản in — Cục Xuất nhập cảnh sẽ từ chối nhận bản này và yêu cầu xin lại bản KHÔNG ghi số My Number, mất thêm thời gian ra tòa thị chính lần nữa.
- Hộ tịch (戸籍謄本) xin quá sớm, đến lúc nộp hồ sơ đã vượt quá 3 tháng kể từ ngày cấp — bị coi là hết hiệu lực sử dụng
- Bản câu hỏi (質問書) khai không khớp với hồ sơ đã khai ở lần xin visa hoặc gia hạn trước đó, đặc biệt là ngày quen nhau, ngày đăng ký kết hôn, lịch sử ly hôn
- Thiếu ảnh chụp chung vợ chồng, hoặc chỉ có 1 ảnh duy nhất chụp cùng một buổi — không đủ thuyết phục về đời sống hôn nhân thực tế đang diễn ra
- Giấy chứng minh thu nhập chỉ đứng tên một mình người vợ/chồng nước ngoài trong khi thu nhập chính thực tế đến từ người bảo lãnh Nhật — nên nộp kèm giấy tờ của cả hai để thể hiện tổng thể khả năng chi trả
- Quên chuẩn bị phong bì dán tem hoặc dán tem không đủ cước — khiến việc nhận kết quả/thẻ mới qua bưu điện bị chậm hoặc trả về
- Nộp hồ sơ khi chưa đủ điều kiện thời gian (sớm hơn 3 tháng trước hạn) mà không có lý do đặc biệt — bị từ chối tiếp nhận ngay tại quầy
Mẹo thực tế cho người Việt khi chuẩn bị hồ sơ
- Lập bảng theo dõi ngày cấp của từng giấy tờ có hạn sử dụng (Hộ tịch, Giấy chứng nhận cư trú, giấy nộp thuế) để tránh giấy hết hạn khi nộp — nên xin các giấy này trong vòng 2-4 tuần trước ngày dự kiến nộp hồ sơ
- Nếu tiếng Nhật chưa vững để tự điền Bản câu hỏi (質問書) và đơn xin gia hạn, có thể nhờ Gyoseishoshi (行政書士 — hành chính thư sĩ) hỗ trợ soạn hồ sơ, đặc biệt hữu ích khi từng có tiền sử ly hôn cần giải trình kỹ
- Giữ lại bản photocopy toàn bộ hồ sơ đã nộp (kể cả Bản câu hỏi) để đối chiếu cho lần gia hạn tiếp theo, tránh khai sai lệch thông tin giữa các lần
- Nếu vợ/chồng người Nhật làm tự do hoặc tự kinh doanh, nên chuẩn bị thêm bản sao tờ khai thuế (確定申告書) của 1-2 năm gần nhất thay vì chỉ giấy xác nhận việc làm, vì cán bộ xét duyệt cần thấy thu nhập ổn định theo thời gian
- Cân nhắc làm Thẻ My Number tích hợp xác thực điện tử trước kỳ gia hạn tiếp theo để có thể tự nộp online, tiết kiệm thời gian đi lại và được giảm phí theo cả quy định hiện hành lẫn dự thảo mới
- Theo dõi thông báo chính thức trên website Cục Xuất nhập cảnh (moj.go.jp) sau ngày 02/08/2026 để biết mức phí chính thức áp dụng từ 01/10/2026, vì con số trong dự thảo có thể được điều chỉnh sau giai đoạn lấy ý kiến công chúng
Việc cần làm trước khi nộp hồ sơ gia hạn visa vợ/chồng
- Kiểm tra ngày hết hạn trên thẻ ngoại kiều (在留カード) — tính ngược 3 tháng để biết mốc được phép nộp sớm nhất
- Xin bản Hộ tịch (戸籍謄本) mới của vợ/chồng người Nhật tại tòa thị chính (có ghi rõ thông tin kết hôn), nên xin trong vòng 3 tháng gần nhất
- Xin bản sao Giấy chứng nhận cư trú (住民票) ghi đủ thành viên hộ khẩu, quan hệ hôn nhân, KHÔNG ghi số My Number
- Xin Giấy chứng nhận nộp thuế cư trú + giấy nộp thuế (課税・納税証明書) 1 năm gần nhất của người chi trả sinh hoạt phí tại quầy thuế thị chính
