Gia hạn visa online Nhật Bản: Checklist & Hướng dẫn chi tiết

• Đơn xin gia hạn tư cách lưu trú (在留期間更新許可申請書): Sẽ được điền trực tiếp trên hệ thống online.
• Ảnh chân dung: Một ảnh kích thước 4cm x 3cm, chụp trong vòng 3 tháng gần nhất, nền trắng, rõ mặt, không đội mũ, không đeo kính râm. Ảnh phải được tải lên dưới dạng file điện tử.
• Bản sao hộ chiếu (Passport): Trang có ảnh và thông tin cá nhân, trang có dấu xuất nhập cảnh gần nhất.
• Bản sao Thẻ lưu trú (在留カード - Zairyu Card): Cả mặt trước và mặt sau.
• Giấy tờ chứng minh khả năng tài chính: Sao kê ngân hàng, giấy chứng nhận thu nhập (所得証明書), giấy chứng nhận nộp thuế (納税証明書), v.v.
• Giấy tờ chứng minh mục đích lưu trú (tùy theo loại visa):
• Đối với visa lao động/kỹ sư (技術・人文知識・国際業務など): Giấy chứng nhận làm việc (在職証明書), hợp đồng lao động, giấy phép kinh doanh của công ty (会社謄本), báo cáo tài chính của công ty (決算報告書).
• Đối với visa du học (留学): Giấy chứng nhận đang học (在学証明書), bảng điểm (成績証明書), giấy giới thiệu từ trường, giấy tờ chứng minh khả năng chi trả học phí và sinh hoạt phí.
• Đối với visa kết hôn (日本人の配偶者等): Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn (婚姻届受理証明書), bản sao hộ khẩu (住民票) có ghi rõ mối quan hệ, giấy chứng nhận thu nhập và nộp thuế của vợ/chồng người Nhật, thư bảo lãnh (身元保証書).

Các bước nộp hồ sơ trực tuyến chi tiết

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các công cụ và giấy tờ cần thiết, bạn có thể bắt đầu quá trình nộp hồ sơ gia hạn visa trực tuyến. Quy trình này được thiết kế khá trực quan nhưng đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác trong từng bước.

• Đăng nhập vào cổng dịch vụ trực tuyến của Cục Quản lý Xuất Nhập cảnh bằng My Number Card và thiết bị đọc thẻ.
• Chọn loại thủ tục: Tìm và chọn mục '在留期間更新許可申請' (Xin phép gia hạn thời gian lưu trú).
• Điền thông tin cá nhân và thông tin hồ sơ: Hệ thống sẽ yêu cầu bạn điền các thông tin chi tiết về bản thân, tình trạng lưu trú hiện tại và lý do gia hạn. Hãy điền thật chính xác và kiểm tra lại nhiều lần.
• Tải lên tài liệu: Tải lên các file điện tử của giấy tờ đã chuẩn bị. Đảm bảo các file đúng định dạng, dung lượng và rõ nét. Mỗi loại giấy tờ sẽ có mục tải lên riêng.
• Kiểm tra và xác nhận: Sau khi điền và tải lên tất cả, hệ thống sẽ hiển thị bản tóm tắt hồ sơ để bạn kiểm tra lần cuối. Hãy chắc chắn không có lỗi chính tả hoặc thiếu sót thông tin.
• Thanh toán phí: Phí gia hạn visa hiện tại là 4,000 yên. Bạn sẽ cần mua 'tem điện tử' (電子収入印紙) thông qua hệ thống hoặc các kênh được chỉ định. Sau đó, nhập mã tem điện tử vào hệ thống để hoàn tất thanh toán.
• Nộp hồ sơ: Sau khi thanh toán và xác nhận, nhấn nút '申請' (Nộp hồ sơ). Hệ thống sẽ gửi email xác nhận việc nộp hồ sơ thành công.
• Theo dõi trạng thái hồ sơ: Bạn có thể đăng nhập vào hệ thống để kiểm tra trạng thái xử lý hồ sơ của mình. Cục Quản lý Xuất Nhập cảnh cũng có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ qua email hoặc thông báo trên hệ thống.
• Nhận kết quả: Khi hồ sơ được duyệt, bạn sẽ nhận được email thông báo và một bức thư (はがき) gửi về địa chỉ nhà. Bức thư này sẽ hướng dẫn bạn đến văn phòng nhập cảnh gần nhất để nhận thẻ lưu trú mới (Zairyu Card). Đừng quên mang theo hộ chiếu, thẻ lưu trú cũ và bức thư thông báo khi đi nhận thẻ.

Lưu ý quan trọng và mẹo hữu ích

Để quá trình gia hạn visa online diễn ra thuận lợi, người Việt tại Nhật Bản cần lưu ý một số điểm quan trọng và áp dụng các mẹo nhỏ sau đây. Việc chủ động và cẩn trọng sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối không đáng có và đảm bảo visa được gia hạn thành công.

• Nộp hồ sơ sớm: Nên nộp hồ sơ ít nhất 2-3 tháng trước ngày hết hạn visa để có đủ thời gian xử lý và bổ sung giấy tờ nếu cần.
• Kiểm tra kỹ thông tin: Sai sót dù nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị chậm trễ hoặc từ chối. Luôn kiểm tra lại tất cả thông tin trước khi nộp.
• Lưu trữ biên lai và xác nhận: Giữ lại tất cả email xác nhận, biên lai thanh toán và bất kỳ thông báo nào từ Cục Quản lý Xuất Nhập cảnh.
• Kiểm tra email thường xuyên: Cục Quản lý Xuất Nhập cảnh sẽ liên hệ qua email nếu có yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc thông báo kết quả.
• Giữ liên lạc: Nếu có bất kỳ thay đổi nào về địa chỉ, số điện thoại hoặc tình trạng việc làm/học tập trong quá trình chờ xét duyệt, hãy thông báo kịp thời cho Cục Quản lý Xuất Nhập cảnh.
• Sử dụng trình duyệt và hệ điều hành tương thích: Đảm bảo hệ thống máy tính của bạn đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của cổng dịch vụ trực tuyến để tránh lỗi không mong muốn.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể gia hạn visa online khi nào?

Bạn có thể nộp hồ sơ gia hạn visa online trong khoảng thời gian từ 3 tháng trước ngày hết hạn visa hiện tại của bạn. Tuy nhiên, khuyến nghị nên nộp sớm để có đủ thời gian xử lý.

Phí gia hạn visa online là bao nhiêu và thanh toán thế nào?

Phí gia hạn visa là 4,000 yên. Bạn sẽ thanh toán bằng cách mua 'tem điện tử' (電子収入印紙) thông qua cổng dịch vụ trực tuyến hoặc các kênh được chỉ định, sau đó nhập mã tem vào hệ thống.

Làm sao để biết hồ sơ của tôi được duyệt và nhận thẻ mới?

Khi hồ sơ được duyệt, bạn sẽ nhận được email thông báo và một bức thư (はがき) gửi về địa chỉ nhà. Bức thư này là giấy mời bạn đến văn phòng nhập cảnh gần nhất để nhận thẻ lưu trú mới (Zairyu Card). Bạn cần mang theo hộ chiếu, thẻ lưu trú cũ và bức thư thông báo khi đi nhận thẻ.