Checklist 30 ngày đầu tiên tại Nhật

Ba tuần đầu ở Nhật là khoảng thời gian dễ rối nhất: vừa lo tìm chỗ ở, vừa phải chạy đủ loại giấy tờ ở tòa thị chính, ngân hàng, sở thuế — mà mỗi nơi lại có một mốc thời gian riêng.

Nhiều người Việt mới sang chỉ biết "phải ra yakuba đăng ký" mà không rõ đăng ký cái gì trước, cái gì sau, và bỏ lỡ mất mốc 14 ngày quan trọng nhất — dẫn đến bị truy thu phí bảo hiểm hoặc thậm chí bị phạt tiền.

Bài này liệt kê chính xác việc cần làm theo trình tự thời gian, kèm số liệu, tên biểu mẫu và mức phí cập nhật đến 06/07/2026, để bạn không phải đoán mò hay hỏi lại nhiều lần.

Tóm tắt nhanh

• Khai báo nơi cư trú mới (住居地の変更届出) tại tòa thị chính phải xong trong 14 ngày kể từ ngày dọn đến — trễ có thể bị phạt tới 200.000 yên hoặc ảnh hưởng tư cách lưu trú nếu quá 90 ngày
• Đăng ký Kokuho (bảo hiểm y tế quốc dân) cũng có mốc 14 ngày kể từ ngày chuyển đến; nộp trễ vẫn được tham gia nhưng bị truy thu phí về đúng ngày phát sinh nghĩa vụ
• Giấy thông báo mã số cá nhân (My Number) sẽ tự động gửi qua bưu điện bảo đảm trong 2-3 tuần sau khi đăng ký cư trú — không cần đi xin, chỉ cần ở đúng địa chỉ đã khai
• Từ 15/06/2026 có thêm lựa chọn Thẻ lưu trú đặc định (gộp Zairyu Card + My Number) nhưng hoàn toàn tự nguyện, không phải việc bắt buộc trong 30 ngày đầu
• Kokumin Nenkin (hưu trí quốc dân) là nghĩa vụ bắt buộc với người 20-60 tuổi không có bảo hiểm hưu trí công ty, mức 17.920 yên/tháng áp dụng từ 4/2026

Vì sao 30 ngày đầu lại quan trọng đến vậy

Khác với nhiều nước, Nhật Bản gắn hầu hết quyền lợi và nghĩa vụ hành chính vào một hệ thống gọi là Juki Daicho (住民基本台帳 — sổ đăng ký cư trú cơ bản). Bạn chưa "tồn tại" trong hệ thống hành chính địa phương cho đến khi đăng ký cư trú tại tòa thị chính (yakuba/kuyakusho) nơi bạn sống. Mọi thứ khác — bảo hiểm y tế, hưu trí, My Number, mở tài khoản ngân hàng, thậm chí đăng ký SIM trả sau — đều xếp hàng phía sau bước này.

• Thông tin xác minh: 06/07/2026
• Hạn khai báo nơi cư trú mới: 14 ngày kể từ ngày chuyển đến
• Hạn đăng ký Kokuho khi chuyển địa phương: 14 ngày kể từ ngày chuyển đến
• Mức Kokumin Nenkin (từ 4/2026): 17.920 yên/tháng
• Thẻ lưu trú đặc định: Vận hành từ 14/06/2026, TỰ NGUYỆN

Điểm mới cần biết: từ 14/06/2026, Cục Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản (出入国在留管理庁) chính thức triển khai Thẻ lưu trú đặc định (特定在留カード) — gộp Zairyu Card với chức năng Thẻ My Number vào một thẻ duy nhất. Đây KHÔNG phải thủ tục bắt buộc trong 30 ngày đầu, nhưng nên biết để không nhầm lẫn với các bước đăng ký cư trú thông thường.