- Xin giấy xác nhận việc làm (在職証明書) hoặc tài liệu chứng minh thu nhập nếu người bảo lãnh là tự doanh
- Nhờ người bảo lãnh (thường là vợ/chồng người Nhật) ký Giấy bảo lãnh (身元保証書)
- Điền Bản câu hỏi (質問書) trung thực, khớp với hồ sơ đã nộp lần trước
- Chuẩn bị 2-3 ảnh chụp chung vợ chồng/gia đình ở các thời điểm khác nhau
- Chụp 1 ảnh thẻ 4x3cm trong 3 tháng gần nhất, nền trơn, không đội mũ
- Chuẩn bị phong bì có dán tem đúng cước, ghi rõ địa chỉ người nhận
- Chuẩn bị 6.000 yên tem thu nhập (収入印紙) nếu nộp trực tiếp, hoặc chuẩn bị thanh toán 5.500 yên nếu nộp online
- Nếu có Thẻ My Number tích hợp, kiểm tra điều kiện nộp qua Hệ thống xin visa trực tuyến để tiết kiệm phí và thời gian
- Nếu ngày hết hạn thẻ gần hoặc sau 01/10/2026, cân nhắc nộp hồ sơ sớm trước mốc này để tránh mức phí mới có thể tăng lên tới 75.000 yên
Câu hỏi thường gặp
Nộp hồ sơ gia hạn visa vợ/chồng Nhật mất bao lâu để có kết quả?
Cục Xuất nhập cảnh không công bố thời hạn xử lý cố định cho loại visa này, thực tế thường dao động 2 tuần đến hơn 1 tháng tùy trạm và tùy hồ sơ có bị yêu cầu bổ sung hay không. Vì vậy nên nộp sớm nhất có thể trong khung 3 tháng trước hạn, đừng đợi sát ngày thẻ hết hạn.
Thẻ ngoại kiều hết hạn trước khi có kết quả gia hạn thì có sao không?
Nếu đã nộp hồ sơ đúng hạn (trước ngày hết hạn ghi trên thẻ) và đang chờ kết quả, tư cách lưu trú đương nhiên được coi là hợp lệ tối đa thêm 2 tháng kể từ ngày hết hạn cũ theo quy định đặc cách chờ xét duyệt. Tuy nhiên vẫn nên giữ biên nhận nộp hồ sơ để xuất trình khi cần.
Vợ/chồng người Nhật không có thu nhập ổn định thì hồ sơ có bị từ chối không?
Không tự động bị từ chối, nhưng Cục Xuất nhập cảnh sẽ xem xét tổng thể khả năng chi trả sinh hoạt phí của cả hai vợ chồng cộng lại, kể cả tài sản tiết kiệm hoặc thu nhập của người còn lại. Nếu thu nhập thấp, nên đính kèm thêm giải trình và bằng chứng tài sản để bổ trợ.
Ly hôn rồi tái hôn có ảnh hưởng đến việc xét hồ sơ không?
Có, đây là lý do Bản câu hỏi (質問書) luôn hỏi rõ về lịch sử hôn nhân trước đó. Cần khai trung thực quá trình ly hôn và tái hôn, kèm giấy tờ chứng minh (ví dụ bản dịch quyết định ly hôn) nếu cuộc hôn nhân trước diễn ra ở Việt Nam, để tránh bị nghi ngờ là hôn nhân giả.
Có bắt buộc phải làm Thẻ lưu trú đặc định (特定在留カード) khi gia hạn visa vợ/chồng không?
Không bắt buộc. Thẻ lưu trú đặc định tích hợp My Number là loại thẻ mới bắt đầu cấp từ 14/06/2026, người xin gia hạn có thể chọn loại thẻ này hoặc thẻ ngoại kiều thông thường tùy nhu cầu, không ảnh hưởng đến kết quả xét duyệt visa.
Bài viết dựa trên thông tin xác minh ngày 06/07/2026 từ Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản (moj.go.jp), Thời báo Jiji và văn phòng hành chính Office Tree. Vì dự thảo tăng phí đang trong giai đoạn lấy ý kiến công chúng (đến 02/08/2026), độc giả nên theo dõi thêm thông báo chính thức trước khi quyết định thời điểm nộp hồ sơ.