Điều kiện áp dụng — ai cần làm gì

• Người cư trú trung–dài hạn (visa lao động, du học, kỹ năng đặc định, gia đình...) và vĩnh trú đặc biệt có đăng ký trong Juki Daicho: phải khai báo cư trú, đủ điều kiện tham gia Kokuho/Kokumin Nenkin
• Người có bảo hiểm qua công ty (Shakai Hoken/Kosei Nenkin) — thường là nhân viên chính thức (seishain) — KHÔNG cần tự đăng ký Kokuho/Kokumin Nenkin, công ty làm thay
• Du học sinh, thực tập sinh, lao động thời vụ không có Shakai Hoken công ty — bắt buộc tự đăng ký Kokuho và Kokumin Nenkin tại tòa thị chính
• Người muốn đổi sang Thẻ lưu trú đặc định: nộp đơn tại Cục xuất nhập cảnh địa phương (không phải tòa thị chính) từ 15/06/2026 — hoàn toàn tùy chọn

Quy trình từng bước trong 30 ngày đầu

1. Ngày 0-14: Đăng ký cư trú tại tòa thị chính (1 buổi, nên đi sớm trong tuần đầu): Mang Zairyu Card (thẻ ngoại kiều) đến quầy đăng ký cư trú (住民登録) tại yakuba/kuyakusho nơi bạn sẽ sống. Đây là bước nộp "đơn khai báo nơi cư trú mới" (住居地の変更届出) — bắt buộc trong vòng 14 ngày kể từ ngày dọn đến. Nếu trễ hạn có thể bị phạt tiền đến 200.000 yên; nếu để quá 90 ngày kể từ ngày nhập cảnh mà không khai báo, có nguy cơ bị thu hồi tư cách lưu trú.
2. Cùng ngày hoặc ngay sau: Đăng ký Kokuho (nếu không có bảo hiểm công ty) (15-30 phút nếu làm cùng lúc với đăng ký cư trú): Tại cùng tòa thị chính, hỏi quầy bảo hiểm y tế quốc dân (国民健康保険). Nộp trong 14 ngày kể từ ngày chuyển đến. Nếu trễ, vẫn được tham gia nhưng hiệu lực bảo hiểm bị tính lùi về đúng ngày phát sinh nghĩa vụ (ví dụ ngày mất bảo hiểm công ty cũ hoặc ngày chuyển đến), và phí bảo hiểm bị truy thu từ ngày đó — không phải chỉ từ ngày bạn nộp đơn.
3. Cùng đợt: Đăng ký Kokumin Nenkin (nếu 20-60 tuổi, không có Kosei Nenkin) (15-20 phút): Nộp đơn tham gia hưu trí quốc dân tại cùng tòa thị chính. Mức đóng áp dụng từ tháng 4/2026 (năm tài chính Reiwa 8) là 17.920 yên/tháng cho người tham gia loại 1. Nếu thu nhập chưa ổn định, hỏi ngay về chế độ miễn giảm (免除) — đừng để nợ phí kéo dài.
4. Tuần 2-4: Chờ nhận Giấy thông báo mã số cá nhân (My Number) (2-3 tuần chờ, cần có người nhận thư tại địa chỉ đăng ký): Sau khi đăng ký cư trú, Giấy thông báo mã số cá nhân (個人番号通知書) sẽ được gửi qua đường bưu điện bảo đảm (簡易書留) đến đúng địa chỉ đã đăng ký, trong khoảng 2-3 tuần. Lưu ý: từ 25/05/2020, Nhật đã bỏ hình thức "Thẻ thông báo" (通知カード) cũ — hiện chỉ còn giấy thông báo kèm mã QR để đăng ký xin cấp Thẻ My Number qua mạng nếu muốn có thẻ vật lý.
5. Trong vòng 30-90 ngày: Mở tài khoản ngân hàng (30-45 phút tại quầy, một số ngân hàng hẹn lịch trước): Chọn thời điểm khi thời hạn lưu trú còn lại trên 3 tháng — vì hầu hết ngân hàng lớn (ví dụ Mizuho) từ chối mở tài khoản nếu thời hạn còn lại dưới 3 tháng. Cần mang Zairyu Card, hộ chiếu, và ở một số chi nhánh còn yêu cầu Juminhyo (giấy chứng nhận cư trú) cấp trong vòng 6 tháng. Nếu thời hạn lưu trú ngắn hơn, cân nhắc Ngân hàng Bưu điện Nhật (Yucho/JP Bank) — có thể mở tài khoản khi thời hạn còn lại từ 3 tháng trở lên.

Chi phí cần chuẩn bị trong tháng đầu

Lỗi thường gặp — và cách tránh

• Nhầm giữa "Thẻ thông báo" (通知カード) cũ và "Giấy thông báo mã số cá nhân" (個人番号通知書) hiện tại — thẻ cũ đã bị bỏ từ 25/05/2020, nếu ai đó bảo bạn đi xin "thẻ thông báo" là thông tin lỗi thời
• Tưởng nhầm Thẻ lưu trú đặc định (特định在留カード) là bắt buộc phải đổi ngay — thực tế đây là lựa chọn tự nguyện, Zairyu Card cũ vẫn dùng được đến hết hạn
• Đi mở tài khoản ngân hàng khi thời hạn lưu trú chỉ còn 2 tháng — bị từ chối vì hầu hết ngân hàng lớn yêu cầu còn trên 3 tháng; nên kiểm tra ngày hết hạn trên Zairyu Card trước khi đến quầy
• Không có người nhận thư tại nhà trong 2-3 tuần đầu khi giấy My Number được gửi bảo đảm — thư bị trả về bưu cục và phải làm thủ tục nhận lại, mất thêm thời gian
• Nộp đơn Kokuho trễ hạn rồi nghĩ chỉ đóng phí từ ngày nộp — thực tế phí bị truy thu ngược về đúng ngày phát sinh nghĩa vụ tham gia, có thể là vài tuần trước đó

Mẹo thực tế cho người Việt mới sang

• Đi đăng ký cư trú và Kokuho/Kokumin Nenkin trong CÙNG MỘT LẦN ra tòa thị chính — hầu hết các quầy này nằm gần nhau hoặc cùng tầng, tiết kiệm được 2-3 lượt đi lại
• Chụp ảnh/lưu bản scan mọi giấy tờ ngay sau khi nhận — đặc biệt là Juminhyo (giấy chứng nhận cư trú) vì sẽ cần lại khi mở tài khoản ngân hàng, đăng ký SIM, hoặc xin việc
• Nếu tiếng Nhật chưa vững, nhiều tòa thị chính ở khu vực đông người nước ngoài (Tokyo, Osaka, Aichi...) có quầy hỗ trợ tiếng Anh hoặc phiên dịch qua điện thoại — cứ hỏi "tsuuyaku onegaishimasu" (thông ngôn, làm ơn) khi đến quầy
• Ghi chú lại ngày dọn đến (chuyển nhập) chính xác — vì đây là mốc tính ngược 14 ngày cho cả đăng ký cư trú lẫn Kokuho, không phải ngày bạn ra tòa thị chính
• Nếu vừa mất bảo hiểm công ty cũ (đổi việc, hết hợp đồng) và chuyển sang Kokuho, hỏi rõ ngày nghĩa vụ tham gia bắt đầu để biết chính xác số tiền truy thu nếu nộp trễ
• Với Kokumin Nenkin, nếu thu nhập còn thấp hoặc chưa có việc ổn định, đừng ngại hỏi về chế độ miễn/giảm phí (menjo) ngay từ lần đăng ký đầu — dễ làm hơn nhiều so với xin truy miễn sau khi đã nợ phí

Việc cần làm trong 30 ngày đầu tại Nhật

1. Ngày 0-14: Mang thẻ ngoại kiều (Zairyu Card) đến tòa thị chính (yakuba/kuyakusho) nơi ở để đăng ký cư trú (chuyển vào) — bắt buộc trong 14 ngày
2. Ngay khi đăng ký cư trú xong: hỏi quầy làm thủ tục về đăng ký Kokuho (bảo hiểm y tế quốc dân) nếu không có bảo hiểm công ty — nộp cùng lúc để đỡ phải đi lại
3. Đăng ký Kokumin Nenkin (hưu trí quốc dân) nếu 20-60 tuổi và không có Kosei Nenkin qua công ty — mức 17.920 yên/tháng từ 4/2026
4. Giữ điện thoại/email theo dõi bưu điện trong 2-3 tuần để nhận Giấy thông báo mã số cá nhân (My Number) gửi bằng simple kakitome — không được ai ký nhận hộ ngoài người đứng tên
5. Nếu muốn có Thẻ My Number vật lý: dùng mã QR trên giấy thông báo để đăng ký online, hoặc cân nhắc xin luôn Thẻ lưu trú đặc định (bắt đầu 15/06/2026) tại Cục xuất nhập cảnh
6. Trong vòng 3 tháng đầu: mở tài khoản ngân hàng khi thời hạn lưu trú còn lại trên 3 tháng — mang Zairyu Card, hộ chiếu, Juminhyo (nếu bị yêu cầu)
7. Lưu bản photo/scan tất cả giấy tờ: Zairyu Card, Juminhyo, giấy My Number, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng lao động
8. Đánh dấu ngày 1/1 năm sau vào lịch — mốc xác định nghĩa vụ đóng thuế thị dân (Juuminzei)
9. Nếu chuyển nhà lần nữa: lặp lại thủ tục khai báo nơi cư trú mới trong 14 ngày kể từ ngày dọn đến

Câu hỏi thường gặp

Thẻ lưu trú đặc định (特定在留カード) có bắt buộc đổi không?

Không. Từ 14/06/2026 đây là lựa chọn tự nguyện, tích hợp Zairyu Card với chức năng My Number vào một thẻ. Thẻ ngoại kiều hiện tại vẫn dùng bình thường đến hết hạn, không ai bị ép đổi ngay trong 30 ngày đầu.

Trong 30 ngày đầu, việc nào có deadline pháp lý rõ ràng, việc nào chỉ là khuyến nghị?

Có deadline cứng: khai báo nơi cư trú mới (14 ngày, phạt tới 200.000 yên nếu trễ) và đăng ký Kokuho khi chuyển địa phương (14 ngày, trễ vẫn được nhưng bị truy thu phí). Mở tài khoản ngân hàng và đổi sang thẻ lưu trú đặc định chỉ là khuyến nghị, không có mốc bắt buộc.

Chưa nhận được Giấy thông báo mã số cá nhân (My Number) sau 3 tuần thì làm sao?

Liên hệ tòa thị chính nơi đã đăng ký cư trú để hỏi tình trạng gửi thư — vì đây là thư bảo đảm (kakitome) gửi đúng địa chỉ đã khai, nếu không có người ở nhà nhận, bưu điện sẽ giữ và cần đi nhận lại hoặc yêu cầu gửi lại.

Người mới sang Nhật giữa năm có phải đóng thuế thị dân ngay năm đầu không?

Thường là chưa. Thuế thị dân tính theo thu nhập phát sinh tại Nhật của năm trước và áp dụng cho người có đăng ký cư trú vào ngày 1/1 — nên người mới sang giữa năm thường chỉ bắt đầu có nghĩa vụ từ năm sau.

Không đóng đủ tiền Kokumin Nenkin có sao không?

Có nghĩa vụ tham gia bắt buộc nếu 20-60 tuổi và không có Kosei Nenkin qua công ty, mức từ 4/2026 là 17.920 yên/tháng. Nếu khó khăn tài chính, nên hỏi văn phòng Nenkin Kiko hoặc tòa thị chính về miễn giảm thay vì bỏ đóng, vì nợ phí có thể ảnh hưởng quyền lợi lâu dài.

Bài đã bám sát 7 tư liệu được cung cấp, không suy diễn thêm số liệu ngoài phạm vi; mốc thời gian xác minh 06/07/2026 được nêu rõ trong block facts đầu bài.